text
Секретариат

Для чего нужен Табель форм документов?

  • 26 июля 2017
  • 62

Вопрос

В нашей организации разработан Табель форм документов, но я слышала, что должен быть еще и Альбом форм документов. Для чего он нужен? Что собой представляет этот документ?

Ответ

Создание Альбома форм документов способствует сокращению трудозатрат при подготовке документов за счет уменьшения времени, затрачиваемого исполнителями на составление текста документа и его оформление.

Содержание Альбома должно соответствовать Табелю форм документов. Недопустимо включение в Альбом форм документов, наименования которых отсутствуют в Табеле.

Если изменения в действующем законодательстве, в производственных ситуациях, в сфере управления персоналом и т. п. потребуют создания новых видов или разновидностей документов, их наименования должны быть сначала внесены с соответствующими характеристиками в Табель форм документов.


Вы узнаете больше о информационно-справочных документах, если перейдете в материал.


Несмотря на то, что Альбом по названию является сборником форм документов, желательно разработать для включения в Альбом не просто формы, а реальные документы, создаваемые по управленческим функциям, задачам, ситуациям (с текстами, заполненными таблицами и т. п.).

При наличии у документа унифицированной формы, в Альбоме должно быть показано правильное ее заполнение в каждом конкретном случае.

При отсутствии унифицированной формы документа значение приводимых в Альбоме образцов возрастает, т. к. работник организации, составляющий служебный документ, не должен “придумывать” свою форму или тратить много времени на поиск подходящего примера.

Конечно, предусмотреть все варианты производственных, кадровых, экономических, а также конфликтных ситуаций, возникающих в практике работы организаций, невозможно. Но необходимо постоянно выявлять типовые ситуации и закреплять в Альбоме порядок их документирования, приводя примеры требующихся видов документов с особенностями их оформления.

Альбом форм документов должен постоянно пополняться новыми документами, отражающими направления и особенности деятельности данной организации.

Приведем пример комплексного (а не одностороннего) подхода к документированию управленческих функций.

Если в организации принято решение о разработке должностных инструкций, то в Альбоме прежде всего должна быть приведена унифицированная форма данного документа с обозначением всех необходимых реквизитов (т. е. его формуляр). Затем необходимо привести конкретный пример составления должностной инструкции, иллюстрирующий особенности оформления всех реквизитов (в частности, виз согласования и ознакомления, требующих проставления личных подписей работников и внесения ими дат “от руки”).

Однако, двух этих документов в Альбоме будет недостаточно. Дополнительно следует включить в Альбом:

• образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию;

• заполненную форму уведомления работника за два месяца об изменении существенных условий его труда;

• пример оформления дополнительного соглашения к трудовому договору в связи с изменением условий труда;

• примеры предложений иной имеющейся в организации работы или вакантной должности;

• образец приказа о прекращении трудовых отношений с работником по п. 7 ст. 77 ТК РФ “отказ работника от предложения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора”.

Естественно, все названные документы будут входить в разные разделы Альбома.

Альбом форм документов разрабатывается структурными подразделениями или отдельными специалистами под методическим руководством службы делопроизводства. Подготовленный Альбом утверждается приказом руководителя организации.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.