Как автоматизировать процессы поддержки системы менеджмента качества?

8

Вопрос

На нашем предприятии внедрена система менеджмента качества. Теперь значительная часть времени сотрудников тратится на заполнение различных форм, справок по деятельности и т.д., ведь эффективность СМК во многом зависит от того, насколько хорошо документирована такая система. Хотелось бы автоматизировать процессы поддержки системы менеджмента качества, а также сократить «бумажные» затраты, применив современные технологии. Можно ли это осуществить сейчас?

Ответ

Система менеджмента качества отвечает за соответствие качества производимой компанией продукции/оказания услуг требованиям российских и международных стандартов серии ИСО 9000. СМК предполагает четкую регламентацию и обязательное документирование бизнес-процессов, связанных с механизмами управления и обеспечения качества. Но помимо очевидных плюсов от внедрения СМК существуют и некоторые минусы: увеличение объемов документов из-за необходимости документировать сотрудниками свою деятельность, что влечет за собой и возрастание нагрузки на персонал. Справиться с этими трудностями помогают системы электронного документооборота, обеспечивающие информационную поддержку как внедрения СМК, так и дальнейшего ее применения в компании (второй вариант – как раз ваш случай).

Система электронного документооборота поможет обеспечить:

PR
        - информационную поддержку внутреннего аудита СМК (поскольку все документы после внедрения СЭД хранятся в электронном виде в едином хорошо структурированном хранилище);
      - управление документацией (каждый этап обработки каждого электронного документа компании регламентирован и может быть при необходимости доработан; также легко вести контроль – доступны сведения, у кого находится документ, на какой он стадии обработки и пр.);

- информационную поддержку выполнения и контроля корректирующих и превентивных действий по оптимизации деловых документоориентированных процессов;
            - возможность анализа и контроля руководством исполнения системы менеджмента качества.

В целом автоматизация работы с документами делает бизнес-процессы более прозрачными, контролируемыми и легко корректируемыми, что отражается на их качестве.

Информационная поддержка СМК с помощью СЭД позволяет организовать для сотрудников единое, удобное для работы информационное пространство, обеспечивает возможность коллективной работы с документами СМК, сквозного поиска по всему их хранилищу и оперативного доступа, помогает структурировать и систематизировать информационные потоки - таким образом, значительно снижается трудоемкость обработки документов и достигается существенное сокращение трудовых и временных затрат на создание, внедрение, совершенствование и аудит системы менеджмента качества.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль