text
Секретариат

Кто из должностных лиц может привлекаться к процессу согласования?

  • 14 августа 2017
  • 21

Вопрос

При подготовке большинства служебных документов часто возникает необходимость согласования их проектов с заинтересованными должностными лицами, работающими как в самой организации, так и в организациях-партнерах. Кто из должностных лиц может привлекаться к процессу согласования?

Ответ

Круг должностных лиц, привлекаемых к согласованию документов, определяется, с учетом конкретной ситуации. Однако при документировании типовых, повторяющихся управленческих ситуаций, сопровождающихся подготовкой документов определенных видов, целесообразно указать в Инструкции по делопроизводству, с кем согласовываются документы, оформляемые по тем или иным вопросам.

Информация о порядке согласования служебных документов, содержащаяся в Инструкции по делопроизводству, в дальнейшем должна быть внесена в положения о соответствующих структурных подразделениях организации (раздел «Функции») и в должностные инструкции работников этих подразделений (раздел «Должностные обязанности»).

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется закрепить последовательность проставления на документе виз согласования, например:     

  • ответственный исполнитель, подготовивший проект документа;
  • руководитель структурного подразделения, где составлен документ;
  • заинтересованные должностные лица других структурных подразделений организации (бухгалтерии, финансового отдела и др.);
  • заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;
  • коллегиальный орган общественной организации (при ее наличии и необходимости согласования документа с общественной организацией);
  • руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.

Необходимо учесть, что в случае согласования документа с коллегиальным органом общественной организации в грифе согласования должна быть сделана ссылка на протокол заседания данного органа, в ходе которого было принято решение о согласовании документа.

Распространенной в практике ошибкой является неверное оформление факта согласования документа, например, с профсоюзным комитетом, когда в грифе согласования проставляется личная подпись председателя профкома, отражающая его личное мнение по рассматриваемому вопросу, вместо ссылки на протокол заседания профкома, показывающий коллективное мнение членов профкома.

Для закрепления в Инструкции по делопроизводству порядка согласования документов с должностными лицами других организаций можно порекомендовать, например, такую последовательность согласования:

  • с организациями, интересы которых непосредственно затрагивает данный документ;
  • с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;
  • с общественными организациями (при необходимости);
  • с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (противопожарный надзор, экологический надзор, санитарный контроль и т.п.);
  • с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Далеко не во всех организациях обращается внимание на предусмотренные ГОСТ Р 6.30-2003 формы согласования документов (визы и грифы согласования), а также порядок применения этих форм. В итоге, нередко, возникают или путаница при оформлении в документах результатов согласования (например, для внутреннего согласования документов используют грифы согласования вместо виз), или характерные ошибки (например, перед несколькими визами согласования сначала ставят слово СОГЛАСОВАНО). Полагаем, что в Инструкции по делопроизводству должен быть четко и однозначно решен вопрос об оформлении виз и грифов согласования и установлен порядок использования данных реквизитов.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.