Существуют ли типовые инструкции или стандарты по документообороту для организаций, применяющих СЭД в работе?

50

Вопрос

Существуют ли типовые инструкции или стандарты по документообороту для организаций, применяющих СЭД в работе? Нам нужно усовершенствовать старую инструкцию и положения с учетом максимального использования СЭД.

Ответ

Нормативных документов, сколько-нибудь полно регламентирующих делопроизводство, в настоящее время нет вообще: после отмены Типовой инструкции по делопроизводству остались лишь «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477),  в которых об электронных документах и об управлении ими сказано немного, неполно и не без ошибок. Не могу не процитировать ст. 41 этого документа:

PR

«Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Система электронного документооборота федерального органа исполнительной власти должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации». 


Более подробно о организации документооборота в 2017 году вы можете узнать в статье.


         Как видите, по мнению авторов этого документа, вне систем электронного документооборота электронных документов не бывает! Что же касается упомянутых в данном пункте требований, то их обязательно следует посмотреть – это «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» (утв. приказом Минкомсвязи РФ от 02.09.2011 № 221).

         Имеется ряд взаимосвязанных с «Правилами…» методических рекомендаций Росархива, таких как:

  • «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 №76);
  • «Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения» (согласовано ЦЭПК при Росархиве 17.05.2011).

         Со своей стороны я бы рекомендовала использовать в качестве образца ведомственные инструкции по делопроизводству наших передовых ведомств, таких, например, как Федеральная налоговая служба (их можно отыскать в справочно-правовых системах).

         Что касается стандартов, то напомню, что они в настоящее время применяются на добровольной основе, т.е. фактически являются методическими документами. Большинство современных стандартов, принятых на основе международных стандартов ИСО, являются высокоуровневыми документами. В них не рассказывается о конкретных технологиях процессов управления документами, но из них можно позаимствовать и включить в свои нормативные документы хорошо сформулированные принципы и положения общего плана. Здесь в первую очередь желательно познакомиться с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».

         Кроме того, рекомендую также обратить внимание ещё на два документа, подготовленные в 2011 г. техническим подкомитетом по стандартизации ТК 459/ПК 6 «Жизненный цикл электронного документооборота».

PR

Это стандарт ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности», который вскоре будет опубликован.

Второй стандарт, ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 (утв. Приказом Росстандарта от 17.09.2012 N 325-ст "Об утверждении национального стандарта"). 



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль