text
Секретариат

Можно ли использовать заголовок "Входящая корреспонденция"?

  • 10 июля 2017
  • 132

Вопрос

В  нашей организации не очень большой документооборот. Можно ли при формировании дел с перепиской, включающий в себя не только оригиналы писем, но и копии, факсы, использовать заголовки "Входящая корреспонденция", "Исходящая корреспонденция"?

Ответ

Целью систематизации документов в дела является обеспечение сохранности документированной информации, а также быстрый поиск необходимого документа в текущем делопроизводстве и в период архивного хранения.


Важную информацию о документообороте вы найдете в материале здесь.


Формирование дел производится в соответствии с номенклатурой дел организации. Принципы формирования, безусловно, зависят от разновидностей корреспонденции, объемов документопотоков. При формировании документов в дела прежде всего надо учитывать срок хранения документов.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (утв. Федеральной архивной службой России 06.10.2000), переписка должна храниться 5 лет.

Но, согласитесь, подшить в одно дело переписку с вышестоящей организацией (инструктивные письма и т. п.) и коммерческую переписку (например, по вопросам сбыта продукции) некорректно. Кроме того, обеспечивать поиск необходимого документа при подобной систематизации достаточно трудно. Даже при небольшом документообороте рекомендуется при составлении Номенклатуры дел (закреплении заголовков дел) использовать корреспондентский признак (в заголовке отражается название фирмы-корреспондента) или предметно-вопросный.

Например: "Переписка по вопросам сбыта продукции".


Статья о входящей корреспонденции поможет вам не допускать ошибок в работе.


Обратите внимание на то, что лишние копии в дело не подшиваются. Факсимильные сообщения относятся к оперативным способам передачи информации. Документы, полученные по факсу, не имеют типового срока хранения и не могут быть подшиты вместе с официальной перепиской.

Входящей корреспонденцией могут быть не только письма, но и другие документы, имеющие срок хранения, отличный от срока хранения писем; поэтому не рекомендуется составлять заголовки дел по названию документопотока (входящие, исходящие).

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.