Как распределяются функции по технической поддержке СЭД?

23

Вопрос

В нашей компании было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Интересует вопрос: когда система будет установлена, какие работы по ее технической поддержке лучше взять на себя нашим ИТ-специалистам, а какие – передать исполнителям, чтобы с наименьшими усилиями и затратами обеспечить ее постоянную работоспособность?

Ответ

Ответить на этот вопрос однозначно сложно, поскольку все зависит от конкретного проекта, в частности, от следующих факторов:

  • типа внедренной системы.

Например, если система представляет собой «коробочное» решение (как, например, Microsoft Word), то для работоспособности данного программного обеспечения достаточно лишь выполнить его установку. В таком случае внештатные ситуации возникают редко, в специализированной  технической поддержке практически нет нужды: достаточно лишь наличия документации по программе. Хотя, конечно, в случае необходимости всегда можно обратиться за помощью к разработчику.


Читайте о планах обучения пользователей работе в СЭД, чтобы не совершать ошибок.


Другое дело – полноценная тиражируемая система электронного документооборота с большим количеством настроек, широким функционалом, обеспечивающая поддержку жизненно важных бизнес-процессов организации. Более сложные, решающие широкий спектр задач, отвечающие за важнейшие управленческие процессы компании, такие системы, как правило, требуют специальной серьезной технической поддержки, особенно в случаях подключения к ним новых пользователей, дополнительных отделов и целых офисов;

  • масштабов внедренной системы.

Так, если в вашей компании система установлена, допустим, всего лишь на 20 рабочих местах, то можно обойтись консультацией по телефону и электронной почте, если же СЭД внедрена в нескольких филиалах, расположенных в разных часовых поясах, и функционирует на сотнях и даже тысячах компьютеров сотрудников, то рекомендуется прибегать не только к консультациям, но и выполнять плановые профилактические работы силами специалистов компании-разработчика;

  • степени доработанности системы.

В системы документооборота иногда вносится большое количество доработок для конкретных заказчиков, а поддержка доработанной системы обязательно должна выполняться специалистами компании-разработчика;

  • наличия или отсутствия в компании штатных специалистов, обладающих навыками поддержки СЭД.

Если такие специалисты есть и у них имеется возможность обслуживать систему, они вполне способны выполнять работы самостоятельно. Наличие собственных компетентных сотрудников по сопровождению СЭД также позволит сократить объем технической поддержки специалистами компании-поставщика ПО. Если у ваших специалистов есть возможность работать с системой, но нет нужных навыков, то они могут пройти курсы по технической поддержке СЭД, которые, как правило, проводят сотрудники компаний-внедренцев.

В зависимости от совокупности всех этих факторов в каждом конкретном случае требуется разный объем работ по поддержке СЭД. Учитывая это, именно вы, как клиент, можете выбрать подходящий вам набор услуг и схему обслуживания вашей системы из того обширного спектра, который предлагают компании-разработчики, а именно:

  • техническая поддержка «по требованию» (оперативное устранение технических неполадок в программном обеспечении), предполагающая разовые работы специалистов разработчика в случае необходимости.

Наиболее удобна в случае, если СЭД – ”коробочная”, а количество пользователей небольшое (до 20);

  • оказание консультаций сотрудников техподдержки поставщика по телефону и электронной почте при наличии в вашей компании обученных ИТ-специалистов, способных обеспечить поддержку системы.

Рекомендуется для всех СЭД, имеющих более 20 пользователей.

  • оказание превентивных (профилактических) работ сотрудниками разработчика, что позволяет избежать возможных сбоев;
  • аутстаффинг ИТ-специалистов компании-внедренца и аутсорсинг СЭД. Таким образом, техническая поддержка «от и до» обеспечивается сотрудниками компании, у которой вы приобрели систему.

Также вы вправе выбрать различные удобные вам варианты работы со службой технической поддержки (заключить договор на долгосрочное (абонентское) обслуживание либо на разовые вызовы) и способы взаимодействия (по электронной почте, телефону, очно при выезде специалистов непосредственно на территорию вашей компании).

Главное, помните – именно вы, как заказчик, «командуете парадом», подбирая наиболее выгодный для вас формат поддержки системы, учитывая при этом все особенности проекта.

СЛОВАРЬ

Аутстаффинг (от англ. out — «вне» + англ. staff — «штат») — вывод сотрудника за штат компании-заказчика и оформление его в штат компании-провайдера, при этом он продолжает работать на прежнем месте и выполнять свои прежние обязанности, но обязанности работодателя по отношению к нему выполняет уже компания-провайдер.

Аутсорсинг (от англ. outsourcing (outer-source-using) – “использование внешнего источника/ресурса”) — передача организацией на основании договора определенных бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль