Каковы сроки хранения исходящих и входящих документов?

14391

Вопрос

Каковы сроки хранения таких документов, как исходящая и входящая переписка?

Ответ

                Деловая переписка между организациями имеет разные сроки хранения. В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000) насчитывается около 150 статей, в которых упоминается переписка. Сроки хранения писем колеблются от самых небольших (1 год, 3 года) до 10 лет и даже постоянного срока хранения. Большинство писем хранится 5 лет.


Мы рассказывали ранее о входящей корреспонденции в материале по ссылке.


Срок хранения деловых писем определяется не по тому, к какой категории относятся письма (входящие, исходящие), а по значимости, ценности информации, содержащейся в документах. Именно поэтому при организации хранения деловых писем нельзя исходить из принципа "входящие – исходящие", нельзя разрывать письмо-просьбу и письмо-ответ, так как они составляют единый комплекс документов и храниться должны в одном деле. Как правило, при систематизации переписки используются такие признаки классификации, как вид документа (переписка), корреспондент (организация, круг организаций, с которыми ведется переписка), тематика (содержание). При систематизации переписки не надо забывать о сроках хранения: нельзя относить к одному делу письма со сроком хранения 1 год и 5 и более лет.


Читайте о текущем хранении документов больше информации в статье по ссылке.


Например, переписка с органами власти и управления имеет срок хранения 5 лет ЭПК, поэтому ее целесообразно выделить в отдельное дело. Переписка с поставщиками, заказчиками, клиентами (в рамках договорных отношений) имеет 5-летний срок хранения, ее также можно выделить в отдельный массив. В зависимости от объемов этой переписки это может быть одно или несколько дел и т.д. Вот несколько извлечений из указанного перечня:

№ статьи

Вид документа

Переписка

Срок хранения

Примечания

12

Переписка с исполнительными органами государственной власти РФ, субъектов РФ, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности

5 л. ЭПК

51

Переписка о проведении проверок и ревизий

5 л.

53

Переписка о выполнении решений (предписаний) проверок и ревизий

5 л. ЭПК

62

Переписка по оперативным правовым вопросам

3 г.

83

Переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ

5 л. ЭПК

98

Переписка по вопросам планирования

5 л.

103

Переписка по вопросам ценообразования

5 л. ЭПК

120

Переписка о внесметных и целевых ассигнованиях

5 л. ЭПК

126

Переписка о размещении акций, вкладов, начислении дивидендов

5 л.

128

Переписка о нормах обязательных резервов, финансирования капиталовложений

5 л. ЭПК

138

Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов

5 л.

144

Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности

1 г.


Статья о исходящих документах поможет вам не допускать ошибок в работе.


Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль