Нет площади под архив. Разрабатывать ли номенклатуру дел, если документы не будут передаваться на хранение.

69

Вопрос

На нашем предприятии нет возможности выделить площадь под архив. В этом случае нужно ли разрабатывать номенклатуру дел, если документы все равно не будут передаваться на хранение?

Ответ

Вопрос о необходимости и порядке разработки номенклатуры дел каждая организация решает для себя самостоятельно, также как и вопрос о необходимости создания архива для хранения своих документов. Два этих вопроса неразрывно связаны друг с другом, т.к. олицетворяют два этапа экспертизы ценности документов и отражают вопросы обеспечения сохранности документов.


Мы рассказывали ранее о номенклатуре дел в материале по ссылке.


Как известно, в целях сохранения документов, имеющих особую ценность как для государства, так и для каждого собственника (организации, частного лица), они подлежат изучению и анализу на основании особых критериев. Данное изучение в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение называется экспертизой ценности документов. В каждой организации экспертиза ценности проводится в три этапа.

PR

 На первом этапе делопроизводственная служба при участии постоянно действующей экспертной комиссии и под методическим руководством архива определяет состав документов, образующихся в деятельности структурных подразделений, сроки хранения данных документов и схему систематизации документной информации, которая в дальнейшем используется для систематизации архивных документов фонда, составления описей на дела постоянного хранения. Данные элементы закрепляются в таком документе, как номенклатура дел конкретной организации. Второй этап экспертизы ценности документы проходят при их передаче на дальнейшее хранение в архив и выделении к уничтожению по истечении сроков хранения.


Вы узнаете больше о архивном деле, если перейдете в материал.


Независимо от того, решит ли организация хранить документы централизованно в архиве (в специально выделенном помещении или передать хранение на аутсорсинг) или же ограничится децентрализованным хранением документов на местах в структурных подразделениях, она обязана обеспечить сохранность своих документов в пределах установленных сроков хранения.

PR

Эта норма закреплена на уровне федеральных законов (ст. 50 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 89 ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, ст. 17 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ и др.) и должна быть отражена в локальных нормативных актах каждой организации – уставе, положениях, номенклатуре дел.

Обеспечение сохранности документов достигается назначением ответственных лиц за каждый документ и за сформированные дела, а также созданием условий для хранения документов, включая ведение учетных и регистрационных справочников.


Читайте о ведении архива, чтобы не совершать ошибок.


Одним из таких справочников, наряду с описями, реестрами, электронными базами данных и каталогами, и является номенклатура дел. В случае отсутствия в организации централизованного архива, номенклатура является единственным учетным документом, по которому определяется состав и количество сформированных дел за каждый  делопроизводственный год.

Следует отметить, что изначально грамотно составленная номенклатура дел может служить организации как минимум 5 лет при отсутствии радикальных структурных изменений, поэтому к ее разработке следует отнестись со всей серьезностью.


Читайте о передаче документов в архив, чтобы не совершать ошибок.


Таким образом, независимо от того, будет ли создан в организации централизованный архив или нет, номенклатура дел должна ежегодно составляться в конце года и вводиться в действие с 1 января. По окончании года необходимо подводить итоги – закрывать номенклатуру дел: уточнять состав документов, подсчитывать количество заведенных и не заведенных дел, заполнять на основании данной информации итоговую запись о категориях и количестве дел, заведенных в прошлом году.Вопрос о необходимости и порядке разработки номенклатуры дел каждая организация решает для себя самостоятельно, также как и вопрос о необходимости создания архива для хранения своих документов. Два этих вопроса неразрывно связаны друг с другом, т.к. олицетворяют два этапа экспертизы ценности документов и отражают вопросы обеспечения сохранности документов.

Как известно, в целях сохранения документов, имеющих особую ценность как для государства, так и для каждого собственника (организации, частного лица), они подлежат изучению и анализу на основании особых критериев. Данное изучение в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение называется экспертизой ценности документов. В каждой организации экспертиза ценности проводится в три этапа.

PR

 На первом этапе делопроизводственная служба при участии постоянно действующей экспертной комиссии и под методическим руководством архива определяет состав документов, образующихся в деятельности структурных подразделений, сроки хранения данных документов и схему систематизации документной информации, которая в дальнейшем используется для систематизации архивных документов фонда, составления описей на дела постоянного хранения. Данные элементы закрепляются в таком документе, как номенклатура дел конкретной организации. Второй этап экспертизы ценности документы проходят при их передаче на дальнейшее хранение в архив и выделении к уничтожению по истечении сроков хранения.


Читайте о сроках хранения документов больше информации в статье по ссылке.


Независимо от того, решит ли организация хранить документы централизованно в архиве (в специально выделенном помещении или передать хранение на аутсорсинг) или же ограничится децентрализованным хранением документов на местах в структурных подразделениях, она обязана обеспечить сохранность своих документов в пределах установленных сроков хранения.

PR

Эта норма закреплена на уровне федеральных законов (ст. 50 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 89 ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, ст. 17 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ и др.) и должна быть отражена в локальных нормативных актах каждой организации – уставе, положениях, номенклатуре дел.


Мы рассказывали ранее о архивном делопроизводстве в материале по ссылке.


Обеспечение сохранности документов достигается назначением ответственных лиц за каждый документ и за сформированные дела, а также созданием условий для хранения документов, включая ведение учетных и регистрационных справочников.

Одним из таких справочников, наряду с описями, реестрами, электронными базами данных и каталогами, и является номенклатура дел. В случае отсутствия в организации централизованного архива, номенклатура является единственным учетным документом, по которому определяется состав и количество сформированных дел за каждый  делопроизводственный год.


Более подробно о архивном хранении вы можете узнать в статье.


Следует отметить, что изначально грамотно составленная номенклатура дел может служить организации как минимум 5 лет при отсутствии радикальных структурных изменений, поэтому к ее разработке следует отнестись со всей серьезностью.

Таким образом, независимо от того, будет ли создан в организации централизованный архив или нет, номенклатура дел должна ежегодно составляться в конце года и вводиться в действие с 1 января. По окончании года необходимо подводить итоги – закрывать номенклатуру дел: уточнять состав документов, подсчитывать количество заведенных и не заведенных дел, заполнять на основании данной информации итоговую запись о категориях и количестве дел, заведенных в прошлом году. 


Мы рекомендуем почитать о архивном деле в 2017 году материал по этой ссылке.


Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль