Как правильно подготовить организацию к внедрению электронного документооборота, чтобы минимизировать возможные негативные последствия?

18

Вопрос

Руководство нашей компании приняло решение о внедрении у нас системы электронного документооборота. Расскажите, как правильно подготовить организацию к внедрению новой системы, чтобы минимизировать возможные негативные последствия.

Ответ

Для того, чтобы максимально эффективно внедрить СЭД (систему электронного документооборота) в компании, необходимо представлять себе саму процедуру внедрения в целом, а также этапы этого внедрения. Это позволит минимизировать риски, характерные как для внедрения СЭД, так и для тех изменений, которые будут происходить в компании.

Еще до того, как в организацию приедут специалисты внедренца, чтобы произвести предпроектное обследование, специалистам, ответственным за документационное обеспечение компании, необходимо задокументировать все особенности системы документооборота, которая в дальнейшем будет автоматизирована.

Для чего это делается? Прежде всего для того, чтобы зафиксировать все особенности имеющейся системы управления, которая неразрывно связана с системой документооборота организации. Самым простым и эффективным способом для этих целей является разработка группы локальных актов, регламентирующих документооборот организации: положение о документообороте, в котором зафиксированы основные принципы документационного обеспечения управления компании, регламенты процедур (по одному регламенту на каждую процедуру документооборота).


Мы рекомендуем почитать о организации документооборота в 2017 году материал по этой ссылке.


В регламентах необходимо максимально детально зафиксировать маршрут каждого документа, требования к атрибутам на каждом этапе его обработки и к документу в целом, условия начала и окончания работ по документу и по каждому процессу работы с ним.

По окончании работ компания становится обладателем комплекта регламентирующей документации, которая сохранит актуальность от двух месяцев до года. Если процесс внедрения СЭД начнется не ранее, чем через полгода после разработки регламентирующих документов, то эту документацию необходимо будет еще раз актуализировать, зафиксировав современное состояние процессов управления. Если документации год и более, то, скорее всего, необходимо ее полностью переработать для максимального соответствия современному состоянию дел.

Далее, учитывая, что отдельные процессы управления до внедрения в организации системы электронного документооборота “дотягиваются” до тех работников, на столах у которых нет персональных компьютеров и не планируется их установка, необходимо доработать процедуры управления таким образом, чтобы обеспечить своевременное информирование таких исполнителей, а также дать им возможность выполнять свои должностные обязанности и при отсутствии непосредственного доступа к СЭД.

На самом первоначальном этапе изменения модели документооборота, предшествующей внедрению, необходимо предусмотреть должностное лицо, ответственное за документооборот в каждом конкретном подразделении — контролера. Именно этот работник, имея в своем распоряжении доступ к СЭД на своем автоматизированном рабочем месте, и будет осуществлять информирование исполнителей о поставленных перед ними задачах и сроках их исполнения, а также регистрировать в СЭД отчеты об исполнении поставленных поручений. По окончании указанных работ необходимо задокументировать внесенные в структуру документооборота изменения, отобразив их в новой редакции положения о документообороте и/или регламенте контроля исполнения поручений. Это позволит перенести в практически неизменном виде усовершенствованный процесс в систему электронного документооборота, избежав риска разрыва связи между частью исполнителей и СЭД.

Об этих особенностях необходимо обязательно проинформировать аналитиков компании, которая будет осуществлять процесс внедрения СЭД, а в дальнейшем, при согласовании таких документов, как отчет об обследовании, техническое задание на автоматизацию, необходимо проконтролировать, присутствует ли описание этих аспектов и если присутствует, то в достаточном ли объеме они описаны.

Поскольку автоматизированная система функционально будет опираться именно на эти документы, а в частности на техническое задание, слабое документирование особенностей процессов управления грозит компании практической утратой того наработанного годами управленческого инструментария, который помогал ей справляться с разнообразными проблемами до внедрения системы электронного документооборота. Именно поэтому необходимо требовать доработки документации в тех частях, которые проработаны слабо либо описание которых отсутствует, несмотря на важность этих элементов в документообороте организации.

После того, как техническое задание многократно вычитано и утверждено, начинается подготовка СЭД к внедрению, во время которой разработчики и консультанты и придают системе функциональность, зафиксированную в техническом задании. Какую функциональность задокументировали - такую и реализуют. В это время в самой компании, которая готовится к внедрению, производится обучение сотрудников работе с СЭД. Для этого компания-разработчик системы или компания, осуществляющая ее внедрение, обучают нескольких работников вашей организации - инструкторов и администраторов. После прохождения обучения именно инструкторы начинают обучение всех сотрудников организации работе с системой таким образом, чтобы через 2-3 недели эти люди могли в полном объеме перейти на работу с СЭД.

К моменту, когда с начала проекта прошло примерно две недели, система уже готова к тому, чтобы ее можно было показывать. Ее развертывают и включают в работу таким образом, чтобы выявить все возможные отклонения, которые только можно выявить. Этот этап называется этапом опытной эксплуатации.

На этом этапе на работников канцелярии возлагается обычно двойная нагрузка по выполнению документоориентированных процедур на предприятии:

во-первых, часть работ временно ведется по старинке, так как документооборот должен эффективно работать без перерывов, в том числе и при внедрении новой СЭД; во-вторых, в это время уже должна работать информационная система, которую нужно обязательно и в полном объеме подвергнуть тестированию, понимая, что все не выявленные на этом этапе отклонения придется реализовывать, скорее всего, уже за дополнительную плату.

Для того, чтобы по возможности снизить на этом этапе нагрузку на персонал подразделений, ответственных за процедуры документооборота, эту задачу необходимо озвучить еще на начальных этапах проекта внедрения, а также сообщить о необходимости соответствия всех печатных форм системы формам, использовавшимся в организации ранее. Тогда ввод данных в систему и последующий их вывод в отчетные формы сможет заменить оформление документации по старинке. По окончании опытной эксплуатации распечатка отчетных форм (журналов и т.д.) будет упразднена, данные останутся лишь в СЭД, а нагрузка на работников при этом будет заметно снижена.

По окончании опытной эксплуатации производится сдача СЭД в промышленную эксплуатацию, которая и является основным режимом функционирования системы на вашем предприятии. Разделяет эти этапы обычно приемка системы, выполняемая в соответствии с программой и методикой испытаний (ПМИ). В зависимости от успешности выполнения требований ПМИ и будет решаться вопрос о сдаче СЭД в промышленную эксплуатацию с одной стороны и завершении проекта внедрения системы с другой.

Таким образом, проанализировав, изменив и задокументировав процедуры делопроизводства и документооборота, уделив максимальное внимание отчету об обследовании и техническому заданию на первом этапе внедрения СЭД, обучению и соответствию ответных форм и журналов, имеющихся в СЭД, тем, что были приняты в вашей компании до информационной системы на этапе опытной эксплуатации и выполнению системой программы и методики проведения испытаний, вы сможете очень заметно снизить как риски самого внедрения, так и возможность наступления всех возможных негативных последствий. Что в свою очередь также сделает работу с СЭД более эффективной и, как следствие, более результативной систему правления организацией, которая сохранит сильные качества системы, предшествовавшей внедрению, в совокупности с повышением эффективности за счет внедрения СЭД.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль