Как избежать ошибок в деловой переписке?

38

Вопрос

Я стараюсь не допускать ошибок в документах, постоянно проверяю правильность написания в компьютере, но ошибки все-таки делаю. Можно ли каким-то образом их избежать? 

Ответ

Составление и редактирование документов требует от секретаря соблюдения и знания всех правил русского языка: лексических, грамматических, стилистических, орфографических и пунктуационных.


Важную информацию об ошибках в документах вы найдете в материале здесь.


Документ, в тексте которого допущены ошибки, производит неприятное впечатление на адресата, подрывает авторитет организации-отправителя, а иногда и просто не доносит до получателя нужную информацию.

Некоторые сотрудники полностью полагаются на компьютерную проверку. Это совершенно неправильно. Безусловно, редакторские программы способны оказать человеку немалую помощь. Но надо помнить, что компьютер способен обнаружить и тем более исправить далеко не все ошибки. Он не в состоянии учесть вариативность написаний и расстановки знаков препинания, в его памяти весьма скромно представлены специальные термины, новые слова и имена собственные, его стилистические рекомендации даются без учета ситуации общения и содержания текста…


Подробнее о ведении деловой переписки мы написали в материале по ссылке.


Гораздо правильнее искать необходимую информацию в справочниках и словарях, как в традиционном - книжном виде, так и в новейшем – электронном.

По какому принципу следует выбирать специальную литературу?


Вы узнаете больше об ошибках в документах, если перейдете в материал.


Существуют некоторые общие принципы, помогающие непрофессионалу выбрать литературу на переполненном книжном рынке.

Во-первых, издание должно быть новым, выпущенным в течение последних пяти-десяти лет. В противном случае в нем не обнаружится многого из того, что вы будете искать, а часть информации окажется устаревшей. Даже классические труды (например, широко популярный словарь С.И.Ожегова) желательно приобретать в новейших, дополненных и переработанных изданиях.

Во-вторых, надо отдавать предпочтение литературе, выпущенной солидными издательствами. Составление и публикация словаря – чрезвычайно трудоемкая и дорогостоящая работа. Выполнить ее на должном уровне под силу только крупным издательствам, прежде всего тем, которые имеют давние традиции в этой области. Поэтому ваше внимание должны привлекать книги таких издательств, как «Большая российская энциклопедия», «Наука» и др.

Какие книги обязательно должны быть в распоряжении секретаря?

Орфографический словарь - первое необходимое издание. Словарь содержит информацию о написании слов, а также необходимый минимум орфоэпических и грамматических сведений. Чаще всего для работы достаточно одного большого орфографического словаря; желательно, чтобы он включал не менее 100 000 слов.

Орфоэпический словарь. Если ваша профессиональная деятельность связана не только с составлением документов, но и с подготовкой устных выступлений, вам понадобятся также орфоэпические словари. В них содержатся сведения о произношении: ударении, выборе между «е» и «ё», смягчении согласных. Такие словари могут называться по-разному: «Словарь ударений», «Словарь трудностей произношения» и др.

Из этого словаря вы узнаете, что в слове «обеспечение» ударение падает на третий слог, а «термин» произносится с мягким «т» - произношение «тэрмин» считается устаревшим.

Толковый словарь. При написании и редактировании текстов мы нередко сталкиваемся с проблемой выбора слова. Чтобы не допустить ошибки, необходимо точно знать, каково значение лексической единицы, обладает ли она стилистической окраской (например, официальной или разговорной), с какими словами может сочетаться. Сведения такого рода содержатся в толковом словаре. Статья словаря включает в себя грамматические данные слова, перечень его значений, примеры употребления, а также устойчивые словосочетания, в состав которых входит это слово.

Толковые словари русского языка многочисленны и разнообразны. Наиболее компактный, широко распространенный словарь С.И.Ожегова и Н.Ю.Шведовой содержит десятки тысяч, а 17-томный академический – сотни тысяч слов. Обычно для работы с текстами документов бывает достаточно небольшого толкового словаря. При этом  необходимо, чтобы вы располагали справочниками, касающимися вашей специальности.  Так как даже многотомные словари русского литературного языка не содержат узкоспециальной терминологии.

Особого рассмотрения заслуживает «Толковый словарь живого великорусского языка» В.И.Даля. Это поистине замечательная книга, результат подвижнического труда, памятник русской культуры. Однако нельзя забывать, что словарь Даля был составлен в середине Х1Х века и очень далек от современного русского языка. В нем помещено множество сведений, интересных и ценных для лингвиста или историка, но эта книга неприменима в работе секретаря или делопроизводителя.

Словарь синонимов. В нем представлены ряды близких по значению единиц лексики, разъясняется, какова разница между ними, приводятся примеры их употребления. Этот словарь значительно облегчит вам подбор нужного слова.

Словарь паронимов. К нему следует обращаться, чтобы не допустить ошибок при использовании близких или похожих слов.

Из словаря мы узнаем, каковы различия в значении и сочетаемости таких родственных слов, как «представить/предоставить», «экономный/экономичный», «факт/фактор».

Словари иностранных слов. За последние десятилетия значительно возрос поток заимствований, приходящих в русский язык из других языков, прежде всего из английского. С употреблением иностранных слов связано немало трудностей: значение многих из них еще не стало общеизвестным, написание и произношение не успело стабилизироваться, грамматические характеристики не определились.

Так, в современных текстах встречаются написания «дистрибьютер» и «дистрибьютор», «риэлтер» и «риэлтор»; трудно решить, к какой части речи относится в русском языке слово «ноу-хау» и какого рода название денежной единицы «евро».

Для преодоления таких затруднений издаются словари иностранных слов. Кроме того, подобные сведения содержатся в словарях новых слов и терминологических словарях (последние могут относиться к сфере бизнеса, экономики, юриспруденции).

Словарь сочетаемости слов русского языка. Грамотное словоупотребление предполагает также владение нормами лексической сочетаемости. В русской речи фразу образуют свободные (создаваемые говорящим) и фразеологические (устойчивые, существующие в готовом виде) сочетания. Правила составления словосочетаний достаточно сложны и далеко не всегда основываются на законах логики.

Например, следует говорить и писать «большой размер», но «высокая цена», «ситуация складывается», а «случай происходит».

Информация о лексической сочетаемости находит частичное отражение в толковых словарях, но более полно представлена именно в словарях сочетаемости.


Читайте о деловой переписке еще больше по ссылке.


Фразеологические словари. Устойчивые словосочетания, или фразеологизмы, не только экономят время говорящего, но и представляют собой одно из важных выразительных средств языка. Большая часть фразеологизмов обладает отчетливой стилистической окраской (книжной или разговорной), яркой образностью и оценочностью. В то же время использование фразеологии требует от носителя языка внимания и аккуратности. Важно не исказить смысл устойчивого словосочетания, не нарушить его структуру, принять во внимание стилистику текста, которой фразеологизм не должен противоречить. Правильному обращению с русской фразеологией учат фразеологические словари.

В этих словарях, как и в толковых, наряду со значением словосочетания даются стилистические сведения и приводятся примеры из образцовых текстов.

Грамматические словари. Помимо лексических правил, в русском языке действуют многочисленные и весьма сложные грамматические правила. Они касаются изменения формы слова, грамматической сочетаемости, составления предложений. Нормы морфологии (отнесения слова к той или иной части речи, склонения, спряжения и образования других форм) систематизированы в грамматических словарях.

Справочники по правописанию и стилистике. Для решения языковых вопросов можно обращаться не только к словарям, но и к справочникам, где информация представлена развернуто,  с описанием правил и  большим числом примеров.

Хорошая библиотека - как дома, так и в офисе - формируется годами. Начинать лучше с наиболее необходимой литературы. В процессе работы отбираются самые полезные и удобные книги. Приобретение вами ценных или дорогих  изданий обязательно себя оправдает, ведь словари и справочники защищают нас от неграмотности, а значит - берегут нашу личную  и деловую репутацию.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль