Как заставить других сотрудников работать?

41

Вопрос

Как заставить других сотрудников работать? Ведь они не хотят делать то, что я им говорю. Как с этим справиться?

Ответ

На практике у помощника руководителя фактически оказывается больше одного начальника. Формально руководитель один, но приходится подчиняться еще кому-то. Кто из офисных сотрудников не хотел бы иметь в своем распоряжении человека, который может сделать «черную» работу? Вряд ли кто-то откажется от такой возможности. Вот и получается, что некоторые ассистенты руководителей работают за двоих, троих и т.д.

Что такое «последовательное поведение» и зачем оно нужно? 

Очень важно с самого начала работы в новом коллективе «поставить себя». При этом сложность состоит в том, что некоторые люди сочтут ваше поведение высокомерным, если вы будете слишком жестко проводить границы дозволенного, а при противоположном подходе «сядут на шею». Необходимо найти и постоянно удерживать ту тонкую грань поведения, при которой сотрудники не слишком жалуются начальнику на вас, однако и не пытаются вами манипулировать ежесекундно. Прежде чем говорить о приемах мотивации, нужно осознать тот простой факт, что мы сами порой создаем себе проблемы, которые потом с таким трудом решаем.

Если вы – человек эмоциональный, то с одной стороны это, безусловно, хорошо, а с другой – сильно вредит работе. Всем нравятся отзывчивые, всегда готовые прийти на помощь люди, однако помощнику первого руководителя не стоит занимать позицию Матери, т.к. вы работаете в коллективе со взрослыми людьми, а не с маленькими детьми, и излишняя опека даст сотрудникам очередной повод расслабиться.

Вот несколько типичных ролей, которые может занимать помощник руководителя:

  • Нянька. Обычно этот типаж встречается в творческих коллективах.

Нянька уговаривает, заботится, всегда «держит руку на пульсе», никому не доверяет, перепроверяет все, что делают подчиненные. Если кто-то летит на самолете – она обязательно позвонит перед вылетом, проверит, что сотрудник вовремя выехал, пожелает доброго пути (возможно, даже поможет собрать чемодан в дорогу).

  • Стерва. Противоположность Няньке. Искусственно создает трудности в работе для подчиненных.

Ей нравится, когда ее уговаривают и упрашивают сделать то, что в принципе входит в ее рабочие обязанности. Может быть жесткой и даже иногда грубой в разговоре.

  • Золушка. Этот тип как серая мышь – практически невидим. Стремится тщательно и быстро выполнить любую поручаемую ей работу. Охотно помогает другим.

Если работы слишком много – все равно пытается сделать все сама, чтобы не доставлять никому беспокойства. Может довести себя до нервного и физического истощения, но никому не признается, что ей невыносимо тяжело.

  • Карьеристка. Для нее важно достижение собственных целей. А какой ценой – не важно.

Может создавать сложные интриги в коллективе, любит сплетни, сама охотно их запускает и распространяет. Если понадобится – «пойдет по головам».

  • Гламурная. Самое важное для нее – это имидж. Безупречный макияж, красивая, со вкусом подобранная одежда, всегда уложенная прическа. Работа для нее находится на втором месте после имиджа.

Если что-либо не соответствует ее ожиданиям, может впасть в истерику прямо на рабочем месте. Как ни странно, часто находятся желающие (обычно – мужчины), которые готовы любой ценой утешить Гламурную, чтобы она снова была в хорошем настроении.

Определите, какие типичные роли вам ближе всего (их может быть более одной). Какие роли вам вообще не свойственны?

Обратите внимание!

Люди склонны сводить образы окружающих к простым схемам (так им проще понять, с кем себя как нужно вести). Если вас воспринимают в одной из ролей, скорее всего, сотрудникам сложно себе представить, что вы можете в другой ситуации вести себя по-другому. Корректируйте свою роль, если она не соответствует вашему рабочему месту (ожиданиям вашего руководителя, вашим личным целям и т.д.).

Весьма непросто, если у окружающих уже сложился стереотип того, как они вас воспринимают, «переучить» их видеть вас по-новому. Однако и это возможно. Многие фильмы обыгрывают изменение роли героини, когда она учится быть кем-то другим, при этом оставаясь собой, но переходя на новую ступеньку личного развития.

Практическое задание:

В течение недели наблюдайте за собой «со стороны». Обращайте внимание на те роли, которые вы играете. Если это уместно, спросите у окружающих, какой они вас видят. Пусть опишут прилагательными, например: «добрая» или «строгая» и т.д. Сделайте выводы о том, совпадает ли ваше представление о себе с тем, что о вас думают окружающие. Нужно ли вам корректировать ваш имидж и роли?

Когда человек словами говорит одно, а жестами, тоном голоса и т.д. (т.е. невербально, без слов) – другое, это называется «неконгруэнтность» и воспринимается окружающими как неестественность, фальшь. Ваш ролевой репертуар может иметь несколько ролей, но они должны быть совместимыми между собой и такими, которые для вас естественны (т.е. не фальшивы).

Например, Стерва может иногда вести себя как Карьеристка или Гламурная, но вряд ли она будет Нянькой или Золушкой. Если Золушка на корпоративной вечеринке вдруг становится Гламурной – это вызывает всеобщий восторг и удивление, но вряд ли сотрудники поймут, если две эти роли будут «мигающими», т.е. чередующимися в зависимости от того, какое у вас сегодня настроение. Если вы вдруг решили кардинально поменять имидж – желательно быть в этом последовательной (хотя, безусловно, это очень нелегко).

Последовательность – это способность некоторое время удерживать выбранную линию поведения, не допуская «откатов» назад, к действиям, противоречащим тому впечатлению, которое вы хотите произвести на окружающих.

Помощник руководителя Стелла рассказывает о своей работе: «Сотрудники все время несут мне шоколадки. А что? Я ведь могу пустить их к шефу, а могу и не пустить! Ну да, я Стерва».

Непоследовательное поведение – это когда сегодня вы требуете, чтобы к завтрашнему совещанию все подготовили отчеты и презентации в Power Point, а завтра легко прощаете тех, кто этого не сделал.

Непоследовательность в поведении приводит к тому, что люди начинают несерьезно относиться к вашим словам и просьбам, а этого допускать ни в коем случае нельзя.

Немаловажно, чтобы выбранная вами роль совпадала с пожеланиями руководителя. Даже если коллектив не очень одобряет эту роль, поддержка начальника много значит. Если руководитель хочет, чтобы в деловых поездках его сопровождала Гламурная, он вряд ли возьмет с собой Золушку. Если шеф по натуре мягкий и душевный человек, возможно, он не захочет, чтобы его помощницей была Стерва (хотя встречаются и прямо противоположные варианты, когда руководитель и его помощник сообща играют в «хорошего» и «плохого» полицейских). Если коллектив сплотится против вас, то это очень плохо – значит, вы «переиграли», т.е. слишком сильно вошли в неподходящую по ситуации роль. Этого желательно не допускать, вовремя останавливаясь.

Практические приемы мотивации

Идеальная мотивация – это когда вам не приходится прикладывать каких-либо специальных усилий для того, чтобы ваши указания были выполнены, т.е. вы сказали – сотрудники сделали.

В некоторых случаях так и получается – вы даете сотрудникам задание, они в случае необходимости задают вам уточняющие вопросы и идут его выполнять.

Однако проблемы возникают не в этом случае, а тогда, когда этого не происходит. Прежде всего, давайте разберемся в причинах – почему люди не хотят делать то, что вы им говорите?

Перечень возможных причин нежелания выполнять ваши указания:

  1. Чувство собственной важности (ЧСВ).
  2. Лень.
  3. Отсутствие возможности (нет времени, невозможно в принципе, невозможно в данный момент и т.д.).
  4. Надежда на то, что это сделает кто-то другой.
  5. Прочие.

Рассмотрим по порядку, что это за причины и как с ними бороться.

  1. Чувство собственной важности. Нередко у помощника руководителя появляется большое количество «дополнительных начальников».

Например, это могут быть топ-менеджеры, у которых нет своего секретаря (или он есть, но недостаточно сообразительный). Когда сотрудник показывает свое превосходство над вами (например, заставляя вас делать то, что должен был бы сделать он сам), многие люди при этом чувствуют себя очень хорошо (и не испытывают никаких угрызений совести). Если вы попадетесь на эту уловку (например, начнете выполнять сначала мелкие, потом более крупные просьбы), то «разовая» уступка может стать вашей должностной обязанностью. Поэтому иногда необходимо проявлять разумную жесткость и искать другие способы решения задачи, не требующие вашего непосредственного участия (например, привлекая к работе подчиненных этого топ-менеджера или ссылаясь на основную занятость у непосредственного руководителя).

Помните – в данном случае вы отвечаете не только за свой имидж, но и за имидж вашего руководителя, и ваша излишняя «мягкость» может быть расценена другими сотрудниками как слабость вашего начальника. Позвольте другому человеку «сохранить свое лицо», при этом добившись, чтобы он сам выполнил требующуюся от него работу.

  1. Лень. Некоторые сотрудники надеются, что если они не сделают дело, то кто-то сделает его вместо них (а они смогут отдохнуть, а не напрягаться). Обсудите вместе с сотрудником, как он будет выполнять дело, что ему требуется, есть ли какие-либо неясные моменты, уложится ли он в поставленные сроки и т.д. После подобного обсуждения обычно остается значительно меньше лазеек для «отступления».

Иногда помогает, если переписка ведется в электронном виде и руководитель ставится «в копию». Тогда сотрудник понимает, что ему будет сложно впоследствии объяснить, почему он не выполнил задание, и берется за дело самостоятельно (до того, как последуют санкции вышестоящего руководства).

  1. Отсутствие возможности. Как бы вы ни мотивировали сотрудника, это не поможет, если действительно нет хотя бы одной из составляющих, без которой задача не может быть решена. В этом случае надо либо сообща решать, как получить то, чего не хватает (например, перераспределить время, найти денежные средства, получить необходимое оборудование, привлечь квалифицированных специалистов и т.д.), либо сообщить руководителю, почему данная задача не может быть решена при поставленных условиях.
  2. Надежда на то, что дело сделает кто-то другой. Ничто так не расхолаживает сотрудников, как безнаказанность. Четко фиксируйте (в письменном или электронном виде!), кто за что отвечает и к какому сроку должно быть сделано то или иное действие. Если в работу вовлечено более одного человека – убедитесь в том, что они договорились между собой о командном взаимодействии. Если сотрудник вовремя не справился с работой – не надо делать ее вместо него!

Предложите свою помощь, но не для того, чтобы сделать все самостоятельно (даже если это быстрее и проще), а для того, чтобы он под вашим присмотром смог бы сделать это сам (обычно это занимает больше времени, поэтому заранее выделите его достаточно).

  1. Прочие причины. В конце концов, причины, по которым люди стремятся переложить свою работу на вас, могут быть самыми разнообразными. Вам не обязательно в них разбираться. Достаточно того, чтобы вы в большинстве случаев добивались от сотрудников точного и своевременного выполнения указаний начальства. К сожалению, закон Мерфи: «Если неприятность может произойти – она обязательно случится», – работает. И в некотором (небольшом) проценте случаев могут возникнуть экстремальные ситуации. Ваша задача – чтобы подобные нарушения происходили как можно реже и были бы поправимыми. Если ситуация экстренная и никто кроме вас не может ее исправить – действуйте. Однако потом, после ее завершения, тщательно проанализируйте произошедшее и примите все возможные меры, чтобы подобное не повторялось.

Тема мотивации персонала – одна из наиболее востребованных в последнее время. Написаны сотни книг о мотивации, однако вопросы о том, почему тот или иной сотрудник стремится избежать работы, возникают снова и снова.

Помощник первого руководителя по роду своей деятельности должен быть тонким психологом. Изучайте каждого из ключевых сотрудников. Есть ли у этого человека дети? Как он/она предпочитает проводить свое свободное время? Чем увлекается? Чего боится? Что ему/ей дается легко/сложно? Какие виды работы вызывают приятные/неприятные эмоции?
Составьте «досье» на ключевых сотрудников, с которыми постоянно приходится работать. Делать это лучше «в голове», т.к. подобная информация строго конфиденциальна. Разработайте собственную форму «опросника», подумайте, какие факты из жизни людей, какие качества их характера и поступки вам важны. Если вы чего-то не знаете об этом человеке – постарайтесь это при случае выяснить.

Мотивация условно разделяется на две составляющие – позитивная и негативная.

Позитивная мотивация – это все то, что радует человека, и наоборот, негативная – это то, что его огорчает. Существует множество теорий мотивации, в свободное время рекомендую вам с ними обязательно ознакомиться.

Вот то, что мотивирует человека позитивно:

  • Деньги.
  • Карьерный рост.
  • Нематериальная мотивация.
  • Соцпакет.
  • Условия труда (хорошо оборудованное рабочее место и т.д.).
  • Обеды, кофе, чай, наличие комнаты отдыха.
  • Возможность планировать свое время (например, работать вне офиса, брать отгулы, отпуск и т.д.).
  • Стабильность.

Вот то, что мотивирует человека негативно:

  • Штраф, лишение премии и т.д.
  • Выговор начальства.
  • Лишение чего-либо (служебного автомобиля, возможности уйти на перекур и т.д.).
  • Увольнение.
  • Неудобные условия работы (график, место, оборудование и т.д.).
  • Отсутствие необходимых удобств (возможности пообедать, выпить чай, сделать небольшой перерыв в работе и т.д.).
  • Нестабильность.

Большинству людей небезразлично, какое мнение о них сложилось в коллективе. Поскольку вы, скорее всего, не можете напрямую повлиять на позитивную или негативную мотивацию человека, выбирайте те средства, которые вам доступны.

Сотрудник не выполняет указаний руководителя, которые вы ему передали?

Попробуйте вместе с ним обсудить, к каким последствиям (для него) это может привести. Желательно по возможности не прибегать к крайним мерам (обращению к непосредственному руководителю) слишком часто. Это раздражает начальника и снижает ваш профессионализм в его глазах. Однако в случае крайней необходимости это делать можно и нужно. Если сотрудник будет понимать, что его дальнейшая работа зависит в том числе и от того, какие у него отношения с вами, это может существенно повлиять на качество этих отношений.

Примените наши советы на практике, и вы сможете обогатить свой репертуар новыми ролями и, возможно, ваши отношения с «проблемными» сотрудниками улучшатся.

Как прийти в себя после отпуска и вернуть себе бодрость и рабочее настроение?

Секретарь руководителя, Ленинградская обл.

Лето – традиционный период отдыха в нашей стране. После отпуска мы с трудом возвращаемся к работе и чувствуем излишнее напряжение при выполнении вроде бы простых и знакомых задач. Чтобы вернуть бодрость себе и мозгу и максимально безболезненно пройти «акклиматизацию» после отпуска, давайте выполним простые и вместе с тем действенные упражнения.

Следуйте формуле «1 рабочий день = 1 упражнение», тогда вы постепенно войдете в ритм работы и не перенапряжетесь.

День 1. Упражнение на развитие речи

Вам будут предложены два предложения – начало и конец небольшого рассказа. Отыщите связь между этими вроде бы не связанными между собой событиями и опишите, что произошло между ними.  

Пример:

Подул ветер, и яблоко упало с дерева. …Папа с детьми не вернулись из поездки вовремя.

Подул ветер, и яблоко упало с дерева. Оно спугнуло зайца, который грыз морковку в огороде. Перепуганный зверек выскочил на проезжую часть. Папа с детьми увидели его.

Папа остановил машину, и все побежали за зайцем. Спасаясь, он бросился в лес. Там вислоухий быстро скрылся из виду, а папа с детьми набрели на земляничную поляну и решили собрать ягоды. Земляники было так много, что папа с детьми не вернулись из поездки вовремя.

А теперь попробуйте сами:

1.         Пирог пригорел. …Автобус совершил вынужденную остановку.

2.         Шарик побежал за Барсиком. …Журналистка устроила скандал прямо на улице.

3.         В магазине закончилось масло. …Бабушка долго искала очки.

Выполняя подобные упражнения, вы прежде всего тренируете воображение и логичное построение речи, тем самым объединяя работу правого и левого полушарий головного мозга.

День 2. Упражнение на распределение внимания

Сейчас мы выполним технику, призванную укрепить внимание и развить терпение. Читайте приведенный ниже текст любым способом (можно – скорочтением). Параллельно с этим подсчитайте, сколько раз в нем встречается буква «в».

Если сбились – не переживайте, начните счет с единицы, продолжая читать текст. Ведь в данном случае главное – не точный подсчет, а умение распределять внимание между смыслом текста и поиском нужной информации.

Итак, сколько в этом тексте букв «в»? 

Порядок сбора, обработки, хранения и защиты персональных данных работников организации устанавливается работодателем в локальном нормативном акте, который доводится до работника при приеме на работу до подписания трудового договора. Если работник при выполнении своих трудовых обязанностей имеет доступ к персональным данным других работников, то он должен быть предупрежден о недопустимости разглашения этой информации. Соответствующие положения вносятся в трудовой договор, заключаемый с работником. Кроме того, с работника могут быть взяты обязательства о неразглашении персональных данных, что оформляется отдельным документом.

Разглашение работником персональных данных другого работника должно быть подтверждено соответствующими документами, например, актом, который составляется в присутствии работника и свидетелей. При этом с работника должно быть затребовано письменное объяснение причин нарушения порядка работы с персональными данными, приведших к их разглашению. Если в результате будет установлено, что работник виновен в разглашении персональных данных другого работника, ставших известными ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, то он может быть привлечен к дисциплинарной ответственности, в том числе в виде увольнения.

В приведенном выше тексте 46 букв «в». Если вы сбились или ошиблись в подсчетах – ничего страшного. Важно другое: только что вы потренировали важный навык – распределение внимания.

Повторяйте данное упражнение на других текстах, ведь помимо активизации внимания оно помогает преодолеть внутреннее проговаривание и, как следствие,  увеличить скорость чтения.

День 3. Упражнение на невербалику  

Ниже представлен список фраз. Постарайтесь показать их как можно точнее без использования речи – только за счет мимики и жестов. Если есть возможность, привлеките к выполнению упражнения своих родственников или коллег.

Попробуйте изобразить следующие слова и фразы:

•          новогодний сюрприз;

•          скорочтение;

•          восхождение на гору;

•          влюбленный сантехник;

•          вялое рукопожатие;

•          стопроцентная гарантия;

•          замерзшая Снегурочка;

•          безграничная радость.

Данное упражнение может показаться детской забавой, однако оно весьма полезно, особенно для тех, кто часто выступает на собраниях, презентациях, конференциях. Ведь раскрепощенная, к месту используемая жестикуляция – признак опытного оратора.

День 4. Упражнение на развитие воображения

Откройте словарь и найдите слово, значение которого вам не известно. Постарайтесь придумать ему новое определение.

Затем расскажите об этом слове своим близким или коллегам. Назовите два значения: выдуманное и реальное. И попросите слушателей определить, какое является настоящим. Если выиграет ваша версия, считайте, что с заданием вы справились на отлично.

Начать тренировку предлагаю с набора из пяти редко употребляемых слов.

Внимание! Сначала придумайте для них свое значение, а потом уже читайте реальное.

1.         Экивоки.

2.         Фретка.

3.         Камео.

4.         Атараксия.

5.         Идеолатрия.

Реальные значения слов:

1.         Экивоки – двусмысленные намеки, увертки.

2.         Фретка – домашний хорек.

3.         Камео – эпизодическая роль, в которой выступает известная персона –реальная (режиссер, актер, политик и т.д.) или являющаяся, например, узнаваемым киногероем.

4.         Атараксия – душевное спокойствие, невозмутимость, безмятежность, мудрость.

5.         Идеолатрия – самообожание, самопоклонение, обоготворение самого себя.

На выполнение данного упражнения не потребуется много времени. Однако оно отлично развивает нестандартное мышление, а также помогает расширить словарный запас.

День 5. Упражнение на развитие памяти

Часто при чтении статей и книг мы сталкиваемся с эффектом, когда взглядом вроде бы пробежались по тексту, но его содержание не усвоилось. Преодолеть эту вредную привычку чтения (а также развить память и умение структурировать информацию) вам поможет еще одно сегодняшнее упражнение.

Прочитав любой текст, сформулируйте для него аннотацию. То есть в 2-3 предложениях передайте основной смысл прочитанного.

Избегайте как общих фраз («Это текст про воду»), так и излишней детализации («В зонах самых высоких давлений и температур выделяются преимущественно водород и углеводороды. Дальше от центра планеты эти вещества взаимодействуют с окисленными породами – образуются водяной пар и углекислый газ»).

Рекомендуем выполнять это простое упражнение каждый раз после прочтения значимых для вас текстов. Тогда вы гарантированно запомните их и в целом укрепите свою память.

Дополнительное упражнение – для бодрости

Поскольку «восстановительный период» после отпуска обычно отнимает много сил, рекомендую взять на вооружение прекрасную технику, пришедшую к нам с Востока. Она проста в выполнении, не имеет побочных эффектов и… очень популярна среди долгожителей Южной Кореи.

Встаньте, ноги на ширине плеч, осанка прямая. Скрестите руки на груди. Похлопывайте ладонями зону от локтя до плеча, а затем в обратном направлении. Движения должны быть энергичными, но не болезненными. Обратите внимание, что следует не растирать руки (как мы делаем это на морозе), а совершать хлопки. Одной-двух минут достаточно, чтобы почувствовать прилив сил.

Врачи с Востока убеждены, что благодаря данной технике человек прорабатывает особые меридианы, позволяя энергии течь свободно и за счет этого укрепляя здоровье. Выполняйте постукивания ежедневно – и бодрость вам гарантирована!

Наши упражнения помогут вам быстро активизировать основные интеллектуальные навыки и вернуть свой мозг в бодрое рабочее состояние. Желаем успехов!

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль