Активировать демодоступ

Секретариат

Как уничтожать документы, которые одновременно хранятся и в электронной, и в бумажной версии?

30 апреля 2016
53
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Как уничтожать документы, которые одновременно хранятся и в электронной, и в бумажной версии?

Ответ

Бумажные и электронные документы, в том числе подписанные электронной подписью, должны храниться в течение срока, установленного для хранения документов на бумажных носителях. Порядок хранения и уничтожения документов должен осуществляться по правилам, определенным в локальном нормативном документе организации, не противоречащим действующему законодательству: «Правилам делопроизводства в Федеральных Органах исполнительной власти» (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №477 с изм. от 7 сентября 2011 г.), «Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76), «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558), и, желательно, соответствовать документу «Основные правила работы архивов организаций» (одобренному решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.), носящему рекомендательный характер.

По истечении срока хранения электронные документы должны уничтожаться с одновременным уничтожением копий этих документов на бумажных носителях. Процедура уничтожения, как уже было сказано выше, должна быть описана в локальном нормативном документе и в общем случае соответствовать следующим правилам:

  • оформляться юридически (должен составляться акт об уничтожении);
  • быть надежной и конфиденциальной (исключать возможность восстановления);
  • проводиться в присутствии представителя компании или сопровождаться видеозаписью, если уничтожение документов производит сторонняя организация.

О уничтожении документов читайте подробнее здесь.


Основные методы уничтожения документов, принятые в РФ и международной практике:

на бумажных носителях:

  • сдача на переработку бумажных документов, не содержащих конфиденциальной информации;
  • физическое уничтожение: измельчение, химическая обработка, термальная обработка, закапывание. Как правило, используется измельчение (шредирование).

уничтожение электронных документов:

  • уничтожение электронных документов с использованием специального программного обеспечения, которое уничтожает информацию методом перезаписи или стирания;
  • размагничивание рабочей поверхности носителя магнитным полем (для лент и магнитных дисков);
  • механическое уничтожение носителя вместе с информацией.

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.