Можно ли воспользоваться MS Office при регистрации документов в электронном виде?

6

Вопрос

Мы перешли на регистрацию документов в электронном виде, но специальную программу руководство пока приобретать не хочет. Подскажите, можно ли воспользоваться тем, что под рукой, например, средствами MS Office?

Ответ

Подсистема регистрации документов является базовой для любой системы управления документами. Регистрировать документы можно в карточках или в журнале. Удобнее всего использовать стандартные средства MS Excel.

В начале необходимо определиться со структурой системы регистрации документов. В систему регистрации документов целесообразно включить следующие данные:

• собственно журнал регистрации: входящей, исходящей, внутренней документации;

• номенклатуру дел (если таковая существует);

• классификатор структурных подразделений (если такой существует);

• классификатор должностных лиц;

• перечень контрагентов (адресатов / корреспондентов);

• перечень видов документов;

• типовые формулировки резолюций и т. д.;

• инструкцию по работе с системой.

Чтобы эффективно использовать возможности, предоставляемые компьютерными средствами, следует формализовать как можно больше информации, вносимой в журналы. Тогда при заполнении журнала необходимую информацию нужно будет лишь скопировать в соответствующую ячейку, вносить  придется только новую, уникальную.

При реализации системы регистрации документов в Excel перед началом работы необходимо принять принципиальное решение о форме хранения данных. Как правило, это зависит от объема документооборота и количества пользователей. Обозначим несколько возможных вариантов хранения данных для реализации электронного регистрационного журнала:

Первый вариант: для каждого журнала регистрации документов создать отдельную книгу Excel (файл) и каждый классификатор или перечень разместить в отдельном файле.

Второй вариант: противоположен предыдущему и предполагает размещение всех журналов регистрации, классификаторов, перечней и справочников в одном файле Excel на различных рабочих листах.

Возможны также различные комбинации первых двух вариантов:

Третий вариант: журналы регистрации документов размещены на отдельных листах одного файла Excel, а перечни, классификаторы, номенклатура дел, справочники – на отдельных листах другого файла Excel.

Четвертый вариант: журналы регистрации содержатся в отдельных файлах Excel, а перечни, классификаторы, справочники и номенклатура дел – в одном файле Excel на различных листах. Некоторые элементы (например, номенклатура дел) могут быть вынесены в отдельные файлы.

Выберите свой вариант хранения данных и в дальнейших публикациях мы подскажем вам этапы создания электронной системы регистрации документов.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль