С чего начать организацию документооборота?

86

Вопрос

У нас молодая компания и к организации документооборота мы приступили не так давно. С чего мне можно начать такую масштабную работу?

Ответ

По определению, зафиксированному в ГОСТ Р 6.30-2003 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", делопроизводство (документационное обеспечение управления) – "отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами". Из определения следует, что в делопроизводстве выделяется два достаточно самостоятельных аспекта: создание документов и организация работы с документами. Первая часть охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, их составлением и оформлением, вторая - работу с уже созданными документами.

Документирование деятельности (создание документов) – деятельность, которой заняты в той или иной степени практически все работники организации

Организация работы с документами – это деятельность, выполняемая либо специализированным подразделением (например, канцелярией), либо работником (документоведом, секретарем), который фактически является своего рода мини-канцелярией, выполняя функции организатора работы с документами.


Читайте о организационных документах еще больше по ссылке.


Если говорить об организации делопроизводства как о некоторой последовательности действий, которые должны быть выполнены любой организацией, которая заинтересована в создании системы работы с документами, то, безусловно, первый шаг – это создание отдельного подразделения (назовем его канцелярией) или назначение отдельного работника, отвечающего за работу с документами.

В небольшой организации это может быть секретарь руководителя, на которого, кроме функций информационного и организационно-технического обслуживания руководителя, возложены функции организатора работы с документами.


Также прочитайте о информационно-справочных документах более подробно.


В данном случае мы оставляем в стороне вопросы о том, как может называться делопроизводственное подразделение, какова должна быть его численность, поскольку это тема отдельной статьи.

Предположим, канцелярия создана, что делать дальше? Следующие действия можно определить таким образом:

  1. Разработка и утверждение положения о канцелярии и должностных инструкций работников канцелярии (если в организации нет канцелярии, а есть только работник, отвечающий за организацию работы с документами, то он действует только на основании должностной инструкции);
  2. Разработка и утверждение инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации (далее – Инструкция по ДОУ);
  3. Разработка Номенклатуры дел организации.

Важную информацию о организации документооборота в 2017 году вы найдете в материале здесь.


Выполнив этот комплекс работ, можно будет сказать: да, система делопроизводства у нас есть. Действительно, положение о канцелярии определяет статус этого подразделения (то есть его правовое положение), задачи подразделения, функции, права, ответственность, а также характер взаимоотношений с другими подразделениями. Должностные инструкции устанавливают распределение всего объема работы, выполняемого подразделением, между работниками с учетом квалификации работников, технологии выполнения делопроизводственных работ и их объема. Мы не будем останавливаться на особенностях разработки этих документов, так как это предмет отдельного разговора.

Для организации работы с документами главное – это разработка Инструкции по ДОУ и Номенклатуры дел.

Инструкция по ДОУ определяет технологию работы с документами с момента их создания или поступления и до отправки корреспонденту или передачи на хранение, а Номенклатура дел является основой для систематизации документов и организации их последующего хранения до передачи в архив организации или уничтожения.

Инструкция по ДОУ и Номенклатура дел организации – это тот минимум нормативных документов, необходимый для организации делопроизводства. Это документы, которые должны быть в любой организации, независимо от характера и содержания ее деятельности.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль