Как доработать функционал СЭД?

18

Вопрос

После внедрения СЭД многие пользователи ставят вопрос о том, чтобы доработать функционал и подключить новые модули. Как лучше поступить в данной ситуации: нанимать отдельных специалистов в штат, обучать своих сотрудников или снова обратиться к компании-внедренцу?

Ответ

Для начала нужно определиться, насколько часто возникают подобные вопросы: единоразово или постоянно?

Если активность запросов пользователей имеет кратковременный характер, необходимо один раз доработать функционал системы (что может занять 2-3 месяца). В этом случае брать на постоянную работу специалиста, которому придется долго разбираться в системе, скорее всего нерентабельно. Поэтому для решения задач, требующих больших затрат за короткий промежуток времени, лучше привлечь компанию, которая занималась внедрением. Специалисты компании-внедренца не будут тратить много времени на ознакомление с системой и модернизируют ее быстро и профессионально.

Если пожелания к новой функциональности системы возникают постоянно, тогда целесообразно взять в штат и обучить отдельного сотрудника или группу сотрудников для решения данных задач. Они будут заниматься не только сопровождением системы,  но и консультацией пользователей.

Если вы решитесь взять сотрудника для сопровождения СЭД в штат, необходимо учесть еще ряд факторов. Например, численность сотрудников организации.

PR

Если в компании 50 человек, выделить отдельного сотрудника, который будет раз в неделю давать кому-то консультацию, будет экономически неэффективно. В этом случае обязанности по поддержке системы и консультации пользователей разумнее передать одному из сотрудников как частичную нагрузку (примерно 10% рабочего времени).

Если у вас крупная организация (1000 – 2000 чел.), тогда вам могут потребоваться один или даже несколько специалистов по сопровождению СЭД для работы в течение полного рабочего дня.

Необходимо помнить, что модернизация системы, в отличие от сопровождения, всегда требует привлечения не одного, а сразу нескольких специалистов:

PR

  • инженера по внедрению;
  • сотрудника, обладающего навыками аналитика;
  • разработчика.

В такой ситуации следует либо нанимать нескольких сотрудников, либо рассмотреть вариант с привлечением к работе по модернизации СЭД сторонних компаний.

Как видите, факторы, которые нужно учесть при принятии решения, достаточно немаловажные. Чтобы правильно произвести оценку проекта доработки, лучше обратиться к компании, оказывающей услуги поддержки СЭД. Для этого запросите у менеджера прайс-лист по уровням сопровождения и техподдержки, которые предоставляет компания, и выберите то, что необходимо именно вам.

Самый экономичный вариант, который может вам помочь в сложившейся ситуации, - «горячая линия», т.е. консультация по телефону. Эта услуга достаточно недорога и, как правило,  с ее помощью ответы находятся практически на все возникающие вопросы.

Возможно, вам подойдет услуга по найму сотрудника внешней компании по договору подряда. Этот способ несколько дороже, чем «содержать» собственного специалиста, но у него есть свои неоспоримые преимущества. Специалист будет работать на вашей территории, но не будет считаться вашим сотрудником. Его не надо будет полноценно оформлять в штат, не нужно согласовывать новую вакансию и, если появится необходимость отказаться от услуг сопровождения, его не придется увольнять: просто с окончанием договора вы отказываетесь от этой услуги.

У такого подхода есть еще один большой плюс. Вы покупаете у внешней компании-субподрядчика услуги специалиста, и эта компания обязана обеспечить присутствие любого исполнителя на месте. Болезнь, отпуск, учеба, увольнение – все это перестает быть вашей заботой. Субподрядчик должен в любом случае предоставить специалиста, который обладает необходимыми компетенциями и способен решить возникающие задачи.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль