Как разработать бланки писем, направляемых за рубеж?

67

Вопрос

Каким стандартом нужно руководствоваться при разработке бланков писем, направляемых за рубеж? На каком языке следует писать текст письма?

Ответ

В ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к изготовлению документов" на этот счет нет никаких указаний, в отличие от предыдущих редакций стандарта. В ГОСТ Р 6.30-2003 есть лишь указания о бланках писем организаций, находящихся на территории субъектов Российской Федерации, использующих в соответствии с законодательством наряду с государственным языком (русским) государственный язык субъекта Российской Федерации. В этом случае, как говорится в стандарте, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты "Наименование организации", "Справочные данные об организации" печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Многие организации бланки для переписки с зарубежными корреспондентами разрабатывают, ориентируясь на бланки писем зарубежных фирм. Как правило, в таких бланках все реквизиты приводятся только на одном языке (как правило, российские организации используют бланки на английском языке). На наш взгляд, это неправильно, поскольку это нарушает Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации», в котором говорится:


Вам будет полезно узнать о бланках документов в материале по ссылке.


«В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации» (п. 1 ст. 15), а также установлено, что «тексты документов (бланков, печатей, штампов, штемпелей) и вывесок с наименованиями государственных органов, организаций, предприятий и учреждений оформляются на государственном языке Российской Федерации, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик» (п. 2 ст. 16).

Это положение прямо говорит о том, что независимо от того, куда и кому мы направляем документ, бланк документа должен быть, как минимум, на государственном языке Российской Федерации.


Читайте подробнее о авансовом отчете по этой ссылке.


Кроме того, нужно иметь в виду, что за рубежом нет единых требований к бланкам писем и в целом к оформлению деловых писем. В каждой стране своя специфика. Учитывая это, мы рекомендуем бланки писем для переписки с зарубежными корреспондентами оформлять по принятым у нас в стране правилам (то есть в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003), но на двух языках: русском и одном из иностранных, например английском, то есть руководствоваться, в целом, тем же правилом, что и при разработке бланков организаций, находящихся на территориях республик, использующих национальный язык в качестве государственного языка. Такого рода требование было заложено в предыдущих редакциях ГОСТ Р 6.30-2003. Бланк письма в этом случае может выглядеть, например, таким образом:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

“МАШИНОЭКСПОРТ”

LIMITED LIABILITY COMPANY “MASHINOEXPORT”

1-й Голутвинский пер., 10,

Москва, Россия, 109180

Телефон/факс: (095) 220-54-77

Телетайп: 134889 МАШИН

1-st Golutvinskii per., 10,

Moscow, Russia, 109180

Telepfone/fax: (095) 220-54-77

Telex: 134889 MASH RU

_____________ № _________

На № ________ от _________

Your ref. _________

Our ref. __________

Для бланков на двух языках (русском и языке республики в составе Российской Федерации) стандартом установлено, что реквизиты печатаются на одном уровне, на русском языке – слева, на национальном – справа. В бланках для переписки с зарубежными корреспондентами, поскольку стандарт не содержит по этому поводу никаких положений, можно выбирать любой вариант расположения реквизитов:

  • продольный (сверху – наименование организации и справочные данные на русском языке, ниже – на английском или другом иностранном языке);
  • угловой (слева реквизиты – на русском языке, справа – на английском или другом иностранном языке);
  • смешанный (как на приведенном примере).

Думаем, что в бланки писем для переписки с зарубежными организациями нет смысла включать коды – ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, так как они ни о чем не говорят зарубежному корреспонденту.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль