Как правильно задавать вопросы, чтобы получить на них ответ?

34

Вопрос

На мои вопросы сотрудники обычно отвечают слишком лаконично или наоборот подробно информируют о ситуации. Ни то, ни другое меня, конечно, устроить не может. Я не просто так задаю вопросы, а по поручению руководителя. Подскажите, как правильно задавать вопросы, чтобы получить на них ответ?

Ответ

Секретарю необходимо уметь правильно задавать вопросы и четко отвечать на них. Существует две большие группы вопросов.

Открытые вопросы, которые начинаются со слов «где», «как», «каким образом»,  «что», «кто», «когда» и предполагают развернутый ответ.

«Когда можно вас ожидать? – «Я буду завтра в пять часов».

Нужно осторожно использовать вопросительное слово «почему?». Руководитель может спросить: «Почему вы не подготовили договор?». Секретарь же вряд ли спросит руководителя: «А почему вы его мне не положили на стол?».

 Ко второй группе вопросов относятся закрытые (их еще называют негативными). Такие вопросы предполагают лаконичный ответ «да» или «нет».

«Правильно ли я поняла вас: вы будете завтра в пять часов?» - «Да».

Очень важно уметь вовремя задавать те или иные вопросы.

Разговорчивому, чрезмерно общительному собеседнику лучше задавать закрытые вопросы. Человеку же сдержанному, немногословному предпочтительнее задавать открытые вопросы, чтобы получить конкретный ответ.

При этом серьезным моментом является правильная интонация, умение уважительно спрашивать. В этом могут помочь три маленьких слова: глагол «мочь», частицы «ли» и «бы».

Например, «Могу я предложить вам кофе?». «Вы могли бы завтра приехать в офис?» и т.п.

Отвечать на вопросы следует также доброжелательно, как и задавать их, при этом нужно помнить об осторожности. Неаккуратным ответом можно тоже многое испортить. Например, «Начальник обедает с партнерами», «Он уехал в налоговую инспекцию, у него там какие-то проблемы». Не приветствуются неопределенные, неконкретные ответы: «Он будет где-то во второй половине дня».

Однако по согласованию с руководителем по каким-либо причинам нежелательным собеседникам  приходится отвечать и таким образом.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале
    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль