Какие аргументы привести в доказательство?

25

Вопрос

Нашу компанию ждут преобразования.  В настоящее время идет подготовка структуры будущей объединенной компании. Директор поставил задачу – обосновать, почему вместо канцелярии должно быть Управление делами. Традиционные функции (электронный документооборот), которые должно исполнять Управление делами,  я описала, но этим мы и занимались в канцелярии, т.е. ничего нового. Предполагаю, что этого будет недостаточно, чтобы отстоять перед независимыми аудиторами Управление делами. Какие аргументы, кроме традиционного функционала, можно привести в доказательство? Пыталась найти в Интернете информацию, однако ничего, кроме того, что наименование подразделения вправе выбирать руководитель,  там нет,  но это очень слабый аргумент.

Ответ

Начнем с житейской истины, сформулированной капитаном Врунгелем из всеми любимого мультфильма: «Как вы яхту назовете, так она и поплывет». В деловой деятельности это правило также действует,  поэтому, принимая решение о том, как назвать подразделение, приходится учитывать и то, как название воспринимается окружающими.


Читайте об отличии форматов PDF от PDF/A, чтобы не совершать ошибок.


Для большинства людей Канцелярия и Управление делами – совершенно различные по своему уровню и статусу подразделения организации.

Канцелярия обычно воспринимается как подразделение, выполняющее в основном техническую работу с документами. Управление делами в «массовом сознании» относится к более уважаемым управленческим структурам организации, в функции которой входит разработка политики и процедур работы с документами,  определенные контрольные функции и т. д.

Процесс реорганизации компании и объединения с другими межрегиональными компаниями, скорее всего, потребует совершенствования системы управления, в том числе и управления документами

Стоит также учесть и то, что компания разрастается, а это означает более частое взаимодействие – в том числе и руководителей, отвечающих за делопроизводство – с органами государственной власти. «Управление делами» в государственной среде пользуется бóльшим доверием и авторитетом, чем скромная «канцелярия».

Процесс реорганизации компании и объединения с другими межрегиональными компаниями, скорее всего, потребует совершенствования системы управления, в том числе и управления документами. На ваше подразделение лягут не только вопросы «прикладного» управления документацией, но и большая организационная и методическая работа, в том числе разработка нормативных и методических документов, методическая поддержка их внедрения. Убедительные слова о том, что может включать современная программа управления документами, можно позаимствовать из ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»:

«Для обеспечения непрерывности деловой деятельности, соблюдения соответствия нормативной среде и обеспечения необходимой отчетности организации должны создавать и сохранять аутентичные, надежные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени. Для этого организации должны принимать и выполнять комплексную программу управления документами, включающую в себя:

a) перечни документов для каждого процесса деловой деятельности и требования к информации, подлежащей включению в документы;

b) решения, какой формы и структуры должны быть создаваемые и включаемые в систему документы и какие технологии для их создания и обработки следует использовать;

c) требования к составу метаданных, их структуре и управлению ими;

d) установление требований к поиску, использованию и передаче документов, а также срокам хранения документов;

e) решение, как организовывать документы с тем, чтобы они отвечали требованиям, предъявляемым к их использованию;

f) оценку рисков, связанных с отсутствием официальных документов, отражающих деятельность организации;

g) обеспечение сохранности документов и доступа к ним в целях выполнения требований деловой деятельности и общественных ожиданий;

h) соответствие правовым требованиям, нормативной среде, стандартам и политике организации;

i) обеспечение хранения документов в безопасной и защищенной среде;

j) обеспечение хранения документов в течение необходимого или требуемого срока;

k) определение и оценку возможностей повышения эффективности и результативности организационных процессов, решений и действий в результате качественного управления документами».

Кроме того, в том же стандарте вы найдете и указание о том, за что должна отвечать служба ДОУ в организации.

Ответственность в области управления документами должна включать следующее положение: “специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности” (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007).

Такого рода функции также стоит включить в сферу деятельности нового подразделения. И это уже функции совсем не канцелярии!

Наконец, аудиторам можно также указать на то, что изменение названия подразделения практически не влечет за собой каких-либо дополнительных расходов, но в то же время демонстрирует самое серьезное отношение компании к управлению документами.

Если в компании внедрены какие-либо системы менеджмента (например, менеджмента качества), можно также указать на то, что надлежащее управление документами – ключевой элемент успешного функционирования любой системы менеджмента.

Опять же, если компания использует (или планирует использовать) услуги внеофисного хранения документов – это тоже функция «вне» сферы деятельности обычной канцелярии.

Настоятельно рекомендуем подчеркивать и ту роль, которую играет управление документами для обеспечения информационной безопасности организации (включая вопросы защиты персональных данных).

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль