Нужно ли на распорядительные документы ставить печать?

54

Вопрос

Нужно ли на распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание) ставить печать организации? Как оформлять такие документы в соответствии с современными правилами делопроизводства?

Ответ

В практике делопроизводства сложились определенные правила оформления распорядительных документов: приказов, распоряжений, указаний и т.д. В соответствии с этими правилами реквизит «Оттиск печати» не принято использовать в распорядительных документах.


Вы узнаете больше о печатях и штампах, если перейдете в материал.


Отметим, что раньше правила оформления приказов и распоряжений закреплялись в нормативном документе  «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536), далее – Типовая инструкция. Данный документ, хотя и был предназначен только для федеральных органах, он широко использовался другими государственными и негосударственными организациями.

В настоящий момент Типовая инструкция утратила силу, а правила оформления приказов и распоряжений не вошли в иной правовой акт, регламентирующий создание и организацию работы с документами. То есть сегодня информацию о том, как следует оформлять приказы и распоряжения, можно найти только в документах, носящих рекомендательный характер. К ним, в первую очередь, нужно отнести Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76), далее – Методические рекомендации. Приложение № 15 к Методическим рекомендациям описывает порядок подготовки и оформления приказов (распоряжений) и содержит перечень реквизитов, которые должны иметь данные документы. Также не стоит забывать про ГОСТ Р 6.30-2003, который устанавливает требования к оформлению реквизитов документов.


Читайте об организации делопроизводства, чтобы не совершать ошибок.


ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Итак, при подготовке приказов, распоряжений и указаний принято использовать следующие реквизиты: При создании некоторых приказов (распоряжений) по личному составу должны использоваться  унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.012004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

  • реквизиты бланка: Также бланки распорядительных документов содержат ограничительные отметки, которые позволяют выделить месторасположение реквизитов, оформляемых при регистрации. К этим реквизитам относятся дата документа и регистрационный номер.

- Государственный герб Российской Федерации, (герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); На любом бланке данные реквизиты используют в соответствии с учредительными документами организации. Т.е. на бланке может присутствовать только один из вышеуказанных реквизитов, а может и не быть ни одного из них.

- наименование организации;

-наименование вида документа;

- место составления или издания документа.

  • реквизиты, оформляемые при подготовке проекта документа:

- заголовок к тексту (наименование документа),

- текст документа;

  • реквизит, оформляемый в процессе внутреннего согласования проекта документа:

визы согласования документа.

  • реквизит, оформляемый при подписании документа:

подпись.

- дата документа;

- регистрационный номер документа.

  • реквизиты, оформляемые при регистрации документа:

При этом в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в приложении № 15 написано, что копии приказов и распоряжений, созданные на бумажном носителе и предназначенные для передачи адресатам, следует заверять печатью службы делопроизводства.

 «Копии приказов (распоряжений) на бумажном носителе Служба делопроизводства заверяет печатью Службы делопроизводства и направляет адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в Службу делопроизводства».

Схожие требования содержатся в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 в п. 3.21.


Вам будет полезно узнать о документах делопроизводства в материале по ссылке.


При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

Итак, в настоящее время правила оформления распорядительных документов и необходимость заверения печатью их копий, предназначенных для передачи в структурное подразделение организации или ее должностному лицу, устанавливаются организацией и закрепляются в инструкции по делопроизводству. При этом в инструкции по делопроизводству организации желательно описать сложившиеся правила оформления приказов и распоряжений, зафиксированные в вышеуказанных документах, несмотря на их рекомендательный характер. Это позволит повысить качество создаваемых распорядительных документов.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль