Как оценить эффективность внедрения СЭД на предприятии?

26

Вопрос

Какими могут быть конкретные критерии оценки эффективности внедрения СЭД на предприятии?

Ответ

Вопрос оценки эффективности внедрения является одним из самых важных при интеграции любой информационной системы (и систем электронного документооборота в частности) в повседневную деятельность предприятия. С вашей стороны весьма рассудительно озаботиться этим вопросом в самом начале внедрения, когда только возникает идея автоматизации определенных бизнес-процессов.

Каждая организация, ставящая перед собой стратегические цели, должна уметь измерять степень их достижения. Для этого необходима система показателей (иногда их называют ключевые показатели эффективности, или KPI), которые отражают текущее положение организации в такой  своеобразной «системе координат» и показывают, насколько организация приближается к достижению своих стратегических целей. В зависимости от того, что это за организация, от ее вида деятельности и формы собственности (государственная, коммерческая) система координат может быть разной.  Если в организации уже существует сбалансированная система координат, ответить на заданный вопрос становится гораздо проще. В этом случае именно эта система и должна лечь в основу оценки эффективности. Каким образом она должна быть привязана к проекту внедрения?

Внедрение системы электронного документооборота позволяет улучшить ряд показателей, которые характеризуют процессы работы с информацией и процессы взаимодействия между сотрудниками организации. Обычно такие показатели делятся на три большие группы: время выполнения отдельных производственных операций и процедур; сокращение затрат; снижение рисков. Принимая решение о внедрении СЭД, команда проекта внутри предприятия должна определить, что именно требуется улучшить. Таким образом, судить об итоговой эффективности (или неэффективности!) внедрения СЭД можно и нужно по степени достижения тех самых плановых показателей.

PR

Например, если, внедряя систему электронного документооборота, организация хочет улучшить процессы согласования документов (согласование договоров, служебных записок, исходящих документов), то первое, с чего должна начать рабочая группа проекта - определить, а что же мы имеем сейчас, до внедрения системы. Если до начала проекта согласование документов оценивается как неудовлетворительное, то это понятие должно получить конкретное количественное выражение и описание. Что именно не устраивает? Долго? Слишком трудоемко?  В этом процессе много лишних этапов и промежуточных звеньев?

Не поняв четко, над чем именно стоит работать, не следует даже приступать к внедрению. Начинать можно только тогда, когда команда проекта знает, что именно требуется улучшить в том или ином процессе.

На этом этапе и должна быть активно задействована существующая в организации система координат. Она поможет выразить все заданные вопросы в конкретных цифрах. В этом случае критерием эффективности будет достижение некоего целевого показателя.

PR

Например, сокращение в несколько раз или достижение какого-то абсолютного значения времени прохождения того или иного документа, времени на реализацию какого-либо бизнес-процесса. Это критерий, который поможет оценить пользу от внедрения системы и ответить на следующие вопросы:

- Что реально изменилось в организации и насколько?

- Насколько быстрее стал проходить тот или иной процесс?

- Насколько улучшилась исполнительская дисциплина?

- Сколько времени сотрудники стали тратить на поиск документов и нужной информации?

Это и есть те критерии, которые позволяют определить, было ли внедрение эффективным или оно прошло чисто формально и на практике ничего не поменялось.

Повторюсь, первоначально команде проекта нужно ОБЯЗАТЕЛЬНО определить, для чего будет внедряться система электронного документооборота, какие у компании потребности, какая проблема назрела и требует решения с помощью этой системы, а затем выбрать количественную метрику, которая бы это наглядно отображала.

Без такого подхода говорить об эффективности или неэффективности нельзя, потому что это будет определением на уровне эмоций, ощущений. «Вроде бы» стало лучше, а в чем-то стало хуже – согласитесь, что на такую оценку опираться нельзя. Все «вроде бы» должны быть четко измерены – поэтому не жалейте времени на предварительный анализ, планирование и оценку. 

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль