Какую роль в документах играет «отметка о наличии приложения»?

21

Вопрос

Какую роль в документах играет «отметка о наличии приложения» и как она правильно оформляется?

Ответ

Совместная деятельность и сотрудничество организаций часто вызывают необходимость обмена документацией. Как правило, документы высылают с сопроводительным письмом, в котором оформляется отметка о наличии приложения. Эта отметка может иметь несколько вариантов оформления в зависимости от конкретной ситуации:

  • сколько высылается документов, один или несколько;
  • названы высылаемые документы в тексте сопроводительного письма или их наименования не указаны;
  • сброшюрованы прилагаемые к письму документы или нет;
  • по скольким адресам высылаются прилагаемые документы (по одному или нескольким), если письмо отправляется в несколько адресов, и.т.д.

Отметка о наличии приложения включает: слово «Приложение» (без кавычек), которое всегда употребляется в единственном числе, независимо от количества прилагаемых документов: указание на количество листов и экземпляров прилагаемого документа (л., экз.) и при необходимости наименование приложенных документов.


Интересная информация об оформлении приложений к документам размещена здесь.


Рассмотрим наиболее часто встречающиеся варианты оформления отметки о наличии приложения.

Если документ имеет одно приложение, названное в тексте сопроводительного письма, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 1л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тесте, его название выносится в отметку о наличии приложения, например:

Приложение: акт экспертизы на 2 л. в 1 экз.

Когда прилагается несколько документов, не названных в тексте, их названия нумеруются и перечисляются в отметке о наличии приложения с указанием количества листов и экземпляров для каждого документа, например:

Приложение: 1. План выпуска новых изделий во II кв. 2005 г. на 12 л. в 1 экз.

                          2. Прейскурант на 3 л. в 2 экз.

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение:   1. План на 12 л. в 1 экз.

  1.   Прейскурант на 3 л. в 2 экз.

Если приложение направляется не во все адреса, указанные в сопроводительном письме, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес должны быть отправлены высылаемые документы, например:

Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: брошюра в 1 экз.

Приложение: Техническое задание на разработку автоматизированной системы управления в 1 экз.

При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например:

                                                Опись приложений

                       к письму от_____________№_________________          

№ п/п

Наименование документа

Количество листов

Количество экземпляров

 1

 2

 3

 …

Секретарь                                          Личная подпись                        И.О. Фамилия

Дата

Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка:

Приложение: по описи.

Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то это указывается в отметке о наличии приложения, например:

Приложение: приказ ОАО «Металлист» от 25.02.2006 № 16

                         и приложение к нему, всего на 4 л.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую ни их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (со знаком №), наименование, дату и номер основного документа, например:

Приложение № 2

к приказу директора

 ООО «Строитель»

 от 10.10.2006 № 143

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длиной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

К протоколу общего собрания

Трудового коллектива ЗАО «Рассвет»

От 29.07.2006 № 2

Документы-приложения должны быть оформлены и зарегистрированы в соответствии с требованиями придания документам юридической силы.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль