Какая разница между перечнями типовых управленческих документов?

10

Вопрос

Существует два перечня типовых управленческих документов - Перечень типовых управленческих АРХИВНЫХ документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (приказ Минкультуры от 25.08.2010) и Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (приказ Росархива от 06.10.2000). Какая между ними разница и каким перечнем руководствоваться при составлении номенклатуры дел?

Ответ

Заданный вами вопрос затрагивает один из аспектов экспертизы ценности документов. Как известно, в целях сохранения документов, имеющих особую ценность как для государства, так и для каждого собственника (организации, частного лица), они подлежат изучению и анализу на основании особых критериев. Данное изучение в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение называется экспертизой ценности документов. В организациях экспертиза ценности проводится в три этапа. Первый этап – наиболее ответственный. На данном этапе делопроизводственная служба при участии постоянно действующей Экспертной комиссии и под методическим руководством архива определяет состав документов, образующихся в деятельности структурных подразделений, сроки хранения данных документов и схему систематизации документной информации, которая в дальнейшем используется для систематизации архивных документов фонда, составления описей на дела постоянного хранения. Данные элементы закрепляются в таком документе как номенклатура дел конкретной организации.

Одной из важнейших функций номенклатуры дел как локального нормативного акта является установление сроков хранения конкретных документов, заводимых в организации. Сроки хранения документов, закрепленные в номенклатуре дел, должны соответствовать нормативным документам государственного, а в ряде случаев и ведомственного (отраслевого) уровня.


Читайте о информационно-справочных документах больше информации в статье по ссылке.


Для определения сроков хранения документов, отбора их на дальнейшее хранение и выделения к уничтожению документов, утративших практическое значение, существует целостная система нормативно-методических пособий, в которую входят списки источников комплектования государственных архивов, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и др.

Среди основных нормативных документов, являющихся основанием для определения сроков хранения документов, образующихся в деятельности всех юридических лиц, независимо от их статуса, следует выделить:

1.Федеральные законы.

Например, в ст. 17 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ установлены сроки хранения первичных учетных и других документов не менее 5 лет.

2. Подзаконные акты.

Например, «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утв. Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.

3. Типовые перечни документов со сроками хранения.

В соответствии с п. 3 статьи 6 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждает специально уполномоченный Правительством Российской Федерации орган исполнительной власти, в настоящее время – Министерство культуры РФ.

Для определения сроков хранения управленческих документов, созданных в различные периоды, следует использовать следующие типовые перечни:

Наименование перечня

Годы документов, на которые распространяется действие перечня

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

С 2011 года допускается использовать данный перечень для установления сроков хранения документов, созданных с октября 2010 года, если в начале года в организации не была утверждена номенклатура дел

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. 06.10.2000

1995-2010 гг.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения, утв. 15.08.1988

1980-1995 гг.

4. Типовые перечни отдельных видов документов, с указанием сроков хранения.

Например, "Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182.

5. Перечни документов постоянного хранения, подлежащих приему в государственные (муниципальные) архивы.

Данные перечни разрабатываются и утверждаются Федеральной архивной службой России, например, «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов», М., 1996; «Перечень документов по планированию экономического и социального развития, подлежащих приему в государственные архивы СССР», М., 1984.

6. Ведомственные (отраслевые) перечни документов со сроками хранения. Например, «Перечень документов Госкомиздата СССР и  подведомственных ему учреждений, организаций и предприятий (с указанием сроков хранения), М., 1987.

7. Примерные или типовые номенклатуры дел для отдельных категорий (видов) учреждений, организаций и предприятий, действующих на территории РФ. Данные номенклатуры дел согласовываются с Федеральной архивной службой России, и утверждаются руководителями министерств и ведомств, например «Примерная номенклатура дел (нарядов) государственной нотариальной конторы», утв. Министерством юстиции РСФСР 08.01.1982; «Примерная номенклатура дел организации общественно-политического движения», М., 1992.

В дополнение следует отметить, что сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях начинают исчисляться с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Организации вправе менять срок хранения документов, но только в сторону увеличения по сравнению с основными нормативными документами. Данное изменение сроков обязательно согласовывается экспертной комиссией организации, при необходимости экспертно-проверочной комиссией государственного архива, и закрепляется в номенклатуре дел конкретной организации.

Таким образом, для определения сроков хранения документов, созданных в организации в 2011 году, в качестве основного методического пособия и нормативного документа следует использовать «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 №  558. В особых случаях, например, при условии хранения в организации научно-технической или иной специальной документации, осуществления деятельности организации в виде акционерного общества, ее принадлежности к  отраслевой системе с налаженной системой перечней и номенклатур документов, для определения сроков хранения следует использовать специальные нормативные документы.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль