Как правильно организовать командировку руководителя?

362

Вопрос

Подготовка и организация служебных поездок руководителя и сотрудников входит в список моих основных обязанностей. Как правильно организовать командировку руководителя – заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление необходимых документов? Что важно при этом учесть?

Ответ

Командировки можно разделить на несколько видов:

  1. Однодневного пребывания (без ночевки в гостинице)
  2. Кратковременного пребывания (от 1 до 3 дней)
  3. Длительного пребывания (свыше 3 дней)
  4. Маршрутные (посещение нескольких пунктов за одну поездку).

Также необходимо разделить поездки по 2 направлениям: в пределах России и зарубежные.


Мы рассказывали ранее о информационной поддержке руководителя в материале по ссылке.


Начинаем подготовку поездки с составления информационного листа, который можно оформить в виде таблицы:

  1. Место пребывания (маршрут командировки).
  2. Даты пребывания (период).
  3. Количество человек (если едет не только руководитель).
  4. Пакет документов (презентационные или другие материалы).
  5. Тип отеля, тип номера, количество номеров (для группы).
  6. Дополнительные услуги отеля (конференц-пакет, обеды, ужины, отдых и т.д.).
  7. Вид транспорта, время отъезда (вылета) и приезда (прилета).
  8. Трансфер от места прибытия до отеля и обратно.
  9. Командировочные документы.
  10.  Дополнительные услуги (спортивные или культурные мероприятия, экскурсии и т.д.).

            Зная первые три пункта, можно бронировать билеты. Обычно в форму заявки на бронирование включаются следующие данные: Ф.И.О. командированного сотрудника, паспортные данные (серия, №), даты отъезда и прибытия, вид и тип транспорта (для ж/д – СВ, купе, для авиа – бизнес-, эконом-класс). Где и как можно бронировать билеты? Можно сделать это самостоятельно на различных сайтах, обратиться в кассы ж/д вокзалов или аэропортов, можно обратиться в компанию, занимающуюся бронированием билетов (ее можно поискать в Интернете).

Обращение к компании предпочтительнее в том случае, если командировка маршрутная. Оператор вам предложит максимально выгодные рейсы (транзит), виды транспорта и время, с учетом часовых поясов. Кроме того, компании, занимающиеся бронированием и продажей билетов, обычно предлагают и услуги гостиниц, поэтому для экономии времени вы можете оформить комплексную заявку и в дальнейшем просто проконтролировать ее выполнение.

            Бронировать отель необходимо заранее. При проведении масштабных выставок, конференций и других мероприятий номера обычно заказываются за месяц, а иногда и за полгода до мероприятия. Определитесь с номерным фондом и уровнем (звездностью) отеля. Для заявки вам необходимы следующие данные:

Ф.И.О. гостя, тип номера, период проживания, трансфер, конференц-пакет (в случае проведения переговоров), дополнительные услуги отеля, которые можно включить в счет.

            Если едет группа, заявка может быть комплексной. Бронирование можно провести в Интернет-версиях бронирования номеров.   При самостоятельном бронировании  можно обратиться непосредственно в отель. Заявку можно оформить как на сайте отеля, так и составить ее на бланке компании в произвольной форме.

Пример заявки:

            “Просим зарезервировать 3 одноместных номера бизнес-класса для сотрудников компании: Николаева С.П., Федорова М.Н., Савицкой О.Н. на период с 16.10.10 (ранний заезд до 12 .00) по 19.10.10 (поздний выезд после 19.00).

             Также просим дополнительно включить завтрак 16.10.10,  утренний бассейн  и ужин на 16, 17, 18, 19 октября 2010 г.  на всех проживающих

            Оплату проживания гарантируем по безналичному расчету. Наши реквизиты: …….”

            Дополнительные услуги отеля могут не включаться в счет, они оплачиваются по карте или наличными. Об этом необходимо предупредить руководителя, т.к. в этом случае сумма на представительские и иные расходы должна быть увеличена.

            Заказав гостиницу и билеты, необходимо предусмотреть презентационные материалы, которые руководитель или группа берут с собой. В презентационный пакет могут войти любые документы, относящиеся к деятельности фирмы: отчеты, диаграммы, буклеты, договорные и спонсорские пакеты и т.д. Все документы должны быть предоставлены членам группы в необходимом количестве (кол-во сотрудников, участвующих в переговорах + кол-во партнеров, участвующих в переговорах + 2 дополнительных экз.) в отдельных презентационных папках или пластиковых портфелях.

            Оформление командировочных документов. В первую очередь оформляем служебное задание (форма  № Т-10а), приказ о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9 и Т-9а)  и командировочное удостоверение (форма № Т-10). Последние два документа оформляются на основании служебной записки и служебного задания. Затем оформляется приказ об исполнении обязанностей руководителя на период его командировки. На основании этих документов, бухгалтерия выдает аванс на командировочные, представительские расходы.

Во многих компаниях составляют служебную записку на такие расходы, но таким документом (внутренним) можно считать и информационный лист, составленный вами, в котором могут  быть указаны все суммы. Руководствуясь таким информационным листом, можно уточнить, что уже заказано из услуг, какие суммы требуются на это, когда бухгалтерия может перечислить средства на корпоративную карту (если руководитель ею пользуется в командировках), когда и сколько выдать на командировочные и другие расходы.

            Документы подготовлены. Билеты и гостиница заказаны. Теперь необходимо позаботиться о том, чтобы группа или руководитель были своевременно доставлены к месту отъезда (вокзал или аэропорт). Разумеется, вся информация для руководителя (когда, какими рейсами он выезжает, кто и где его встречает, где находится отель и т.п.) должна быть подготовлена вами в распечатанном виде (один экземпляр можно сделать для себя). Офисный или личный водитель руководителя должен быть заранее предупрежден о времени отъезда и прибытия.

            Последнее, что вам останется сделать – по прибытии руководителя забрать у него для дальнейшего оформления документы по командировке, а также документы по различным видам оплаты для составления авансового отчета.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль