Какие дела необходимо завершить до конца года?

32

Вопрос

Я знаю, что до конца года нужно разработать и утвердить номенклатуру дел. Какие еще дела необходимо завершить мне, как секретарю руководителя, до конца года?

Ответ

Желательно еще в начале четвертого квартала составить для себя календарный план работ, которые необходимо выполнить до конца года. Этот план включает определенные действия и виды работ – в зависимости от ваших функциональных обязанностей. Что же нужно успеть сделать?

1. Разработать и утвердить у руководителя номенклатуру дел, растиражировать ее и передать в заверенных копиях (или в выписках) в структурные подразделения организации.

2. В рамках методического руководства и контроля за организацией делопроизводства в структурных подразделениях проверить, чтобы в структурных подразделениях были оформлены обложки дел в соответствии с номенклатурой дел на очередной календарный год.

На обложке дела должны быть указаны: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дел, заголовок дела, год его заведения и срок хранения.

3. Если предполагается введение в действие нового положения о документационном обеспечении управления, подготовить проект приказа об утверждении и введении в действие положения с 1 января очередного года.

Примерный текст проекта приказа

ЗАО «Прогресс»

ПРИКАЗ

__________________

№_______________

Москва

Об утверждении Положения о документационном обеспечении управления

В целях совершенствования процессов управления документами

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Утвердить Положение о документационном обеспечении управления.

  2. Ввести в действие Положение с 01 января 2012 года.

  3. Считать Инструкцию по делопроизводству утратившей силу с 01 января 2012 года.

Директор                                                                                                                 Д.Ю. Данилов

С.А. Рянцева

123 45 69

____________________________________________________________________

4. Имея в виду, что при регистрации используется валовая порядковая нумерация, в соответствии с положением о документационном обеспечении управления обновить регистрационные и учетные формы.

5. Проверить сроки действия договоров на поставку канцелярских и хозяйственных товаров, обслуживания средств офисной организационной техники, курьерскую доставку, почтовое обслуживание и т. д. При необходимости инициировать продление заключенных договоров или заключение новых.

6. Согласовать с руководителем перечень представительских и конферентных мероприятий, запланированных на очередной год: конференций, семинаров, симпозиумов, приездов делегаций и др.

7. Уточнить даты проведения запланированных внутриорганизационных мероприятий.

8. Уточнить и откорректировать имеющиеся в организации информационные базы: партнерские, клиентские, должностных лиц организации, обратив особое внимание на изменение должностных статусов и юбилейные даты.

9. Внести информацию обо всех памятных датах (юбилейных, договорных мероприятиях) в свой органайзер и, если это предусмотрено форматом взаимодействия «руководитель – секретарь», в органайзер руководителя таким образом, чтобы обеспечить себе порядок предварительного уведомления о них.

10. Составить список поздравляемых, текст поздравления с Новым годом, согласовать их с руководителем и организовать рассылку поздравлений (желательно, не позднее чем за две недели до праздника) только традиционной почтой или способом курьерской доставки.

11. Организовать заполнение должностными лицами структурных подразделений унифицированной формы заказа (заявки) на приобретение необходимых им канцелярских товаров. Разработать унифицированную форму в случае ее отсутствия.

Можно рекомендовать следующую форму заказа (заявки) на приобретение материалов (канцелярских, хозяйственных товаров и т. д.)

Заказ (заявка)

на приобретение материалов

              ___________                                                                                             №___________

                (дата)                                                                                           

Заказчик _________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

№ п/п

Наименование

Идентификация материала (артикул, номер по каталогу, описание)

Единицы измерения

Количество

Цена*

Сумма*

1

2

3

4

5

6

7

1

2

Руководитель структурного

подразделения                                  личная подпись                        расшифровка подписи

Заполняется лицом, ответственным за учет, хранение и выдачу товарно-материальных ценностей                                                           

12. Осуществить сбор заявок от подразделений организации и организовать подписку на периодические издания на следующий год (или полугодие).

13. Составить сметы расходов – на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, представительских мероприятий, подарков деловым партнерам, подписки на периодические издания и утвердить их у руководителя организации.

14. Проверить, размещены ли заказы на изготовление «ежегодной» продукции представительного и рекламного характера – календарей, ежедневников, органайзеров и т. п. В случае необходимости инициировать заключение соответствующих договоров.

15. Обсудить с руководителем степень своего участия в организации и проведении новогоднего корпоративного мероприятия.

16. Если это предусмотрено корпоративными традициями, подготовить для руководителя текст (или тезисы) выступления на корпоративном новогоднем мероприятии.

            Хотелось бы особо отметить, что все перечисленные работы нельзя оставлять на последние дни года. Объективно, это план работы на последний квартал года.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль