Дает ли СЭД возможность дистанционно управлять документооборотом?

36

Вопрос

Дает ли СЭД возможность дистанционно управлять документооборотом? Каким образом это происходит? Возможно ли совместить дистанционность и безопасность?

Ответ

Системы электронного документооборота, по сути, автоматизируют управленческую деятельность и являются кровеносной системой для любой организации. Передача от сотрудника к сотруднику документов, информации, отслеживание и контроль исполнения поручений, предоставление сервисов совместной работы над документами, хранение большого количества данных, поиск и системы генерации отчетности – все это составные части СЭД. Естественно, что СЭД должны предоставлять сервисы дистанционного доступа к данным, так как работа определенных категорий сотрудников, в первую очередь – руководителей, связана с постоянными разъездами, командировками. При этом им необходимо получать актуальную информацию и, даже находясь в другой стране, иметь возможность контролировать работу в офисе.


Мы рассказывали ранее о документообороте в материале по ссылке.


Дистанционная работа реализуется различными способами, например:

  • интеграция с корпоративными порталами;
  • подключение с помощью коммуникатора;
  • специализированные автоматизированные рабочие места (АРМ) для руководителей;
  • оффлайн-работа с последующей синхронизацией с сервером СЭД.

У каждого способа есть свои плюсы и минусы, и ни один из них не является заменой другого. Для каждой организации можно выбрать такой набор возможностей дистанционной работы, который будет наиболее эффективен именно для ее специфики.

В случае интеграции с корпоративным порталом мы получаем возможность работы с СЭД через удаленный доступ с любого компьютера без установки дополнительных компонент.

            Если же нам нужно срочно получить отчет или создать поручение, то можно с помощью коммуникатора быстро подключиться к системе и воспользоваться нужным сервисом.


Мы рекомендуем почитать о ведении документооборота материал по этой ссылке.


Специализированные АРМ для руководителей применяются в тех случаях, когда руководители непосредственно работают с системой.

Данные автоматизированные рабочие места имеют легкий и простой интерфейс и полностью ориентированы на максимальное удобство работы, минимум операций. С помощью такого рабочего места руководитель может комфортно работать с документами, поручения, отчетами – как с ноутбуков, так и с таких популярных устройств, как iPad.

Последний вариант дистанционной работы – оффлайн-режим, применяется достаточно редко и становится все менее актуальным. Единственная его польза – возможность работы при отсутствии связи с внешним миром. В остальном же этот вариант дистанционной работы несет только неудобства и риски конфликтов при синхронизации.

Естественно, дистанционная работа должна быть и безопасной, так как многие документы СЭД могут быть конфиденциальными, составлять коммерческую тайну. Для обеспечения безопасности передачи данных применяются различные средства: авторизация с помощью сертификатов, применение криптографических средств, использование специальных протоколов, а также разграничение доступа к информации внутри СЭД.


Читайте о документообороте в 2017 году больше информации в статье по ссылке.


Как правило, применяется комплекс средств – и на уровне инфраструктуры, и на уровне СЭД одновременно. Кроме того, дополнительно можно ограничить доступ при внешнем подключении к различным видам документов, чтобы дополнительно повысить безопасность данных.

Дистанционная работа в современных условиях, скорее, не дополнительная возможность, а необходимость. Бизнес должен быть непрерывным, сервисы – постоянно доступны для использования потребителем, системы функционировать четко, а работа должна быть комфортной и безопасной. Вот основные принципы, которые необходимо реализовывать при организации дистанционной работы СЭД.

Словарь

Автоматизированное рабочее место (АРМ) – программно-технический комплекс, предназначенный для автоматизации деятельности определенного вида. АРМ объединяет программно-аппаратные средства, обеспечивающие взаимодействие человека с компьютером, предоставляет возможность ввода информации (через клавиатуру, компьютерную мышь, сканер и пр.) и ее вывод на экран монитора, принтер, графопостроитель, звуковую карту – динамики или иные устройства вывода. Как правило, АРМ является частью АСУ (автоматизированной системы управления).

iPad - планшетный компьютер (гибрид компьютера и коммуникатора с функциями чтения  книг, медиаплеера, интернет-терминала) .

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль