Какие существуют плюсы и минусы автоматизации архивной службы?

53

Вопрос

Руководство недавно предложило нам подумать об автоматизации работы архивной службы – в организации создан довольно большой архив. Какими могут быть «плюсы» и «минусы», а также возможности автоматизации?

Ответ

Автоматизация работы архивной службы позволяет:


Также прочитайте об интранет-порталах и автоматизации бизнес-процессов предприятия более подробно.


• Построить систему документооборота в зависимости от жизненного цикла документа – от организации и планирования, создания дела (плановая номенклатура), движения документов, его комплектующих, сдачи его в архив организации и до уничтожения дела или передачи на последующее хранение в учреждения государственной архивной службы.

• Снизить трудозатраты и трудоемкость процесса работы архивиста практически по всем направлениям (учет, поиск, экспертиза ценности, контроль движения дел, контроль использования и т. д).

• Повысить эффективность и качество работы архивиста.

Существенно ускорить работу над запросом и получать полноценную информацию при осуществлении поиска документа.

• Облегчить процесс экспертизы ценности документов.


Интересная информация о ведении архива размещена здесь.


В автоматическом режиме, используя типовые перечни со сроками хранения документов, ее можно осуществлять уже на этапе создания плановой номенклатуры дел. Появляется возможность формировать описи дел по заданным параметрам (по срокам хранения, с истекшими сроками хранения на определенную дату, по видам дел и т. д.), выделять к уничтожению дела с истекшими сроками хранения, в заданных шаблонах формировать акты дел, подлежащих уничтожению.

• Гибко вести все архивные справочники. Единожды создавать справочники, внося информацию о деле/документе, далее лишь корректируя и дополняя информацию в учетном регистре.


Интересная информация о архивном деле размещена здесь.


Например, экспортировать данные из сдаточных описей в сводную базу данных, оперативно переделывать топографические указатели в случае переезда, своевременно осуществлять контроль возврата выданных дел из хранилища и т. д.

• Унифицировать и стандартизировать формы и образцы как учетных, так и других документов организации. Что влечет унификацию самого процесса работы с документом, систему документооборота предприятия в целом, повышая их эффективность.

• За счет возможности оперативного получения статистических данных планировать архивные площади, материальные затраты на содержание, сокращая издержки; принимать кадровые решения.

• Расширить возможности доступа к информации, определить и разграничить права доступа пользователей к тому или иному роду информации (сетевой доступ).

• Учитывать при систематизации фондов гибкую и часто меняющуюся структуру коммерческой организации.

• Вести учет по фондам в случае объединенного архива в организациях холдингового типа или имеющих разветвленную сеть отделений и филиалов.

• Снять важность “человеческого фактора”, когда оперативность получения и полноценность информации определяют опыт человека, условия, в которых он трудится, возможные ошибки и т. д.


Вам будет полезно узнать о передаче документов в архив в материале по ссылке.


Столь очевидные “плюсы” автоматизации естественно дополняются “минусами”. Среди них следует отметить два наиболее существенных:

• Автоматизация требует финансовых затрат: средств на покупку, установку и поддержание  программного обеспечения (ПО). Но, как отмечалось, – это быстро окупается.


Более подробно о архивном деле в 2017 году вы можете узнать в статье.


Срок окупаемости зависит от размеров организации. Также это выражается не только в прямой экономии на количестве рабочих мест, но и в оперативном и своевременном принятии решения производственных вопросов по хранению документов архива.

• Автоматизация на этапе внедрения трудозатратна, требует обучения персонала, выработки определенных навыков и умения работы с базами данных, перевода баз данных из традиционных систем.

Срок внедрения зависит от квалификации персонала, его способности осваивать новые технологии.

Автоматизация архивной службы позволит существенно снизить издержки на содержание архива предприятия. Вложения в программный продукт окупятся в среднем через год. 


Вам будет полезно узнать о архивном делопроизводстве в материале по ссылке.




Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль