Как оптимизировать работу с документами?

6

Вопрос

Среди наших клиентов все больше появляются не только крупные корпорации, но и средний бизнес. И здесь мы также проводим оценку эффективности внедрения СЭД с рекомендациями наиболее оптимальной ИТ-платформы и построения бизнес-процессов. Кроме того, мы поддерживаем долгосрочные отношения с нашими клиентами, и готовы провести референс-визиты для демонстрации внедренных решений у наших клиентов. Как оптимизировать работу с документами и корпоративной мультимедиа информацией в организации?

Ответ

Первым шагом на пути к идеальной моделе управления контентом организации является внедрение ECM-системы. На этом этапе важно все сделать правильно, от этого напрямую зависит конечный эффект. Необходимо проработать схемы хранения и движения контента, в том числе учесть точки соприкосновения с другими системами, например, учетными.


У вас не останется вопросов о видах документов в делопроизводстве после прочтения статьи по ссылке.


ECM-системы обладают базовым функционалом, существенно упрощающим работу с документами, к таким функциональным возможностям относятся:

единая точка регистрации и доступа. Позволяет однозначно идентифицировать документ, избежать дублирования;

разграничение прав доступа. Гарантирует конфиденциальность;

управление версионностью и жизненным циклом. Облегчает совместную работу;

поиск и навигация. Атрибутивный и полнотекстовый поиск, классификаторы на основе папок.

Если ECM-система уже внедрена, ее эффективность можно увеличить за счет:

разграничения документов на архивные и оперативные.

Для хранения архивных документов следует использовать отдельные хранилища и узлы, это позволит снизить нагрузку основной базы и повысит масштабируемость системы. Настраиваемые политики позволят автоматизировать процесс переноса документов между хранилищами.

усиления интеграции с другими системами ИТ-ландшафта организации.

В контексте интеграции с учетными системами можно рассматривать сценарий финансового архива, когда часть документов, предназначенных для архивного хранения, отправляются в ECM-систему. За счет этого достигается разгрузка баз, и, как следствие, повышается производительность учетных систем, консолидация архивных документов из множества систем в едином хранилище для упрощения поиска и аудита.

переноса видео, аудио, графики и прочей мультимедиаинформации из баз данных в файловые хранилища.

Это повысит скорость доступа к информации, разгрузит базу данных и упростит ее администрирование. Стоит отметить, что работа с мультимедиафайлами решается за счет DAM-систем (Digital Asset Management), частично они могут решаться и в рамках ECM. Под работой с мультимедиа подразумевается: асинхронная загрузка больших файлов, потоковый просмотр видео и аудио, комментирование материалов с привязкой к таймлайну/координатам и т.д.

Словарь:

DAM-системы (Digital Asset Management) – системы управления цифровыми архивами.

дедупликации данных за счет применения CAS-хранилищ (Content-addressable storage).

Хранилища такого типа могут подключаться к ECM-системе в качестве внешнего файлового репозитория. Однако у этого подхода есть свои особенности, наибольший эффект будет получен при хранения объектов большого размера (свыше 50-100МБ), например, мультимедиафайлов. Для обычных текстовых документов выигрыш от дедупликации будет минимален.

Оптимизировать работу с корпоративной информацией можно вне зависимости от того, внедрена в организации ECM-система или нет. В одном случае она сама выступит в качестве способа оптимизации, а в другом – послужит базой для использования других методов.

Словарь

Контентно-адресуемое хранилище данных (CAS, Content-addressable storage) — это аппаратно-программный комплекс, который позволяет накапливать огромное количество информации для долговременного хранения и обеспечивать доступ к данным по контентной адресации. Основное применение CAS — это системы архивного, долговременного и неизменяемого хранения.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль