text
Секретариат

Как выйти из непродуктивного состояния?

  • 20 июня 2017
  • 25

Вопрос

Я очень устаю на работе, под конец дня совсем без сил. Как выйти из этого неприятного для меня и непродуктивного состояния?

Ответ

Для начала надо понять, от чего вы устаете. Ответ "на работе" недостаточно конкретный.

Первый вопрос: вы и раньше так уставали или это началось недавно?

Возможные варианты ответов: я только начала работать (1), это началось последнее время (2), уставала всегда (3).

В первом случае чрезмерная усталость может быть временным явлением. Почти всем людям тяжело входить в новую среду. Чтобы облегчить себе этот процесс, подойдите к нему сознательно. Распланируйте свою адаптацию, поймите, что нужно освоить и в каком порядке, не хватайтесь сразу за все.

Например, понедельник – телефонные переговоры и общение с сотрудниками, вторник – система учета файлов, среда – оформление входящей-исходящей почты и т.п. Такой план можно обговорить с коллегами и начальством, обсудить с секретарем, который вводит вас в работу (обычно это либо уходящий секретарь, либо один из сотрудников секретариата).

Кроме этого, постарайтесь на первое время подчинить остальную жизнь работе. Не устраивайте ремонта, переезда, серьезных выяснений отношений, начала учебы в первые два месяца – сейчас у вас достаточно нагрузки.

Позаботьтесь о полноценном отдыхе, вы не можете избежать ежедневной усталости, но за счет правильного отдыха можете сделать так, чтобы она не накапливалась

Второй вариант: сильная усталость – проблема последнего времени. Надо понять, в чем возможная причина – в ситуации или в вас?

Если ситуация изменилась (ушел один из двух секретарей, а замены пока не нашли, расширяется фирма, добавилось большое количество клиентов за короткое время, изменились обязанности), то надо справляться с ситуацией (об этом чуть ниже). Если в ситуации ничего не менялось, ищите причину в себе? Возможно, вам требуется посетить врача (избыточная усталость может быть не только признаком весеннего авитаминоза или настроением перед отпуском, но и симптомом более серьезного заболевания). Подумайте, не изменился ли уклад вашей жизни в последнее время (причина может быть в подготовке свадебного торжества или заочной сессии, хотя и кажется, что усталость приходит именно от работы).

Третий вариант – вы уставали всегда. Что делать, если это действительно так? Наши рекомендации по решению этой проблемы:

  1. Планируйте работу, определяйте приоритеты. Надо осознать, что все сделать безупречно практически невозможно. Определите самые важные и срочные задачи, которые будете решать сами безупречно, и те, которые можно отложить, попросить кого-то сделать.

Если вы просите выполнить других людей часть вашей работы, оставьте себе время на проверку того, как это сделано.

 К этой же рекомендации относится понимание, что надо и не надо запоминать. Организуйте процесс сохранения информации, необязательной для запоминания.

  1. Определите, можно ли облегчить себе жизнь, научившись чему-нибудь дополнительно  (скорочтению, английскому языку, работе с необходимыми компьютерными программами и т.д.).

Имеет смысл напрячься на короткое время и сделать вклад в собственное развитие, чтобы в будущем какая-то тяжелая рутинная часть работы выполнялась быстрее и легче

  1. Проанализируйте, не возникает ли дополнительной нагрузки за счет плохой работы оргтехники или другого оборудования.
  2. Продумайте возможности оптимизировать, улучшить или упростить некоторые процессы. Перегрузки иногда можно уменьшить, введя систему "контрольных сроков" при работе с сотрудниками, составив график посещения или придумав более эффективную систему регистрации и т.п.
  3. Введите систему коротких перерывов, во время которых нужно дать отдых глазам (прикрыть, посмотреть в даль), потянуться, сделать несколько простых упражнений и т.п.

Возможны и более серьезные случаи.

Например, у вас действительно работы больше, чем может реально выполнить один человек. Это можно проверить, строго зафиксировав все дела в течение дня и время, на них потраченное, с точностью до минуты. Такой анализ называется "фотография рабочего дня". Неутешительные итоги процедуры явятся серьезным аргументом в обращении к руководству с просьбой найти вам помощника или снять с вас часть функций. 

Другой неутешительный вывод после анализа причин усталости – вы реально утомляетесь от специфических особенностей секретарской работы.

Например, необходимо в работе секретаря постоянно переключать внимание, а лично вам это делать сложно.

Конечно, лучше, если о соответствии требований работы своим личным особенностям человек задумывается до начала профессионального обучения или работы, но и в случае, когда этого не произошло, и теперь вы оказались перед фактом, не все так безнадежно. Существует много возможностей подобрать место работы, которое позволит и профессионально реализоваться, и контролировать уровень усталости. Это может быть не очень многочисленный офис либо работа по текущему или свободному графику. Все в ваших руках!

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.