Какие архивные системы подойдут для компании?

33

Вопрос

Я работаю заведующей архивом в компании, занимающейся строительством и операциями с недвижимостью. За последние два года количество документации, сдаваемой в архив, значительно выросло (более чем в 8 раз), что замедлило работу с архивом наших специалистов. Было принято решение об автоматизации архива. Расскажите, пожалуйста, о том, какие системы могли бы помочь в решении сложившейся ситуации, учитывая то, что системы электронного документооборота в нашей компании на данный момент нет.

Ответ

В настоящее время очень многие компании предлагают архивные системы, однако не все из них таковыми являются. Архивное дело в Российской Федерации регулируется следующими нормативными актами:

  • Федеральный закон от 22.10.2004  №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (в ред. от 27.07.2010);
  • Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002);
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления  и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558);
  • Локальные акты фондообразователя, учитывающие особенности его деятельности и их влияние на архивный фонд компании.

У вас не останется вопросов о архивном деле после прочтения статьи по ссылке.


Архивная система в обязательном порядке должна удовлетворять требованиям этих нормативных актов. В большинстве случаев под архивной системой подразумевается информационная система, представляющая собой документное хранилище, в котором можно держать электронную документацию различных типов, но не управлять ею, и тем более не обеспечивающая управление архивом в соотвествии с государственным нормативным регулированием. Сегодня на рынке существует не более пяти архивных систем с функциональностью, которая требуется вашей компании. Основными требованиями к функциональности такой системы с вашей стороны должны быть:

  1. Функциональность архивной картотеки.
  2. Расширенные возможности поиска электронной документации, в том числе полнотекстовый поиск.
  3. Гибкая система атрибутирования документации и дел, хранимых системой.
  4. Система работы с НСА (нормативно-справочным аппаратом архива), а также автоматизированная подготовка архивных справок актов и т.д.
  5. В зависимости от непосредственных потребностей немаловажной может являться возможность экспорта данных в информационную систему Росархива – программный комплекс «Архивный фонд» версии 4.0.

Также прочитайте о ведении архива более подробно.


Придерживаясь перечисленных критериев, вы сможете легко определить информационную систему, которая обеспечит полное покрытие потребностей вашей компании в хранении как технической документации, образующейся в результате проведения проектирования и строительных работ, так и коммерческой и организационно-распорядительной документации - в зависимости от того, что требует локальное и государственное регулирование работы архива в вашей компании.


Мы рассказывали ранее о архивном хранении в материале по ссылке.


Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль