Как работать с многостраничными документами?

92

Вопрос

Осветите тему работы с многостраничными документами, а именно правила их скрепления, проставления надписи подтверждающей количество листов, подписи и печати (кто имеет право подписывать? каким документом регламентируется процесс?) А также случай, когда заверяется многостраничный документ: реквизит «заверение копии» проставляется параллельно с прошивкой документа и прошивка не заменяет заверение? На первый взгляд банальные вопросы, но сложно найти на них аргументированный для исполнителя ответ. В частности, в продолжение предыдущей темы скрепления документов очень интересно использование для скрепления люверсов (металлических заклепок), чем часто заменяют прошивку в банковской системе, хотя, на мой взгляд, это не обоснованно.

Ответ

В общем делопроизводстве не предусмотрен какой-либо особый порядок заверения  многостраничных документов.

Например, если приказом руководителя утверждается  какая-либо инструкция, то после подписания приказа руководителем он регистрируется и помещается  на хранение в дело, инструкция как приложение к приказу составляет его неотъемлемую часть и поэтому также помещается в дело вместе с приказом. Какого-либо специального заверения инструкция не требует. Единственное, что должно быть в инструкции – это виза лица, отвечавшего за ее подготовку. Если необходимо дополнительно обеспечить целостность документа в процессе его подготовки, допускается документ-приложение визировать полистно, но такая практика чаще всего встречается в договорной работе. 

Нормативными документами не установлено специального порядка заверения копий многостраничных документов. Существует два документа, устанавливающих порядок заверения копий документов, но в каждом из них рассматриваются отдельные аспекты этой процедуры, причем в этих документах не оговаривается, о каких копиях идет речь – многостраничных или нет. Это:

Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (с изменениями от 08 декабря 2003 г.);

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Указ Президиума Верховного Совета СССР устанавливает, что верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Возникает вопрос, кто может быть уполномочен заверять копии документов. Как правило, это руководитель (специалист) кадровой службы организации и/или службы делопроизводства. Должностные обязанности этих работников, в том числе, заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции и устанавливаются приказом руководителя. В приказе должно быть сказано:

"Возложить на (должность, фамилия, инициалы работника) обязанности по заверению копий документов (указать, каких)".

Если организация имеет сложную структуру, территориально обособленные подразделения, право заверять копии может быть предоставлено нескольким работникам (например, руководителям территориально обособленным подразделениям).

Этим же указом установлено: «На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации».

Оформление отметки о заверении копии устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003: при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров             Личная подпись                   И.О. Фамилия

Дата

ВЕРНО

Инспектор по кадрам ________________ И.О. Фамилия

«____» _____________ 200___ г.

Отметка о заверении копии может оформляться от руки или с использованием штампа, который включает слово «Верно», должность работника и отметки для проставления подписи, инициалов и фамилии, даты, например:

Других указаний нормативные документы не содержат.

Если копия оформляется для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации.

На практике многостраничные копии в организациях заверяются двумя способами:

  1. Отметка о заверении проставляется на каждой странице копии, внизу, на свободном месте и заверяется печатью организации.
  2. Листы копии прошиваются ниткой, и заверительная надпись проставляется только на последней странице, при этом указывается количество листов копии: «Всего в копии … л.».  Кроме того, при заверении копии трудовой книжки под последней записью о работе проставляется дата заверения копии и делается запись: «Работает по настоящее время».

Нормативными документами в сфере ДОУ не предусмотрено скрепление документов с помощью люверсов (металлических заклепок).  Если в организации используется такой способ скрепления документов, это должно быть регламентировано нормативными документами организации и согласовано с архивом, в который будут поступать документы на хранение. Но если это документы длительных сроков хранения (от 10 лет и выше), то архивисты вряд ли согласятся с таким способом скрепления документов, потому что  металл разрушает бумагу, что сказывается на сохранности документа.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль