Помогите при выборе СЭД и ее поставщика.

24

Вопрос

Наша компания собралась приобрести систему электронного документооборота. Обращались в разные компании, занимающиеся внедрением СЭД, но каждая из них утверждает, что именно их решение самое эффективное и лучше всего подойдет нашей фирме. Пожалуйста, дайте несколько советов, которые бы помогли определиться с выбором продукта и поставщика решения.

Ответ

Да, действительно, большинство компаний, занимающихся продажей и внедрением СЭД, специализируются на какой-то определенной системе, во внедрении которой они достигли максимального опыта, поэтому решения на основе именно этой системы они продают в первую очередь. Другое дело, что каждая организация-заказчик уникальна, и решения, которые прекрасно подходят для одних, другим не дают нужных результатов, не оправдывают надежд, вызывая вполне заслуженные нарекания. Постараюсь дать несколько рекомендаций, применив которые вы сможете самостоятельно определиться в своих потребностях и сделать выбор, который поможет максимально эффективно удовлетворить ваши запросы и избежать многих типичных ошибок.

Перед началом поиска СЭД требуется четко определить род задач, решение которых будет возложено на такую систему (каким-то компаниям необходима только автоматизация делопроизводства, поэтому подойдет одна СЭД, каким-то требуется автоматизация бизнес-процессов, поэтому нужна будет другая СЭД и пр.).

Если в штате вашей компании нет специалистов, которые способны самостоятельно определить класс нужной системы, то желательно обратиться за помощью к консультанту, имеющему необходимый опыт. Для обеспечения максимальной «чистоты» результата можете воспользоваться отчетами разных аналитиков и сравнить их ответы. Первоначально же желательно в целом узнать возможности систем электронного документооборота, прочитав соответствующие обзоры и аналитические материалы, публикуемые в отраслевых изданиях, а также на профильных порталах в сети Интернет.

Определив класс системы (те задачи, которые она решает), изучите все соответствующие предложения на рынке, свяжитесь с компаниями-производителями. Приоритет желательно отдать системе, которую в случае необходимости можно будет настроить или доработать под потребности вашей компании. Обратите также внимание на возможность ее масштабирования (подключения новых рабочих мест, в том числе и территориально удаленных), потому что если ваша компания будет расширяться, увеличивать количество филиалов и сотрудников, придется масштабировать и установленное в головном офисе программное обеспечение.

Обратитесь к техническому специалисту для уточнения программно-аппаратной платформы, на которой будет функционировать СЭД: СУБД (система управления базами данных), криптографическая система, требования к серверу и прочее. Самыми популярными сейчас являются Microsoft SQL и IBM Lotus Domino.

При выборе системы отдавайте предпочтение той, которая легко может быть настроена под особенности вашей организации без привлечения специалистов поставщика. Так вы сможете сэкономить значительную сумму.

Попробуйте систему в действии, желательно лично, чтобы получить практический опыт работы с ней. Оцените для себя простоту и понятность интерфейса, стабильность работы.

Оцените возможность адаптации интерфейса под потребности разных групп сотрудников (делопроизводителей, руководителей, менеджеров – всех, кто работает с документами), эргономичность и удобство работы в системе.

Приобретать мощную дорогую СЭД совершенно необязательно. Значительно важнее оценить возможность развития системы в будущем (изменения ее функциональности).

Поинтересуйтесь у продавца, обучит ли он, если потребуется, ваших технических специалистов таким образом, чтобы они могли полностью обслуживать и устанавливать на новых рабочих местах систему самостоятельно. Компания-внедренец должна обладать навыком обучения работе в системе. И условия обучения должны быть разными: хорошо, если компания сможет предложить вам на выбор выезд преподавателей на территорию вашей организации или обучение специалистов вашей компании на территории обустроенного учебного центра с большой пропускной способностью для того, чтобы быстро обучить работников, которые в дальнейшем будут работать в этой СЭД.

Итак, резюме: прежде всего, определитесь, что именно подойдет вашей организации, до внедрения специального программного обеспечения оптимизируйте документооборот вашей компании (схему движения документов), определите основные требования, которым должна удовлетворять СЭД, и основные задачи, с которыми она должна будет справляться. Выявите технические аспекты, которые подойдут именно вашей организации. Принимать решение непосредственно о закупке следует максимально взвешенно, с учетом мнений всех заинтересованных специалистов и руководителей, а также сторонних экспертов.

СЛОВАРЬ

СУБД (система управления базами данных) - совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных.

Криптографическая система - набор криптографических преобразований или алгоритмов, предназначенных для работы в единой технологической цепочке с целью решения определенной задачи защиты информационного процесса

Интерфейс (от англ. interface — поверхность раздела, перегородка) — совокупность средств, методов и правил взаимодействия между элементами системы.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль