Как бороться с нежеланием сотрудников работать в новой системе?

36

Вопрос

Как бороться с нежеланием сотрудников работать в новой системе? Им трудно отойти от традиционного ведения дел: непривычна система согласования документов (сотрудники испытывают сложности при составлении номенклатуры дел с электронными документами, не могут привыкнуть к строгой системе контроля исполнения документов и т. п.).

Ответ

Проблему легче предупредить, чем решить. Есть несколько важных моментов, которые необходимо учесть при внедрении СЭД, чтобы предотвратить проблемы с мотивацией сотрудников.  Еще на этапе выбора системы важно обратить внимание на интуитивно понятный интерфейс, который будет удобен большинству пользователей системы. Работу с СЭД значительно упростит возможность интеграции с обычным программным обеспечением, которым пользуются сотрудники.


Подробнее о контроле исполнения документов мы писали здесь.


Например, система DocsVision: ее клиент для Microsoft Office дает организациям возможность автоматизировать работу большинства пользователей с документами без освоения дополнительного программного обеспечения, в интерфейсе хорошо знакомого Microsoft Word. При этом открытия СЭД не требуется, нужно только само приложение и on-line соединение с сервером DocsVision.

Важно, чтобы СЭД отражала существующие в компании бизнес-процессы, а не создавала новые или усложняла старые. Более того, в нашей практике были случаи, когда внедрение системы электронного документооборота являлось поводом для оптимизации и упрощения бизнес-процессов. Другими словами, СЭД должна делать жизнь пользователей проще, а не сложнее. После внедрения нельзя забывать об обучении сотрудников, которые в дальнейшем будут постоянно работать с СЭД, а также подготовке подробной справки для пользователей и обучению администратора системы.


Подробнее об организации контроля исполнения документов в делопроизводстве мы писали здесь.


Необходимо, чтобы пользователи понимали конечную цель внедрения СЭД, все функциональные возможности решения и видели результаты: сокращение времени на согласование документов, быстрый поиск в архиве, отсутствие потерь документов, удобный контроль исполнительской дисциплины.  Оценив все плюсы и выгоды, сотрудники сами предпочтут работать в системе.

Хорошим стимулом к использованию СЭД является пример руководства.

Во-первых, здесь действует эмоциональный фактор: топ-менеджмент нередко является авторитетом для работников предприятия. Во-вторых, если генеральный директор, например, расписывает поручения через систему электронного документооборота, подчиненным волей-неволей приходится работать с СЭД, чтобы отчитываться в их выполнении.

Действенным методом для решения уже существующих проблем с низкой мотивацией и сопротивлением со стороны сотрудников являются определенные административные меры. Наиболее эффективным инструментом в данном случае будет приказ, четко регламентирующий деятельность сотрудников. 

Например, в нем может быть прописано, что сотрудники могут согласовывать внутренние документы только через СЭД.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль