Может ли СЭД автоматизировать проведение совещаний?

26

Вопрос

В нашей организации проводится множество совещаний. Может ли какая-нибудь СЭД автоматизировать данную работу? Интересует создание протоколов и отслеживание выполнения поручений.

Ответ

Действительно, автоматизация управленческих процессов в последнее время очень часто востребована - СЭД становится действенным инструментом управления организацией. Конечно, классические задачи СЭД, в частности, согласование документов, по-прежнему актуальны. Однако все больше компаний хотят видеть в системе электронного документооборота не только канцелярию и делопроизводство. Что касается совещаний, то, бесспорно, они являются важным инструментом управления бизнесом, т.к.в них участвуют практически все подразделения организации. Поэтому от того, насколько хорошо будет отлажена организация совещаний и дальнейший контроль исполнения принятых на них решений, зависит эффективность многих бизнес-процессов в компании.


Подробнее о системе электронного документооборота мы писали здесь.


Как правило, при автоматизации совещаний необходимо реализовать следующие функции:

  • регистрация и ввод документов в систему;
  • подготовка проектов документов для совещания;
  • рассылка повестки и пакета документов;
  • подготовка протокола;
  • согласование и рассылка протокола всем заинтересованным лицам;
  • контроль исполнения поручений по результатам встречи.

Все эти задачи могут быть автоматизированы при помощи СЭД. Многие платформы электронного документооборота, в частности, DocsVision, обладают необходимым для этого функционалом. Подобное решение поможет обеспечить хранение протоколов и назначение заданий в соответствии с итогами встреч, и как плюс - система может быть интегрирована с электронной почтой и корпоративным порталом, что позволит руководителям и секретарям в режиме он-лайн отслеживать выполнение протоколов и поручений. Кроме того, появляется возможность создания отчетов по результатам предыдущих совещаний. Надо отметить, что использование СЭД обеспечит и необходимый уровень безопасности работы с конфиденциальными документами – это особенно важно для финансово-кредитных организаций, крупных международных компаний.

Опыт показывает, что подобная автоматизация помогает уменьшить время, затрачиваемое на организацию совещаний, снизить возможные потери информации.  Заметно увеличивается оперативность выполнения поручений, а количество невыполненных задач, назначенных на совещаниях, снижается практически до нуля. Необходимо отметить и повышение уровня подготовки материалов и, соответственно,  эффективности использования времени на самой встрече. Немаловажным результатом является снижение затрат на подготовку совещаний: распечатку и рассылку подготовительных материалов, протоколов, телефонные переговоры.

Если в компании есть корпоративный портал, то будет разумно интегрировать его с СЭД и автоматизировать совещания на его базе. В этом случае организатор встречи создает на портале раздел и формирует список участников. Рассылка приглашений осуществляется автоматически, при этом на портале отображается, подтвердил ли каждый из участников свое присутствие. В том же разделе ведется работа по подготовке к мероприятию: резервируется помещение, публикуются необходимые документы. После совещания на портале может быть сформирован протокол; все участники могут ознакомиться с поставленными задачами и ответственными за их реализацию, а руководители – с отчетом по  контролю исполнительской дисциплины.

На заметку!

В территориально распределенных организациях автоматизация процесса проведения совещаний может быть организована с помощью средств объединенных коммуникаций, например, Lync.

СЛОВАРЬ

Microsoft Lync (ранее известный как Microsoft Office Communicator) — коммуникационная программа-клиент, позволяющая пользователям общаться друг с другом в реальном времени, используя различные виды коммуникаций: мгновенные сообщения, видео- и голосовую связь, общий доступ к рабочему столу, конференции, передача файлов.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль