Возможно ли в качестве средства автоматизации документооборота вместо СЭД использовать интернет-портал?

5

Вопрос

В нашей компании принято решение о внедрении интранет-портала. Руководство предполагает сэкономить на покупке СЭД и использовать в качестве средства автоматизации документооборота внедряемое портальное решение. Насколько это правильно? Возможно ли автоматизировать документооборот таким образом?

Ответ

Прежде всего, хочется отметить: несмотря на то что речь идет о двух различных областях управленческой деятельности, средствами автоматизации для внутренних коммуникаций и для документооборота могут служить одни и те же программные продукты, например, всем хорошо известный Microsoft Share Point. Поэтому такой подход к вопросу создания единого информационного пространства в вашей компании вполне возможен.

Однако стоит обратить внимание на то, что программный продукт уровня Share Point не является готовым решением, а лишь содержит готовые встроенные механизмы как для создания интранет-портала, так и для автоматизации документооборота. Поэтому принятие решения об использовании одного и того же программного решения для автоматизации различных направлений управленческой деятельности стоит предварительно изучить и проанализировать.

Для начала необходимо рассмотреть цели, которые ставятся при принятии решения об автоматизации двух направлений путем внедрения одного программного решения.


Статья о внедрении системы электронного документооборота поможет вам не допускать ошибок в работе.


PR

Так, для автоматизации области внутрикорпоративной коммуникации, как правило, ставится цель создания единого корпоративного пространства, обеспечения внутрикорпоративных коммуникаций, опубликования общекорпоративных документов и информации общего доступа и т.п.

Цели автоматизации процессов управления документами лежат несколько в иной плоскости.

PR

При внедрении СЭД прежде всего ставится цель оптимизации и унификации управленческих процессов, стандартизации документов, решения вопросов управления доступом к документам, повышения производительности труда сотрудников, снижения затрат.

То есть мы видим, что цели при реализации двух управленческих процессов совершенно разные.

Теперь определим примерную область автоматизации.

Интранет-портал, как правило, включает в себя некий набор сервисов, направленный на создание единой области внутрикорпоративной коммуникации:

PR

содержит данные о сотрудниках компании (телефонный справочник, дни рождения, структура), может содержать документы или формы документов, широко применяемые в деятельности всеми подразделениями компании.

Область, автоматизируемая при помощи СЭД, гораздо шире.

PR

СЭД стандартно автоматизирует такие делопроизводственные процессы, как учет и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, постановка на контроль и снятие с контроля документов, ведение номенклатуры дел, ведение справочника контрагентов, справочника видов документов.

Дополнительно СЭД может автоматизировать процесс совместной подготовки документов, процесс согласования документов, подписания документов, процессы оформления договорной и распорядительной документации, контроля исполнения поручений, ознакомления с документами, оформления протоколов и решений коллегиальных органов управления, предварительного согласования платежей, учета штампов и печатей, оформления доверенностей и т.д.

Кроме того, поскольку реализация проектов зачастую предполагает различный объем обрабатываемых документов и информации, разное количество пользователей, могут быть изначально разные требования к производительности, архитектуре баз данных, отказоустойчивости внедряемых систем. Но эти вопросы вполне решаемы, если с самого начала правильно подойти к вопросу проектирования, изучить детально область автоматизации, предполагаемый для автоматизации функционал, участников процессов и их роли.

Стоит обратить внимание еще на один немаловажный момент: если руководство компании приобретает готовое портальное решение, это вовсе не означает, что у компании-разработчика есть аналогичное готовое решение на предлагаемой платформе для автоматизации документооборота, а если даже таковое решение имеется, вовсе не факт, что оно подходит вашей компании.

Вопрос выбора и внедрения СЭД является сложным и многоэтапным, требует отдельного изучения и проработки, подключения к этому процессу компетентных представителей ключевых подразделений компании. Принятие решения автоматизировать документооборот на основе закупленного программного продукта для портального решения может привести к необходимости реализации заказной разработки, что, во-первых, затянет сроки внедрения, во-вторых, будет стоить дороже приобретения промышленной СЭД, в-третьих, будет подразумевать сомнительный результат, поскольку не в каждой компании есть грамотные технологи в области документоведения со знанием информационных технологий на требуемом для проектирования СЭД уровне.

Подводя итог вышесказанному, предлагаю вам  изучить имеющуюся информацию и подготовить для руководства компании формализованный аналитический материал, содержащий описание областей автоматизации каждого из проектов и рисков в зависимости от принятого решения. Это позволит оперативно снять имеющиеся вопросы и наметить правильные пути решения проблемы.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль