Каким уведомить деловых партнеров о проведении конференции?

43

Вопрос

В моей работе часто возникает необходимость передать кому-то информацию в письменной форме. Каким документом можно уведомить деловых партнеров о проведении конференции, семинара или сообщить им какую-то важную новость?

Ответ

Для сообщения информации в управленческой деятельности широко используются деловые письма.

Это может быть информация о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.), о каких-либо действиях, которые может или должен совершить корреспондент, либо об особенностях применения законодательных или иных нормативных правовых актов и др. Такие письма в совокупности относят к письмам информационного характера.

Существует несколько разновидностей писем для которых именно информационная функция является главной. Это письма-сообщения, извещения и уведомления.

Определить четкие границы между этими разновидностями писем достаточно трудно. Можно даже сказать, что выбор той или иной разновидности письма во многих случаях определяется традициями, сложившимися в определенной сфере делового общения.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.


Вам будет полезно узнать о административной поддержке руководителя в материале по ссылке.


Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.


Мы рассказывали ранее о организации совещаний в материале по ссылке.


Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что … ;

Информируем Вас о том, что …;

Доводим до Вашего сведения, что …;

Извещаем Вас о …;

Считаем необходимым поставить Вас в известность о … .

Письмо-сообщение может состоять из двух частей (обоснование – заключение) или только одной части (заключения). В первом случае письмо-сообщение составляется по следующей схеме:

В связи с … (или: В соответствии с …; В целях … и др.)…  сообщаем Вам, что … (или: …сообщаем Вам о том, что…).

Пример оформления письма-сообщения:

Общество с ограниченной ответственностью

«ДомоСтрой»

Фрунзенская наб., д. 3, г. Москва, 170040

тел. (495) 913-09-08,

тел./факс: (495) 913-19-19

ОКПО 7856231   ОГРН9876543210086

ИНН/КПП 9654378271/687951234

28.02.2009_ № __02-13/56__

На № _________ от __________

Префектура Юго-Западного административного округа

г. Москвы

                       

Сообщаем Вам, что в соответствии с предписанием ИГАСН от 02.04.2009 № 35-67 работы на объекте по адресу: Севастопольский просп., вл. 143-145 приостановлены и будут возобновлены только после оформления разрешения ИГАСН в установленном порядке.

Генеральный директор                                           Федоров                                И.С. Федоров

И.М. Михайлов

914-22-18

В управленческой деятельности письма-извещения и письма-уведомления, как правило,  используются для информирования организаций, учреждений, предприятий, лиц о каких-либо мероприятиях или действиях с целью их привлечения к участию в проводимых мероприятиях или к осуществлению каких-либо ответных действий.

В зависимости от конкретной ситуации эти разновидности писем могут только сообщать информацию о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую дополнительную информацию.

Письма-извещения и уведомления могут иметь приложения -  программу мероприятия,  анкету участника или иные информационные материалы.

В извещениях и уведомлениях практически не используются вступительные обращения этикетного характера: "Уважаемый …!" или "Уважаемые …!" , в отличие от писем-приглашений, в которых, напротив, должны присутствовать и вступительные обращения, и заключительная этикетная фраза "С уважением", а в качестве ключевой фразы выступает глагол "приглашаем".

Извещения и уведомления обычно начинаются указанием даты, времени, места проведения мероприятия:

"15 ноября 2009 г. в 15.00 в конференц-зале академии состоится …" или "Сообщаем, что 11 октября 2009 г. в 10.00 состоится заседание…".

В письмах-уведомлениях, как правило,  используется ключевая фраза:

 "Уведомляем Вас о ….", "Уведомляем, что …" и т.п.

Извещения и уведомления, направляемые широкому кругу адресатов, рассылаются по списку, поэтому реквизит "Адресат" оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются извещения и уведомления руководителем организации, заместителем руководителя или непосредственно лицом, отвечающим за организацию и проведения мероприятия. Эти письма могут подписываться руководителями нескольких организаций, если мероприятие - совместное.

Письма-извещения и уведомления могут рассылаться по факсу, электронной почте, при этом в большинстве случаев не требуется направлять корреспонденту подлинник письма по почте. Для писем-извещений и уведомлений организации могут использовать унифицированные формы с трафаретным текстом.

Для информирования широкого круга адресатов письма-извещения  и уведомления могут публиковаться в печати, например, извещения (уведомления) о проведении годовых собраний акционеров в акционерных обществах.

Пример оформления письма-извещения

Открытое акционерное общество

МЕЖДУНАРОДНЫЙ

ТОРГОВЫЙ  АЛЬЯНС

(ОАО «МТА»)

Главе Московского

Ул. Новая, 28, Москва, 103084

представительства фирмы

Тел.: (495) 147-87-68

Факс: (495) 147-13-76

«Фарст»

г-ну И.Т. Фролову

ОКПО 7856231 ОГРН 9876543210086

ИНН/КПП 9654378271/687951234

_20.11.2009_____№ 01-08/279____

На № _________ от_____________

Об участии в работе совещаний

10-15 декабря 2009 г. в Торгово-промышленной палате Российской Федерации ежедневно с 10 до 15 час. будут проводиться совещания с торговыми и промышленными компаниями, в том числе зарубежными, специализирующимися на поставке продовольственных товаров. На совещаниях будет обсуждаться вопрос их вхождения в состав участников АО «МТА».

Совещания будут проводиться в Голубом зале ТПП (Биржевая пл., д. 2).

Справки по телефону: (495) 221-23-12.

Зам. председателя                                        Колосов                                             А.Р. Колосов

Пример унифицированной формы письма-уведомления

Уведомляем Вас, что __________________________________________________

                                                           (наименование передаваемых прав)

получено Вами в(о) __________________________________ (владение, собственность)

законным образом в соответствии с договором № ______ от "__"___________ 200__ г.

Ограничения: ________________________________________________________

__________________________________________________________________________

Право __________________________________ окончательно перешло от нас к Вам.

Руководитель                                                                                                   И.О. Фамилия

Печать



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль