Стоит ли внедрять новую систему, используя в работе старую технику?

23

Вопрос

Все компании – внедренцы СЭД обещают высокую скорость работы в системе. На нашем предприятии почти все оборудование изношенное и морально устаревшее. Закупать новое руководство не планирует, но внедрить СЭД задачу поставили. В этом и вопрос: стоит ли внедрять новую систему, используя в работе старые машины?

Ответ

При внедрении любой новой системы, в том числе и СЭД, всегда необходимо запрашивать от разработчика или консультанта-внедренца информацию о том, какие требования предъявляет новая система к программным и аппаратным средствам, обязательным для ее эффективного функционирования. Как правило, все современные системы требуют для своей работы установки самых последних версий систем управления базами данных, операционных систем, интернет-серверов и т.д. Из этого вытекают и требования к составу аппаратных средств и их мощности.


Читайте подробнее о процессе внедрения СЭД по этой ссылке.


Таким образом, вполне возможно, что выбранная вами СЭД просто не сможет работать на вашем оборудовании либо будет работать крайне медленно и, возможно, с ошибками. Это означает, что вы не сможете ей пользоваться, а затраченные на ее приобретение и внедрение деньги будут выброшены на ветер.

Строго говоря, фактически у вас есть только два варианта.

Первый - выбрать современную систему, при этом потребовать от поставщика все спецификации на оборудование и системное программное обеспечение, вплоть до детальной сметы на обновление вашего парка (включая работы по демонтажу, утилизации и наладке нового оборудования). Включите эти затраты в бюджет проекта и представьте его на утверждение вашему руководству.

Второй - выбрать систему, которая гарантированно будет работать на вашем оборудовании. Скорее всего, это будет какая-то устаревшая система с ограниченным набором функций, но она, тем не менее, сможет в определенной степени решать стоящие перед вами задачи.

Подготовьте и задокументируйте критерии выбора системы. В ходе выбора системы четко контролируйте ее соответствие выбранному набору критериев. Обязательно задокументируйте решение о выборе СЭД и степень ее соответствия выбранным критериям. Подпишите протокол принятия решения у всех членов комиссии (рабочей группы).

Я не могу даже отдаленно предположить, какой вариант окажется лучшим для вашей организации. Как мне кажется, второй вариант долго не проработает, и вам все равно через некоторое время придется внедрить новую систему. Однако к этому моменту у вас уже будет определенный опыт и, следовательно, работу по выбору новой системы вы сделаете гораздо быстрее и качественнее, на оновании осознанных и апробированных критериев.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль