Как составить Положением о службе ДОУ?

16

Вопрос

Нас обязали ознакомиться с Положением о службе ДОУ. Что это за документ и зачем он нужен нам, секретарям отделов?

Ответ

В организации любой формы, собственности ответственность за ведение делопроизводства возлагается на специальную службу, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ, служба ДОУ, канцелярия, секретариат. В этом случае в организации составляется Положение о службе ДОУ (общем отделе, управлении делами и т.д.). Иногда за ведение делопроизводства отвечает секретарь руководителя или назначенный руководителем работник – в этом случае Положение о службе ДОУ не составляется.


Важную информацию о службе ДОУ вы найдете в материале здесь.


Если секретарь трудится в фирме, где создана служба ДОУ и есть положение об этой службе, то он должен знать, что написано в нем. Это поможет секретарю точнее осознать свое место в управленческой структуре, взаимосвязь и взаимозависимость его должностных прав и обязанностей в работе с официальными документами со службой ДОУ. Более того, секретарь должен взаимодействовать со службой ДОУ, если она имеется в организации: если по административным вопросам секретарь подчиняется своему руководителю, то по нюансам составления и оформления служебных документов, их регистрации, контроля исполнения, организации текущего хранения, формирования дел и т. д. – т. е. по документационному обеспечению в целом – все секретари обращаются к службе ДОУ. Только при таком условии организация делопроизводственного обслуживания будет представлять систему.

В Положении о службе ДОУ четко разъясняются обязанности секретаря и к нему можно обратиться в случае, когда между секретарем и руководителем службы ДОУ возникает служебный спор о том, что должен или не должен делать секретарь. Также руководитель может поручить секретарю дать заключение на подготовленный проект Положения, поэтому секретарь должен знать структуру и содержание этого документа.

Положение о службе ДОУ оформляется на общем бланке организации (т. к. относится к ОРД); визируется заместителем руководителя организации, отвечающим за делопроизводство, начальником отдела труда и заработной платы (если такой отдел создан), руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи, юристом; подписывается руководителем службы ДОУ; утверждается руководителем организации.

Структура текста Положения состоит из разделов. Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

Составляя Положение о службе ДОУ, необходимо использовать “Примерное положение о службе документационного обеспечения управления”, помещенное в качестве приложения 12 к Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В нем пять разделов:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи.

3. Функции.

4. Права и ответственность (в Примерном положении они объединены в один раздел, но на практике они всегда являются самостоятельными разделами).

5. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

В разделе 1 “Общие положения” устанавливается точное название службы – ДОУ – ее место в структуре организации, степень самостоятельности службы.

При определении степени самостоятельности рекомендуем полностью использовать п. 1.2 приложения № 12 к ГСДОУ, подчеркивающий обязательную независимость службы ДОУ: “Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации”.

Затем указывается наименование должности руководителя службы ДОУ (начальник, заведующий, управляющий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.

Если в службе ДОУ есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения перечисляет все звенья организационной структуры службы.

Отдельным пунктом дается перечень основных законодательных, правовых, нормативных и методических документов, которыми служба ДОУ руководствуется в своей работе.

В соответствии с п. 1.11 Примерного положения, служба ДОУ имеет свою печать, поэтому в положении приводится ее описание, условия ее хранения и использования.

Раздел 2 “Цели и задачи” формулирует цель и основные задачи службы делопроизводства. При этом их круг нельзя сужать до задач его руководителя.

Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по ДОУ.

Служба ДОУ решает следующие задачи:

совершенствует формы и методы работы с документами; обеспечивает единый порядок документирования и организации работы с документами; сокращает объем документооборота; разрабатывает и внедряет нормативные документы (можно их перечислить) по делопроизводству и прогрессивные технологии в работу службы ДОУ.

Раздел 3 “Функции” является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой делопроизводства, в т. ч. и специфические для данной организации. Например:

осуществляет экспедиционную обработку; регистрирует документы; организует своевременное рассмотрение и подготовку к докладу руководству входящих документов; регулирует ход исполнения документов; осуществляет контроль сроков исполнения документов; ведет информационно-справочную работу по документам; составляет и ведет сводную номенклатуру дел; готовит дела для передачи в архив организации; ведет делопроизводство по обращениям граждан; контролирует ведение делопроизводства в структурных подразделениях организации; следит за повышением квалификации работников службы ДОУ; консультирует по вопросам делопроизводства; организует рабочие места и условия труда работников службы ДОУ.

Раздел 4 “Права” перечисляет права, которые закрепляются за службой в целом для выполнения возложенных на нее задач и функций.

Например, служба делопроизводства может наделяться правом проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления и оформления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций и т. д.

В этом разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства.

Например, подписывать, утверждать, визировать документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т. д.

Раздел 5 “Ответственность” содержит основные позиции, за которые несет ответственность делопроизводственная служба.

Например: за состояние документации организации, обеспечение установленного порядка организации работы с документами, выполнение указаний и поручений руководства, соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.

В разделе 6 “Взаимосвязи” указываются наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций.

Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.

Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства или изменении ее внутренней организационной структуры, введении новых форм и методов организации труда, а также при внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.

Образец Положения о службе ДОУ

Закрытое акционерное общество “АВРОРА”                          УТВЕРЖДАЮ

(ЗАО  “АВРОРА”)                                                                       Генеральный директор

                                                                                                        Волков         А.Д. Волков

ПОЛОЖЕНИЕ                                                                             17.01.2010

                                                                      

_16.01.2010___№__3__

г. Мурманск

О канцелярии

1. Общие положения

2. Цели и задачи

3. Функции

4. Права

5. Ответственность

6. Взаимосвязи с другими структурными подразделениями

Заведующий канцелярией                                Григорьева                             Р.О.   Григорьева

Зам. генерального директора

Ефремов   Т.Ю. Ефремов

15.01.2010

Начальник ОТИЗ

Лебедев  И.О. Лебедев

14.01.2010

Юрисконсульт

Трофимов Ф.Ф. Трофимов

14.01.2010



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль