Как организовать совместную работу с документами в Google docs?

3

Вопрос

Как организовать совместную работу с документами в Google docs?

Ответ

Google Docs  позволяет не только создать документ и самому редактировать и форматировать его, это приложение дает возможность коллективного творчества и коммуникации в процессе работы.

Именно инструменты предоставления прав доступа к документу, создания комментариев и общения в процессе формирования документа предоставляют те возможности, которые нужны современным специалистам для оперативной, творческой и согласованной деятельности. Рассмотрим порядок организации совместной работы с документом.

Предоставление доступа к документу

Предоставить доступ к документу для совместной работы можно как из списка документов, так и из самого документа.

Предоставление доступа из списка документов. В списке документов наведите курсор на тот документ, к которому нужно предоставить доступ и выберите пункт Share (Разделить) из раскрывающегося меню Actions (Действия), которое находится справа от названия каждого документа, и затем выберите пункт Sharing settings (Настройки предоставления доступа).

Предоставление доступа из самого документа

Из самого документа доступ можно предоставить, нажав кнопку Share (Разделить, предоставить доступ) в верхнем правом углу страницы.

В результате будет открыто окно настройки параметров предоставления доступа (Sharing settings).

В данном окне в область Add people (Добавить людей) следует ввести адреса электронной почты коллег и справа от этой области в раскрывающемся списке Can edit (Может редактировать) оставить либо эту настройку (т. е. коллега, чей адрес указан в области Add people, может редактировать документ), либо выбрать из раскрывающегося списка Can view (Может просматривать).

В этом же окне можно установить галочки для того, чтобы послать копию сообщения себе (владельцу документа) – Send a copy to myself (Отправить мне копию), прицепить предлагаемый для доступа документ как вложение в сообщение электронной почты – Paste the item itself into the e-mail (Вставить элемент в сообщение электронной почты). Галочка Send e-mail notification (Уведомить по электронной почте) установлена по умолчанию, поскольку сообщение электронной почты является наиболее удобным способом информировать коллегу и предоставить ему доступ к документу.

После добавления адресов электронной почты коллег для организации работы с документом параметры доступа можно изменить. Справа от каждого пользователя есть раскрывающийся список, с помощью которого можно поменять права доступа Can edit/Can view, а с помощью крестика можно удалить данного пользователя из списка людей, которым предоставлен доступ к документу.

Данным способом можно предоставить доступ к документу 200 коллегам. А одновременно редактировать документ могут 10 человек.

В нижней части окна Настройки параметров предоставления прав доступа находится настройка Editors will be allowed to  add people and change the permissions (Редакторам разрешается добавлять людей, т.е. предоставлять права доступа третьим лицам и изменять права доступа), которую можно поменять, выполнив соответствующую команду Change (Изменить).

В окне выбора категории пользователей, имеющих права предоставления доступа к документу, первая опция дает редакторам возможность назначать доступ к документу и удалять пользователей из списка. Однако удалить документ может только его владелец. А вторая опция оставляет за владельцем права добавлять, удалять и настраивать права доступа к документу для всех остальных пользователей.

После установки параметров предоставления доступа и внесения адреса электронной почты коллеги, следует нажать кнопку Share (Разделить – Предоставить право доступа).

В результате вашему коллеге придет сообщение.

Для доступа к документу нужно иметь почтовый ящик на gmail.com либо регистрацию в Google Docs. Чтобы открыть документ и работать с ним, достаточно щелкнуть его название после текста Click to open (Щелкните, чтобы открыть).

Работа вашего коллеги с документом осуществляется по тому же принципу, что и у вас. Окно работы коллеги с правами просмотра не содержит меню Google docs. В верхней части окна справа от названия файла представлена информация Private to Proj.coord.a.lobanova +3 more, которая сообщает о том, что документ является частным, владелец - Proj.coord.a.lobanova и права доступа предоставлены еще трем сотрудникам.

Коллеги, имеющие только право просмотра, не могут предоставлять права доступа к документу, а могут лишь попросить владельца документа о предоставлении доступа третьим лицам. Для этого в окне работы с документом нажмите кнопку Share (Разделить, предоставить права доступа) – команда Sharing settings (Параметры прав доступа). В открывшемся окне в поле Ask owner to share with (Попросить владельца предоставить права доступа для…) укажите адрес электронной почты того человека, которому желательно предоставить доступ, а владелец решит, есть ли в этом необходимость.

Добавление комментариев

Комментарии - это удобный способ добавления примечаний и дополнительной информации к основному тексту документа. Комментарии видны как тем пользователям, кто имеет право редактировать документ, так и и тем,  кто может лишь просматривать его. Такой инструмент очень полезен в процессе обсуждения отдельных пунктов или параграфов документа, а также для вставки пояснений и уточнений по поводу внесенных изменений или изменений, которые хотелось бы осуществить. Естественно, при печати документа или публикации его в Интернете эти комментарии становятся не видны.

Для добавления комментария:

  • установите курсор там, где необходимо разместить комментарий;
  • в пункте меню Вставить (Insert) выберите команду Комментарий (Comment); 
  • в появившейся области справа от текста документа напечатайте текст комментария, а имя - логин, соответствующий адресу электронной почты автора документа - отобразится автоматически.

Чтобы удалить комментарий, щелкните изображение мусорной корзины в правом верхнем углу области комментария.

Коллеги, имеющие право редактирования, могут и отвечать на конкретные комментарии. Для внесения ответа на комментарий следует щелкнуть стрелку, направленную влево, в правом верхнем углу области комментария. Таким образом, в комментариях можно обсудить, скажем, формулировки документа, а в сам документ внести уже согласованный результат.

Одновременная работа

При подключении к работе коллег в правой верхней части окна появляется раскрывающаяся панель, содержащая перечень тех людей, которые в данный момент работают над документом. В нижней части этой панели расположена область, в которую можно вводить сообщения для работающих одновременно с вами сотрудников. После ввода текста нажмите клавишу Enter,  и текст появится в панели присутствия.

Данная возможность отличается от комментариев тем, что комментарии можно прочитать и при каждом последующем открытии документа, а обсуждения возможны только во время сеанса совместной работы в режиме «реального времени».

Просмотр истории изменений

По мере редактирования документа различными сотрудниками все внесенные изменения запоминаются.  Можно легко просмотреть, кто и какие изменения внес, а также восстановить любую из предыдущих версий.

Чтобы обратиться к истории изменений, находясь в самом документе, выберите пункт меню Файл (File ) и команду Просмотреть историю изменений (See revision history) – в результате будет открыта панель Хронологии изменений.

Выберите на этой панели любой вариант документа с указанием времени и автора (авторов) изменений, и в окне документа будет открыт указанный вариант.

Если установлена галочка Показать изменения (Show changes), то цветом будут помечены изменения: удаления  - зачеркнутым шрифтом, перемещения и добавления – шрифтом соответствующим цвету маркера автора изменений.

Если именно эта версия является наиболее подходящей, щелкните команду Восстановить эту версию (Restore this revision).

Восстановление какой-либо версии не подразумевает удаление других, просто данная версия будет перемещена вверх списка, а все предыдущие будут располагаться ниже. Если нужно вернуться к текущей версии, просто закройте панель хронологии изменений, нажав крестик в ее правом верхнем углу.

Таким образом, с помощью рассмотренных документов можно быстро организовать и создание документа, и его обсуждение, и его окончательное оформление. Доступность  и простота средств коллективной работы Google делает это приложение необходимым для каждого динамичного специалиста.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль