Как загрузить информацию из текущей СЭД в новую систему?

18

Вопрос

На предприятии была внедрена СЭД, но через некоторое время на совете директоров пришли к выводу, что система уже не отвечает нашим возросшим требованиям. Хотим принять предложение о сотрудничестве от другой компании-разработчика. Как совершить этот переход без риска потерять документы, которые уже находятся в системе? Сколько времени это займет?

Ответ

Как правило, современные СЭД имеют в своем составе уже готовые механизмы для загрузки информационных данных из других источников, в том числе и из другой системы электронного документооборота. Причем под информационными данными чаще всего понимается следующая информация:


Статья о выборе системы электронного документооборота поможет вам не допускать ошибок в работе.


  • данные о сотрудниках организации;
  • данные о контрагентах;
  • документы (образы документов с реквизитами);
  • данные для вспомогательных справочников.

При загрузке информации из текущей СЭД в новую систему с использованием готового механизма, входящего в состав новой СЭД, может потребоваться перевод данных в определенный формат. Как правило, эта процедура не занимает много времени и выполняется силами самого заказчика (ИТ службой) без каких-либо проблем. Стоит отметить, что использование готового решения не всегда возможно.

Сложности могут возникнуть, если СЭД построены на различных технологиях и платформах или перевод данных в требуемый формат затруднителен. В этом случае потребуется разработка индивидуального решения по загрузке информационных данных – разработка конвертора по переносу данных из одной системы в другую. Такое решение обеспечивает наполнение базы данных внедряемой СЭД любыми информационными данными, но потребует как временных, так и финансовых затрат.


Мы рекомендуем почитать о процессе внедрения СЭД материал по этой ссылке.


Поэтому при выборе новой СЭД поинтересуйтесь, обладает ли система встроенными механизмами загрузки информационных данных в базу системы и какие требования предъявляются к формату и структуре загружаемых данных. 

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль