Как заменить СЭД в связи с ростом и расширением компании?

4

Вопрос

В 2007 году мы внедрили систему электронного документооборота. Сейчас компания значительно выросла, появились филиалы в соседних областях, а сама организация стала холдингом. Соответственно, количество задач, поставленных перед СЭД, заметно увеличилось. Пожалуйста, подскажите, можно ли увеличить охват системы таким образом, чтобы она обслуживала не только головную фирму, но и все остальные структурные подразделения, а также решала новые задачи.

Ответ

Насколько понятно из поставленного вопроса, СЭД, внедренная в 2007 году, обладала минимальной функциональностью, которая заключалась скорее всего в регистрации входящей, исходящей и внутренней  документации и обеспечении контроля исполнения поручений. Безусловно, в случае быстрого роста компании и реорганизации ее структуры в территориально-распределеную должна эволюционировать и система электронного документооборота - для того, чтобы обеспечить поддержку растущих потребностей вашей организации.


Интересная информация о планах обучения пользователей работе в СЭД размещена здесь.


Как можно решить эту проблему? Во-первых, если у вас в компании есть собственные ИТ-специалисты, способные самостоятельно подключить к системе новых пользователей/подразделения/филиалы, то можно обратиться к ним; во-вторых, вы можете  связаться с компаний, которая проводила внедрение СЭД, чтобы ее специалисты выявили новые потребности вашей организации, подключили к СЭД новые структурные подразделения и филиалы, а возможно, и обновили версию системы, доработав ее функционал таким образом, чтобы обеспечить покрытие новых потребностей.

Существует вероятность того, что компания, осуществивщая внедрение несколько лет назад, в настоящее время либо изменила область деятельности, либо полностью ушла с рынка. В этом случае необходимо обратиться к вендору СЭД - компании, которая создала систему электронного документооборота. Вероятнее всего, вам порекомендуют новую компанию-партнера в Ростове-на-Дону или области, которая поможет решить возникшую проблему. Если же вас не устраивает функциональность предлагаемых решений или эта компания просто «переросла» ту СЭД, которая отлично справлялась с возложенными на нее ранее задачами, то существует третье (отмечу, далеко не бюджетное – но весьма кардинальное) решение:  выбрать нового поставщика системы электронного документооборота и выбрать СЭД, которая заново автоматизирует документооборот и отчасти обновит методологию управления, принятую в организации, таким образом, чтобы она стала более прозрачной и эффективной. При этом необходимо обратить внимание на следующие факторы:

  • новая система должна обеспечить возможность импорта документов из старой, чтобы продолжить работу со всей той документацией, которая использовалась в предыдущей СЭД;
  • новая система должна эффективно работать в территориально-распределенной компании, а также легко масштабироваться (устанавливаться на дополнительные рабочие места, в структурные подразделения компании, развиваться функционально);
  • производителем новой системы должна быть компания, достаточно долго работающая на рынке (не менее 10-15 лет) - это исключит возможность ситуации, когда вас оставят «наедине» с вашими проблемами;
  • c точки зрения функциональности новая СЭД должна поддерживать управление бизнес-процессами. Такая система позволит в дальнейшем самостоятельно и с минимальными временными и финансовыми затратами автоматизировать любые документоориентированные процедуры и изменять их в зависимости от потребностей бизнеса;
  • подсистема, в которой хранятся непосредственно документы, называемая СУБД (система управления базами данных), должна быть по-возможности такой же, какую вы использовали ранее – тогда удастся значительно сэкономить при лицензировании системы. Основными представленными на рынке являются следующие СУБД: Microsoft SQL, Oracle и IBM Lotus Domino/Notes. В любом случае, стоит проконсультироваться с техническими специалистами компании-производителя либо той компании, которая будет осущетсвлять непосредственное внедрение.

Если вы, со своей стороны, уделите должное внимание не только функциональности новой системы электронного документооборота, но и техническим и финансовым аспектам внедрения, то обеспечите компании возможность развиваться с единой информационной системой 10 лет и более, причем система будет всегда актуальной и обеспечит все потребности бизнеса компании вне зависимости от ее территориальной распределенности, появления новых направлений бизнеса и т.д.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль