Как вести документооборот, если у владельца предприятия имеется еще четыре ООО (аффилированные лица), и регистрируются они в одном месте?

29

Вопрос

Расскажите, как вести документооборот, если у владельца предприятия имеется еще четыре ООО (аффилированные лица), и регистрируются они в одном месте?

Ответ

Ситуация, когда имеется несколько аффилированных компаний, - это, по сути, холдинг. Современные системы электронного документооборота в полной мере приспособлены для работы в подобных условиях. В зависимости от конкретных задач, требований руководства в СЭД может быть реализован различный уровень прозрачности и доступности данных.

PR

Наиболее распространенная ситуация – когда каждая дочерняя компаний видит только свои документы, а также часть данных управляющей компании, при этом управляющая компания имеет доступ ко всему массиву информации по «дочкам».

Такая схема работы позволяет централизовать и, соответственно, снизить затраты на внедрение и поддержку системы электронного документооборота. Кроме того, она обеспечивает высокий уровень безопасности и обособленности дочерних компаний друг от друга. В случае перемещения сотрудников между организациями, изменения правил и т.п. все обновления вносятся только один раз в одном месте, нет необходимости дублировать их в СЭД разных организаций. Наша практика показывает, что подобная организация системы электронного документооборота удобна и широко распространена  в холдингоподобных структурах.


Интересная информация о организации документооборота в 2017 году размещена здесь.


При переходе от бумажного документооборота к электронному в нескольких аффилированных компаниях надо принять во внимание ряд аспектов, которые изначально не кажутся очевидными. В частности, следующий: пока нет единой СЭД, обмен документами между «дочками» проводится в режиме входящих/исходящих. После внедрения общей системы электронного документооборота такая процедура становится искусственной. Соответственно, необходимо перевести подобные документы в категорию внутренних – обязательно соотнеся с правилами делопроизводства, поскольку не для всех случаев это возможно. Кроме того, перед внедрением единой СЭД необходимо стандартизировать номенклатуру дел, поскольку у различных аффилированных лиц она может заметно отличаться. Это позволит в значительной степени облегчить построение отчетности и обмен документами.


Читайте о основных видах документов организации больше информации в статье по ссылке.


Иная ситуация складывается, если аффилированные компании территориально разнесены. В таком случае, в зависимости от состояния ИТ-инфраструктуры, может быть использовано как централизованное подключение к системе электронного документооборота, так и раздельная установка серверов с СЭД на локальных площадках.

Еще один важный момент, который стоит учитывать  – важность процессов документооборота для аффилированных компаний. Как правило, внедрение СЭД в холдингах начинается в управляющей организации, для которой документооборот является первичным процессом. Затем к системе присоединяются дочерние компании, например, производственные, для которых документооборот не имеет такого приоритета, гораздо менее важен. В подобных случаях можно использовать подключение к СЭД через корпоративный портал. Это не дает доступ ко всей функциональности системы электронного документооборота (которая в такой ситуации и не нужна), зато является заметно более простым и оперативным решением.

СЛОВАРЬ

Аффилированное лицо — физическое или юридическое лицо, способное оказывать влияние на деятельность юридических и/или физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль