Как способствовать осуществлению рабочих планов руководителя?

37

Вопрос

Как помощник может способствовать осуществлению рабочих планов руководителя? И вообще, реально ли это – кто я и кто мой руководитель?

Ответ

Очевидно, что для организации рабочего дня руководителя недостаточно всего лишь пунктуально фиксировать планируемые мероприятия. Помощник обязан способствовать осуществлению рабочих планов руководителя, оказывая ему всестороннее содействие.

Так, во время доклада плана на указанный день обязательно нужно выяснить, вернется ли руководитель на рабочее место, поскольку рабочий день завершится в то время, когда руководитель будет “на выезде”. Если вернется, то материалы, которые понадобятся во время завтрашнего утреннего визита, следует оставить на рабочем столе руководителя, если нет – передать ему перед выездом.

В свой экземпляр рабочего плана руководителя (или в свой личный рабочий план) помощник должен внести записи о тех предварительных организационных мероприятиях, которые он должен осуществить для содействия руководителю (подбор необходимых документов и материалов, напоминания о мероприятиях, телефонные контакты и т. д.). Например (с учетом того, что руководитель после заседания планирует вернуться на рабочее место):

ХХ.ХХ.2011

понедельник

Телефонные контакты

Переговоры (проведение)

Выезды руководителя

Прием

сотрудников

Совещания, заседания

Дела

Время

855

Материалы к оперативному совещанию

900

Материалы к переговорам (отдел маркетинга – данные о конъюнктуре рынка)

Оперативное совещание

929

Напомнить о звонке г-ну Орлову

930

Г-н Орлов

Подготовить переговорную

940

Переговоры с фирмой “Икс”

1000

1030

1100

1110

Г-н Гусев

Подготовка к визиту в Мэрию

1130

Досье

1155

Собеседование с г-жой Быстровой С.А.

Работа по запросам руководителя (для Мэрии)

1200

1220

Руководители структурных подразделений (производственный отдел и отдел маркетинга)

Подготовка к визиту в Мэрию

1230

Согласовать время визита в компании “Дельта”. Доложить руководителю

1300

1330

1400

Рассмотрение, регистрация, распределение корреспонденции, подготовка к докладу

1430

Материалы к заседанию

1450

Доклад помощника

1505

Просмотр корреспонденции

1525

Напомнить о звонке г-ну Волгину

Выезд на заседание экспертного совета

1530

1600

Запросить сводки для оперативного совещания. Материалы – на стол руководителю

1630

Формирование материалов для визита в Мэрию

1700

1720

Г-н Волгин

Материалы – на стол руководителю

1730

1800

1830

1900

Предположим, что оперативно в течение дня к секретарю обратились:

• Корреспондент журнала “Рынок” (по телефону), который утверждает, что руководитель обещал сегодня дать интервью, и интересуется, в какое время приехать.

• Семенов П.С. и Васильев Л.И., которые просят срочно их принять для того, чтобы согласовать концепцию проекта, т. к. поздно вечером они уезжают в командировку.

Действия помощника. Информацию относительно интервью можно уточнить у руководителя. Возможно, что договоренность осуществлялась минуя секретаря (иначе интервью было бы включено в планы руководителя) или, возможно, такой договоренности не было вообще.

В первом случае, можно пригласить журналиста на 13.35–13.40. Желательно заранее согласовать этот вопрос с руководителем и предупредить журналиста о продолжительности беседы (например, 20–25 мин). Во втором случае – выясните у руководителя его мнение о целесообразности проведения интервью. При положительном решении, попросите журналиста заранее представить вопросы и назначьте время визита с учетом планов руководителя на один из следующих дней; при отрицательном – деликатно и тактично отложите интервью на неопределенный срок.

Начальников отделов Семенова П.С. и Васильева Л.И. можно пригласить в 14.00. Если руководитель вернется после заседания на рабочее место, а в указанное время планирует заняться другой текущей работой, то время приема сотрудников имеет смысл (по согласованию с руководителем) перенести на 18.35. Возможен и другой вариант: согласовать концепцию проекта можно и с заместителем первого лица, например, с директором по производству. В этом случае секретарь должен порекомендовать сотрудникам именно это.


Более подробно о информационной поддержке руководителя вы можете узнать в статье.


Секретарь должен быть готов и к необходимости вносить в планы руководителя экстренные изменения, уметь организовывать изменение планов или отмену мероприятий в тех случаях, когда они не могут состояться (срочный отъезд руководителя, болезнь и т. д.). Например:

Мероприятия

Действия секретаря

(по предварительному согласованию с руководителем)

Руководитель не может провести оперативное совещание

Вариант 1. Отменить, предупредив участников совещания.

Вариант 2. Совещание может провести заместитель первого лица. Предупредить его и передать материалы к совещанию.

Руководитель не может провести запланированные переговоры (с фирмой “Икс”)

Вариант 1. Как можно раньше предупредить партнеров и попросить назначить любое другое время и место переговоров.

Вариант 2. Переговоры проведет заместитель первого лица. Предупредить его и передать материалы к совещанию.

Руководитель не может провести назначенное собеседование

Перенести на другое удобное руководителю время, предупредив кандидата на должность

Руководитель не может принять участие в мероприятии на выезде (в заседании экспертного совета)

Предупредить председателя. Уточнить дату, время, место следующего заседания. По требованию отправить при помощи средств оперативной связи (факс, электронная почта, курьер) необходимые на заседании материалы.

И т. д.

Как правило, все важные телефонные переговоры руководитель может провести в том месте, где он находится, поэтому секретарь обязан о них напомнить. Кроме того, обсудите с руководителем планы на другие дни. Если и в следующий день руководитель не сможет лично провести намеченные мероприятия, внесите изменения и в последующие планы, например:

Руководитель не сможет осуществить выезд в Мэрию. В этом случае согласуйте с должностным лицом в Мэрии (через коллегу-секретаря) дальнейшие действия (будет назначено другое время визита; в заранее назначенное время прибудут на прием заместители руководителя и т. п.).

Для повышения эффективности организации работы и планирования рабочего времени руководителя, следует периодически (еженедельно, ежемесячно) проводить анализ выполнения планов, т. е. сопоставлять график запланированных мероприятий с мероприятиями, реально проведенными. Такой анализ позволит в дальнейшем:

• резервировать время, действительно необходимое и достаточное для решения той или иной задачи;

• прогнозировать возникновение дефицита времени (цейтнота) и своевременно проводить профилактику такого рода ситуаций;

• обеспечить алгоритм наиболее производительной работы руководителя.

Надеемся, что вы освоили на приведенных примерах методику организации планирования рабочего времени руководителя и полученные сведения помогут вам содействовать эффективному управлению компанией, в которой вы работаете.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль