Как все успевать?

4

Вопрос

Меня стали посещать навязчивые мысли о том, что я ничего не успеваю. Я начинаю метаться от одной задачи к другой, выполняя то одно поручение, то другое, при этом меня волнуют еще и личные вопросы, на них я тоже отвлекаюсь в течение рабочего дня. Кажется, что я думаю обо всем и сразу: «Куда поехать в отпуск?», «Где взять деньги на ремонт?», «Что подарить дочке на день рождения?», «Что приготовить?», «Что сделать, чтобы проект завершился удачно?», «Интересно, дадут ли мне премию?». Голова просто взрывается от проблем насущных! Я разучилась работать спокойно. Из-за этого очень пострадала моя результативность.

Ответ

Состояние «не знаю, за что хвататься» хорошо знакомо большинству из нас. Каждый день преподносит нам огромное количество задач, как рабочих, так и личных, которые требуют немедленных действий. Понимание невозможности все успеть повышает эмоциональное напряжение, которое приводит к тому, что наша производительность ощутимо блокируется. Нарастают раздражение и недовольство собой, работа перестает приносить удовлетворение, а на личную жизнь времени не остается вовсе. Мы попадаем в ловушку, приманками в которой становятся стремление к совершенству во всем и попытка все успеть, а расплатой – то, что в какой-то момент уже ничего не получается довести до конца. Как совместить удовольствие от работы и отдых, домашние дела, семью, развлечения? Как все успеть, сохраняя при этом душевное спокойствие и получая удовольствие от жизни? Какие ловушки поджидают нас на этом пути и как их избежать?

Ловушка № 1: жизнь в прошлом и будущем

Многие люди живут или в прошлом, или в будущем, совершенно забывая о настоящем. Они продолжают дома переживать из-за ситуации на работе, на рабочем месте волноваться о домашних делах и заботах или думать о том, что им предстоит сделать после рабочего дня. Мысли о прошлом уносят нас в самокопание, самобичевание, негативные переживания, которые отнимают силы. Идет постоянный внутренний диалог о том, как было раньше, почему теперь все не так или, наоборот, ничего так и не изменилось.

К примеру, человек дома поругался с родителями, потом опоздал на работу и оказался на весь день «выбитым из колеи». На работе он продолжает думать об этой ссоре, ведет внутренний диалог, приводит все новые аргументы, расстраивается и переживает. Эта ситуация причиняет ему дискомфорт, мучает, не дает сосредоточиться ни на чем другом. Он не может переключиться, работать не получается, все валится из рук. Но при этом, к сожалению, никакие муки и переживания не помогают разрешить домашнюю ситуацию, а ко всему прочему, приводят еще и к проблемам на работе.

Мысли о будущем тоже могут сыграть с нами злую шутку.

«Чем я буду заниматься после работы?», «На что я потрачу свою зарплату?», «Куда поеду в отпуск?».

Вопросов может быть множество, но результат один – ощущение присутствия здесь и сейчас теряется. В настоящем же времени вся энергия и силы уходят на переживания, а не на запланированные дела, на которые не хватает времени, или сделать их качественно не получается из-за невозможности на них сосредоточиться. Задачи и проблемы нарастают, как снежный ком, а движения вперед и решения проблемы нет. Что же делать в такой ситуации?

Очень важно поделить свое время на сферы жизни.

Пока я дома, я занимаюсь домом и семьей, домашним хозяйством, отдыхаю, набираюсь сил и не думаю о работе. Когда я в отпуске, я отдыхаю и не думаю о работе. Когда я на работе – я работаю. Все рабочие часы я посвящаю решению рабочих вопросов и задач, проектам, общению с коллегами на деловые темы, совершенствованию себя как специалиста. Во время перерыва на обед я восстанавливаю силы, общаюсь с коллегами на отвлеченные темы, собственно, обедаю, не думаю и не разговариваю о работе.

 Для того чтобы этого достичь, нужно значительное усилие воли и решение изменить свою жизнь и повысить свою эффективность. Если вы хотите жить здесь и сейчас, волевым усилием отбросьте все, чем вы не планируете заниматься в этот момент, и полностью сосредоточьтесь на конкретной задаче. Конечно, это нелегко, когда внутри бурлят эмоции, а в голове бьются навязчивые мысли, но, в конечном итоге, переживать или не переживать, о чем думать и чем заниматься – это ваш собственный выбор.

Наилучший результат достигается только тогда, когда все постороннее отброшено в сторону, а мысли заняты только тем, что актуально в данный момент. Прошлого уже не изменить, а будущее еще не наступило, но у нас есть здесь и сейчас, и мы сами решаем, на что уйдет это время – на бесполезные сожаления и тревоги о том, чего еще не случилось, или на то, чем мы действительно хотим заниматься.

Ловушка № 2: трата энергии

Представьте себе мобильный телефон, аккумулятор которого заряжен на 100%. Он у вас в руках, и вам решать, как распорядиться его зарядом. Его можно использовать для звонков и смс, а также для различных приложений для общения. К телефону можно подключить Интернет, и тогда большая часть заряда батареи будет расходоваться на работу мобильных приложений, постоянные обновления, проверку почты. С помощью телефона можно смотреть фильмы, читать книги, общаться в соцсетях, играть в игры. Каждый раз, когда вы им пользуетесь, заряд батареи уменьшается, при этом в зависимости от того, что вы делаете, аккумулятора может хватить как на несколько часов, так и на неделю.

У каждого человека тоже есть свой аккумулятор. Существует множество версий, почему у разных людей разное количество сил и энергии, почему кто-то летит вперед на всех парусах, а у кого-то нет сил даже на то, чтобы выйти из дома, но большинство психологов считают, что личная энергия закладывается еще в утробе матери и в самом раннем детстве. В течение жизни человек может распоряжаться только тем количеством энергии, которое было заложено в нем изначально, т.е. емкость аккумулятора со временем не увеличивается. Энергия живет в постоянно изменяющемся потоке – прибывает и убывает, при этом способы ее использования и восстановления очень разнообразны. Цели, на достижение которых направляется энергия, также очень разнообразны.

 Некоторые люди отдают все свои силы лишь тому, что считают главным в своей жизни. Как правило, речь в таком случае идет о творчестве: картины, музыка, великие изобретения создаются в результате концентрации всей жизненной энергии человека на одной, самой главной цели. Тогда мы говорим о том, что человек сделал свой выбор и тратит энергию именно на то, что для него важно, на то, что позволяет ему настроить круговорот энергии: вложить ее в творческий процесс и вернуть через удовольствие и удовлетворение, которые он доставляет.

Кто-то же, наоборот, распыляет свои силы на множество разных дел и забот, в результате чего ни одно из дел не получает должного внимания и ни одна из задач не выполняется настолько хорошо, чтобы можно было получить от нее удовлетворение. В итоге образуется замкнутый круг: недостаточно энергии вложено – результат неудовлетворительный (но энергия все равно затрачена) – недовольство собой, растущая тревожность (проблемы растут, как снежный ком) – переживания, самокопание (бесполезная трата энергии) – энергия на нуле – не хватает сил для решения следующей задачи. Энергия распыляется в разные стороны, уходит, как вода сквозь решето, а результата нет.

Когда жизнь бросает вам вызов, остановитесь и дайте себе время подумать:

 «Зачем я это делаю?», «Что мне это принесет?», «Хочу ли я этого?», «Какое количество энергии я готов на это потратить?». Порой оказывается, что затраты несоизмеримы с получаемой от действия выгодой.

Ловушка № 3: миф о многозадачности

Мы часто сталкиваемся с тем, что перед нами стоит множество задач, и непонятно, с чего начать. Голова идет кругом, мы хватаемся за все сразу – и тут рабочее время заканчивается, а мы так и не сделали ничего из того, что было запланировано. Здесь нужно принять во внимание три правила.

  1. На работе следует постоянно помнить о том, какие должностные обязанности у нас есть, что к ним относится, а что нет, за что именно компания платит зарплату каждому сотруднику.

Персональный ассистент получает зарплату не за ремонт сломавшегося принтера. Когда появляется необходимость что-то сделать, первое, о чем стоит задуматься, входит ли это в ваши служебные обязанности. Если компания принимала вас на работу не для этого, то зачем тратить рабочее время на бесполезную для вас деятельность?

  1. Второе, на чем стоит остановиться, это необходимость выполнения задачи.

А что будет, если я это не сделаю? А что будет, если я сделаю это не сейчас?

Важно придерживаться своего собственного списка приоритетов – если в него постоянно и без разбора добавлять новые дела, он никогда не впишется в ваше рабочее время. В итоге не будет сделано что-то действительное важное или в какой-то момент рабочее время для вас не закончится. Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет».

Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что вы отвергаете не его лично, а задачу.

  1. Третье правило заключается в том, чтобы четко определить для себя приоритетные задания и планировать свой рабочий день, исходя из них. Это позволит вам реально оценить свои возможности и сделать то, что действительно важно. При этом нам всем приходилось бывать в ситуациях, когда информации, которая у нас есть, не хватает для принятия решения. В данном случае лучше всего уточнить пожелания руководителя – что он считает наиболее важным. В какие-то моменты этим нужно пользоваться, но главное – соблюсти баланс и по мере возможностей опираться на свои опыт и знания.

К определению приоритетов относится так называемый принцип Эйзенхауэра, согласно которому все дела делятся на четыре категории:

  1. Срочные и важные.
  2. Важные, но не срочные.
  3. Срочные, но не важные.
  4. Не срочные и не важные.

Логично предположить, что концентрироваться нужно на первых двух, сводя к минимуму третью категорию и полностью отказываясь от четвертой.

Четвертое правило состоит в том, что по-настоящему эффективные люди думают не о том, как выполнить конкретную небольшую задачу, а о том, как наладить процесс, как его упростить и автоматизировать. Однократное усилие, направленное на улучшение процесса работы, будет больше, чем усилие, направленное на выполнение конкретного задания. Но в итоге оно оправдает себя тем, что в дальнейшем времени на дела будет уходить гораздо меньше.

Например, можно каждый день сортировать письма в электронной почте вручную, а можно один раз создать тематические папки и настроить автоматическую сортировку. Освободившееся время вы вправе потратить на улучшение любого другого процесса.

Желаем вам гармонии, спокойствия и эффективной работы!



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль