Будет ли СЭД работать корректно, если есть сложности с доступом в Интернет?

30

Вопрос

В региональном филиале нашей организации есть некоторые сложности с доступом в Интернет. Т.к. документооборот очень большой, хотим использовать в работе СЭД, но будет ли она работоспособна в нашей ситуации и корректно осуществлять взаимодействие между отделениями организации?

Ответ

Низкое качество соединения – только одна из возможных сложностей, с которой сталкиваются компании, у которых есть удаленные филиалы. При распределенной структуре каждый из офисов организации может иметь свой сервер хранения и обработки данных, поэтому необходимо создать единое информационное пространство для всей компании в целом. Для достижения этой цели обеспечивается целостность структуры данных на всех серверах, входящих в информационную систему организации, что делается с помощью синхронизации данных на серверах. Без этого на серверах филиалов будет храниться разная информация – где-то будет не хватать документов по сделкам, где-то новых договоров или приказов. При переносе данных вручную не исключены ошибки и пропуск важной информации из-за влияния человеческого фактора.  В рамках решения задач по синхронизации для большинства платформ разрабатываются различные модули.


Читайте о выборе системы электронного документооборота еще больше по ссылке.


В качестве примера можно привести разработанный на платформе DocsVision для синхронизации корпоративного контента модуль репликации (репликация – механизм устранения различий между копиями баз данных на серверах путем их синхронизации). Репликация данных имеет смысл при наличии двух и более серверов с базами данных одинаковой структуры. Перед началом репликации требуется синхронизировать структуру базы данных основного офиса с базами данных серверов в филиалах. Для этого создается моментальный снимок всех данных на сервере в основном офисе, предназначенных для копирования. Для развертывания на серверах филиалов сохраненную в моментальном снимке структуру данных необходимо доставить по сети, по протоколу FTP или на любом носителе.

После развертывания структуры данных синхронизация производится от сервера в основном офисе к серверам в филиалах, при этом не нужно постоянного соединения между серверами. Все изменения, сделанные на серверах филиалов, отслеживаются и фиксируются, а при установке соединения с главным сервером полученный результат копируется в базу издателя. Для выполнения синхронизации сервера должны или находиться в одной локальной сети, или, если соединение обеспечивается посредством глобальной сети (Интернет), быть объединены в VPN.

Если есть частный случай удаленного доступа к системе с нестабильным подключением к сети Интернет, то можно использовать оффлайн-клиент, который поддерживают многие платформы СЭД.

PR

Оффлайн-клиент позволяет работать с системой без прямого доступа к серверу СЭД.  Передача данных в этом случае осуществляется по электронной почте, в момент, когда есть соединение. Для любого бизнес-процесса – например, для согласования договоров или для ознакомления круга лиц с приказом – в СЭД создается задание, которое в дальнейшем получают сотрудники компании, являющиеся участниками бизнес-процесса.

В случае работы с оффлайн-клиентом задание открывается из почтовой программы, а синхронизация с системой происходит через почтовый сервер. 

СЛОВАРЬ

FTP (англ. File Transfer Protocol — протокол передачи файлов) — протокол, предназначенный для передачи файлов в компьютерных сетях. FTP позволяет подключаться к серверам FTP, просматривать содержимое каталогов и загружать файлы с сервера или на сервер; кроме того, возможен режим передачи файлов между серверами.

FTP является одним из старейших прикладных протоколов, появившимся задолго до HTTP, в 1971 г. Он и сегодня широко используется для распространения ПО и доступа к удаленным хостам.

VPN (англ. Virtual Private Network — виртуальная частная сеть) — обобщенное название технологий, позволяющих обеспечить одно или несколько сетевых соединений (логическую сеть) поверх другой сети (например, Интернет).

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль