Какие компании нуждаются в СЭД?

28

Вопрос

Какие компании нуждаются в использовании электронного документооборота в процессах управления персоналом?

Ответ

Основной объем российского рынка электронного документооборота приходится на крупные географически-распределенные корпорации с большой филиальной сетью, в особенности можно выделить производство с подразделениями и филиалами в различных городах, а также ритейловый сектор с развитой региональной сетью магазинов и подразделений.


О планах обучения пользователей работе в СЭД читайте подробнее здесь.


С чем это связано? Как правило, там, где большое количество сотрудников (обмен, пересылка, предоставление справок занимает много времени и ресурсов сотрудников HR-служб), там и требуется большой объем бумажного сопровождения. Высокие показатели текучести персонала также ведут за собой большой поток операций, связанных с приемом\увольнением сотрудников.

Или, например, все больше компаний создают собственные общие центры обслуживания (ОЦО) для снижения внутренних издержек, при этом выводят их в небольшие города. С учетом расширения географии и мест локации подразделений, логистика в таких компаниях усложняется, что ведет за собой снижение скорости передачи данных, а также растет риск потери критичной для бизнеса документации. И здесь, как правило, уже на этапе проектирования корпоративного ОЦО, мы рекомендуем планировать автоматизацию документооборота между ОЦО и структурными подразделениями (внутренними клиентами).

Все вышеописанное преимущественно относится к крупным российским корпорациям и холдинговым структурам, но есть и другие виды компаний, которые также заинтересованы в снижении затрат (временных, финансовых, ресурсных) при обмене документами за счет автоматизации данных бизнес-процессов. Речь идет о российских подразделениях, филиалах и представительствах международных компаний. Здесь ситуация обратная. Данные компании даже если хотят провести внутреннюю оптимизацию и автоматизацию процессов, вынуждены согласовывать все изменения с головным офисом, который находится в другой стране, поскольку приходиться учитывать корпоративную ИТ-архитектуру. Традиционно, они сталкиваются с необходимостью использования решений, продиктованных требованиями корпоративной службой безопасности и корпоративных стандартов. В результате, компании сталкиваются с такими сложностями, как внедрение «спустившихся» сверху корпоративных ИТ-решений с учетом российской специфики и российского законодательства. Все эти нюансы и особенности должны учитываться при проектировании как самих корпоративных Центров, так и при планировании внедрения СЭД.

На текущий момент для российских компаний наиболее актуальными задачами в области внедрения СЭД являются:

сокращение времени на обмен документами между подразделениями и сотрудниками;


Подробнее о системе документооборота мы писали здесь.


предоставление наиболее оперативных и качественных услуг в части сервисов «Личного кабинета» работника.

На поля:

Личные кабинеты – портальные сервисы самообслуживания работников).

И в решении данных задач электронный обмен позволяет достигать намеченных показателей. Однако хочется отметить, что российское законодательство не позволяет достигать существенных изменений при внедрении ЭДО в части процессов кадрового учета. А порой, наоборот, может даже замедлять работу HR-специалистов, поскольку система обмена документами может приводить к дублированию функций.

Например, при создании электронной копии трудовой книжки работника, ее необходимо отсканировать, сохранить в системе, а это в свою очередь приводит к дополнительному объему работ у сотрудников HR-службы.

Безусловно, при хранении электронной копии документа повышается надежность и безопасность документов. Кроме того, нет необходимости обращаться в отдел кадров для предоставления оригинала, а можно получить все данные через ту же самую систему сервисов самообслуживания (через «Личный кабинет» сотрудника), что безусловно повышает скорость предоставления данных как для самих сотрудников, так и для HR-служб. Но, исходя из нашей практики, основной эффект от внедрения СЭД достигается в процессах развития персонала, таких как подбор, обучение, оценка персонала и формирование кадрового резерва. Компании, которые активно инвестируют в развитие и удержание сотрудников, активно применяют электронный документооборот в данных процессах.

Для того чтобы объективно оценить необходимость внедрения СЭД и выбрать подходящую ИТ-платформу для ЭДО, в компаниях проводится оценка эффективности как самого процесса обмена документами, так и анализ ИТ-системы, которая будет отвечать всем требованиям как со стороны бизнес-архитектуры, так и со стороны общекорпоративной ИТ-архитектуры.

При внедрении СЭД в российских компаниях, как правило, устанавливают следующие показатели эффективности проекта:

сокращение количества печатной документации при обмене;

сокращение времени передачи документов;

сокращение времени согласования документации.

Целевые значения по каждому показателю устанавливаются на этапе проектирования СЭД и учитываются при оптимизации и автоматизации бизнес-процессов. Часто бывает, что при первоначальном анализе бизнес-процессов в Компании, сами показатели или их целевые значения могут быть скорректированы с учетом выявленных особенностей и ограничений.

Как же выбрать оптимальную и эффективную ИТ-систему для внедрения СЭД в части процессов обмена кадровой документацией именно для вашей компании? Наиболее распространенной системой для внедрения в крупных корпорациях, в которых уже существует система SAP, является SAP EFM by Open Text, поскольку данное решение уже учитывает специфику  российского законодательства,  в том числе в части хранения данных по персоналу. Кроме того, данная система глубоко интегрирована с SAP HCM и SuccessFactors. Многие компании активно используют также решения компании Microsoft, особенно если речь идет о портальных решениях на базе Microsoft SharePoint.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль