text
Секретариат

Что будет, если автоматизировать документооборот без оптимизации?

  • 12 июля 2017
  • 23

Вопрос

Я работаю в оптовой торговой компании. У нас в организации около 80 человек. В последние годы значительно увеличились объемы бумажной работы, поэтому руководитель принял решение автоматизировать документооборот с помощью системы электронного документооборота. Но компания, к которой мы обратились с просьбой внедрить систему, рекомендует предварительно оптимизировать работу с документами, и только потом автоматизировать документооборот. Пожалуйста, подскажите, имеет ли смысл соглашаться на такой порядок работ? И что будет, если автоматизировать документооборот без его предварительной оптимизации?

Ответ

Действительно, во многих случаях документооборот организации, представляющий собой совокупность документов и процессов работы с ними, является достаточно дезорганизованным. И это понятно. Изначально он, как правило, представляет собой простейшую работу с одним-двумя входящими письмами в неделю, с которыми отлично справляется секретарь руководителя либо, например, главный бухгалтер (что, однако, и отвлекает их от основных обязанностей).


Читайте подробнее о документообороте по этой ссылке.


При росте же компании организация документооборота превращается в серьезную нагрузку для работников, особенно тех, в чьи основные должностные обязанности не входит эта задача. Такая ситуация может негативно повлиять на документооборот компании. Эффективный документооборот даже без его автоматизации бывает возможен лишь в случае постоянно работающих в организации профильных специалистов, что более характерно для крупных коммерческих и государственных компаний. В большинстве же организаций среднего и малого бизнеса выделение отдельной структуры документационного обеспечения управления часто не представляется возможным из-за недооценки как важности этих процедур, так и причин финансового характера. Кроме того, следует отметить, что создание современной нормативной базы документационного обеспечения управления началось еще в 70-х гг.

В 1973 г. была разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), получившая после одобрения нормативный характер. В 80-х гг. была подготовлена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Причиной ее возникновения стало быстрое развитие компьютерных технологий и их использование для работы с документами, что вызвало значительные изменения традиционных технологий обработки документов. ЕГСДОУ переродилась в систему управления документооборотом организации, систему со своей историей, развивающуюся и имеющую более 40 лет опыта и собственных наработок.


Также прочитайте о ведении документооборота более подробно.


Основными задачами, которые ставились перед ЕГСДОУ на этапе ее создания и развития, были:

  • рационализация системы управления организацией;
  • упорядочение оборота и повышение качества документов;
  • сокращение количества документов.

Эти требования как нельзя более актуальны и в настоящее время: практически все современные СЭД, исключая узкоспециализированные, в процессе работы с документацией придерживаются требований, заложенных как государственной системой, так и типовой инструкцией по делопроизводству, являющейся ее частью.

И если ваша компания попытается автоматизировать документооборот, который “вырос” внутри нее, без надлежащей стандартизации процедур, их оптимизации и рационализации, такой подход приведет лишь к тому, что в автоматизированную систему будут введены неоптимальные, во многом избыточные процессы (например, необоснованное дублирование, поиск регулярно теряющихся документов и.д.).

Сам процесс внедрения СЭД на предприятии можно представить в виде цепочки работ (рис. 1).

Что будет, если автоматизировать документооборот без оптимизации?

Рис. 1. Процесс внедрения СЭД в компании

На первом этапе происходит сбор информации о модели документооборота, которая присутствует в компании на момент начала внедрения. Предполагается также работа по документированию всех характеристик документооборота.


О организации документооборота в 2017 году читайте подробнее по ссылке.


В рамках компании, выбранной в качестве исполнителя проекта внедрения СЭД, формируется проектная группа, аналитики-консультанты которой начинают обследование процессов делопроизводства, выясняя у ключевых специалистов, какие именно работы они выполняют с документацией на каждом этапе. Их основной задачей при этом является создание документа-отчета об обследовании области автоматизации, в котором детально фиксируются все ключевые аспекты документооборота организации и требования, предъявляемые организацией в лице своих работников к документации на каждом этапе. Поскольку в процессе автоматизации процедуры документооборота кардинально меняются, эта часть работ по автоматизации называется реинжинирингом, перестройкой процессов. Очевидно, что именно на данном этапе существует возможность провести анализ документоориентированных процессов компании и оптимизировать их, сохранив требования к документам и порядку их прохождения у ключевых должностных лиц.

Что же даст компании оптимизация процессов, проводимая перед фактической их автоматизацией?

  • Прежде всего, это возможность сокращения издержек, связанных с ошибочно функционирующими процессами, существующими в компании.

Каждая такая ошибка сопровождается большим количеством рисков (от чисто репутационных, к примеру, медленная реакция на входящую корреспонденцию, до юридических и финансовых, связанных с вероятностью утраты важной документации).

  • Во-вторых, необходимо обязательно отметить, что система документационного обеспечения управления, которую автоматизируют современные СЭД, предназначена для поддержки и совершенствования системы управления организацией.

Выявление в процессах “бутылочных горлышек”, которые создают заторы и скопления документов в некоторых отдельных местах организации, позволяет сократить сроки согласования в десятки раз, а потери документов – снизить до нуля.

  • В-третьих, совершенствование процессов позволит приблизить процессы документооборота к методологии, заложенной в ЕГСДОУ и типовой инструкции по делопроизводству, что обеспечит, с одной стороны, значительный методический рост системы ДОУ в целом, а с другой, снизит стоимость дальнейшей автоматизации делопроизводства. Причиной этого является тот факт, что современные СЭД уже полностью готовы к методической поддержке систем документооборота, построенных на основе ЕГСДОУ (рис. 2).

Что будет, если автоматизировать документооборот без оптимизации?

Рис. 2. Автоматизация с оптимизацией документооборота и без нее

Таким образом, оптимизация документооборота является весьма желательным процессом при его автоматизации, позволяющим с минимальными затратами получить синергетический рост эффективности документационного обеспечения управления при внедрении в компании ЭДО, сочетая при этом сильные методические решения с одной стороны и автоматизацию документоориентированной деятельности - с другой.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.