Как использовать СЭД в работе менеджера или бизнес-специалиста?

28

Вопрос

В работе менеджера или бизнес-специалиста часто бывают ситуации, когда алгоритм действий жестко не задан, в отличие от работы делопроизводителя. Как СЭД может помочь организовать работу в этих случаях?

Ответ

Действительно, классическая СЭД жестко ориентирована на жизненный цикл документа. В то же время работу менеджера, бизнес-специалиста окружает множество документов, возникающих в ходе решения деловых задач. Поэтому первым шагом в деле приближения СЭД к бизнес-специалисту является организация для него особого рабочего места, ориентированного на решение деловых задач, а не на работу с отдельными документами. При этом ближайшее документальное окружение такого пользователя отражает текущее состояние его деловых активностей.


Более подробно о выборе системы электронного документооборота вы можете узнать в статье.


Следующим шагом может быть реализация такого подхода к организации работы специалиста или коллектива людей по решению деловых задач, когда, с одной стороны, гарантируется централизованное документирование всех деловых процессов, а с другой стороны, главный акцент делается на достижении результата. При этом система должна позволять разрабатывать и быстро изменять план действий по достижению цели, обеспечивать рабочее  пространство для решения задачи (размещать необходимые для работы документы, фиксировать план действий, отражать ход решения задачи). Достижение бизнес-цели осуществляется при максимальном использовании всех мощных функциональных возможностей СЭД:

  • регистрации документов в соответствии с электронными регламентами;
  • оповещения о появлении и изменениях документов и связанных с ними задач;
  • cогласования и утверждения, обсуждения и средств коллективной работы с документами;
  • поддержки совещаний и многого другого. Такой подход сейчас принято называть адаптивным кейс-менеджментом, а сами задачи, которые решаются с применением данного подхода, – кейсами.

Типичными примерами кейсов являются:

  • оказание государственной услуги;
  • отработка страхового случая;
  • выдача кредита;
  • судебное дело;
  • управление закупками;
  • подготовка и проведение мероприятия;
  • управление процессом продажи;
  • прием сотрудника на работу;
  • получение сертификации по ISO 9001;
  • заключение договора.

Для повторяющихся кейсов, как правило, создаются шаблоны, позволяющие быстро запустить кейс в работу с сохранением возможности в любой момент изменить порядок и состав операций и активностей.

Инструментарий адаптивного управления кейсами в СЭД обеспечивает следующие преимущества:

  • взаимодействие людей и информации в ходе «живого» дела;
  • нацеленность на достижение результата в любом деле;
  • простой общий доступ ко всей информации кейса;
  • динамическое управление рабочим циклом;
  • изучение опыта на основе анализа прошлых дел.

СЛОВАРЬ

Сертификат  ISO 9001 – это документ, который содержит требования к системам менеджмента качества и выдается компаниям по всему миру после успешного прохождения процедуры оценки соответствия по стандарту ISO 9001 «Системы менеджмента качества. Требования».

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль