Как автоматизировать процессы поддержки системы менеджмента качества?

25

Вопрос

На нашем предприятии внедрена система менеджмента качества. Теперь значительная часть времени сотрудников тратится на заполнение различных форм, справок по деятельности и т.д., ведь эффективность СМК во многом зависит от того, насколько хорошо документирована такая система. Хотелось бы автоматизировать процессы поддержки системы менеджмента качества, а также сократить «бумажные» затраты, применив современные технологии. Можно ли это осуществить сейчас?

Ответ

Система менеджмента качества отвечает за соответствие качества производимой компанией продукции/оказания услуг требованиям российских и международных стандартов серии ИСО 9000. СМК предполагает четкую регламентацию и обязательное документирование бизнес-процессов, связанных с механизмами управления и обеспечения качества. Но помимо очевидных плюсов от внедрения СМК существуют и некоторые минусы: увеличение объемов документов из-за необходимости документировать сотрудниками свою деятельность, что влечет за собой и возрастание нагрузки на персонал. Справиться с этими трудностями помогают системы электронного документооборота, обеспечивающие информационную поддержку как внедрения СМК, так и дальнейшего ее применения в компании (второй вариант – как раз ваш случай).

Система электронного документооборота поможет обеспечить:

PR
        - информационную поддержку внутреннего аудита СМК (поскольку все документы после внедрения СЭД хранятся в электронном виде в едином хорошо структурированном хранилище);
      - управление документацией (каждый этап обработки каждого электронного документа компании регламентирован и может быть при необходимости доработан; также легко вести контроль – доступны сведения, у кого находится документ, на какой он стадии обработки и пр.);

- информационную поддержку выполнения и контроля корректирующих и превентивных действий по оптимизации деловых документоориентированных процессов;
            - возможность анализа и контроля руководством исполнения системы менеджмента качества.

В целом автоматизация работы с документами делает бизнес-процессы более прозрачными, контролируемыми и легко корректируемыми, что отражается на их качестве.

Информационная поддержка СМК с помощью СЭД позволяет организовать для сотрудников единое, удобное для работы информационное пространство, обеспечивает возможность коллективной работы с документами СМК, сквозного поиска по всему их хранилищу и оперативного доступа, помогает структурировать и систематизировать информационные потоки - таким образом, значительно снижается трудоемкость обработки документов и достигается существенное сокращение трудовых и временных затрат на создание, внедрение, совершенствование и аудит системы менеджмента качества.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль