text
Секретариат

Что такое «организационные формы делопроизводства»?

  • 1 августа 2017
  • 620

Вопрос

Наша организация существует не так давно, и четкой системы ведения делопроизводства у нас пока не сложилось. Я хотела бы все организовать четко и правильно, поэтому меня интересует что такое «организационные формы делопроизводства» и почему так важно выбрать какую-то одну из них?

Ответ

На начальных стадиях постановки делопроизводства в фирме необходимо решить один из принципиальных вопросов: выбрать организационную форму делопроизводства. Вопрос этот важен потому, что от его решения будет зависеть структура службы, особенности делопроизводства в подразделениях, характер взаимоотношений службы делопроизводства и подразделений в процессе работы с документами, некоторые другие особенности ДОУ.

В практике работы с документами сложилось несколько организационных форм делопроизводства (форм работы с документами): централизованная, децентрализованная и смешанная.


У вас не останется вопросов об организации делопроизводства после прочтения статьи по ссылке.


Централизованная форма делопроизводства предполагает, что в организации существует специализированное делопроизводственное подразделение (канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства) и все операции по обработке, поиску и хранению документов сосредоточиваются преимущественно в этом подразделении.

Речь в данном случае идет о таких операциях, как получение и отправка, регистрация и учет документов, контроль исполнения документов, формирование и хранение дел, ведение справочной работы по документам, передача дел на архивное хранение.


Более подробно о ведении делопроизводства вы можете узнать в статье.


При централизованной форме подразделения организации освобождаются от технических операций с документами. В подразделениях ведется только творческая работа с документами: документы рассматриваются, изучаются, анализируются, на их основе готовятся новые документы.

В подразделениях хранятся только рабочие документы сотрудников, в том числе среди них могут быть копии документов, уже законченных делопроизводством, которые исполнители сохраняют, исходя из собственных потребностей. Исполнители могут выбрать любой удобный для них способ хранения и использования документов, так как вся ценная информация и документация хранится в службе делопроизводства.

С точки зрения организации делопроизводства централизованная форма работы с документами является наилучшей, так как она обеспечивает полный цикл обработки документов в одном подразделении – службе делопроизводства. Это позволяет наиболее эффективно использовать средства оргтехники и компьютерной техники, избавляет подразделения от необходимости формировать и хранить дела, обеспечивает сохранность документов, надежную защиту от утраты и повреждений. В этом случае значительно упрощается процесс передачи документов на архивное хранение, поскольку эта работа проводится службой делопроизводства фактически без привлечения структурных подразделений.

При централизованной форме делопроизводства структурные подразделения могут обходиться без секретаря, выполняющего делопроизводственные функции, поскольку они (подразделения) фактически не ведут собственного делопроизводства либо ведут его в очень ограниченном объеме.

При централизованной форме организации работы с документами соотношение между службой делопроизводства и подразделениями выглядит следующим образом:

Важно иметь в виду, что при создании централизованной формы работы с документами служба делопроизводства должна быть полноценным структурным подразделением с достаточной численностью персонала и современным техническим оснащением.

На практике централизованная форма делопроизводства используется в организациях с небольшим и средним объемом документооборота – до 40–50 тыс. документов в год. В организациях с большим объемом документооборота, имеющих сложную структуру, централизованная форма делопроизводства используется редко, поскольку требует больших финансовых затрат и организационных мероприятий.

Децентрализованная форма делопроизводства, как следует из ее названия, является полной противоположностью централизованной формы. При децентрализованной форме каждое подразделение самостоятельно ведет делопроизводство, выполняет весь комплекс технических операций по обработке документов, включая получение и отправку документов, их регистрацию, формирование дел, хранение и др.

При такой форме работы с документами в каждом подразделении должен быть секретарь или лицо, отвечающее за работу с документами, на которое и возлагаются обязанности по ведению делопроизводства. В противном случае делопроизводственные функции ложатся на специалистов подразделения, что приводит к необоснованным затратам времени на выполнение не свойственных им операций.

Временные затраты оказываются необоснованными, так как труд специалиста, выполняющего функции по основной деятельности организации, в стоимостном выражении всегда оценивается более высоко, чем труд специалиста, выполняющего вспомогательные функции, или труд технического исполнителя.

Недостатком децентрализованной формы является отсутствие единства в работе с документами. Естественно, что при отсутствии методического центра, организующего работу с документами, в каждом подразделении складываются собственные правила и приемы работы.

При такой организации работы чрезвычайно сложно осуществлять поиск документов, вести справочную работу, обеспечивать сохранность документов и вообще говорить о документации организации как о единой системе.

Децентрализованная форма работы с документами оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, а также для подразделений, работающих с документами ограниченного доступа.

Между тем в настоящее время многие организации, в которых делопроизводство складывалось стихийно, имеют такую систему, подобную децентрализованной форме. Во многих современных компаниях делопроизводство децентрализовано настолько, что даже такие технические операции, как вкладывание исходящего документа в конверт и написание адреса отправителя на конверте, выполняются специалистами структурных подразделений! В этих организациях нет не только службы делопроизводства, которая могла бы взять на себя выполнение этих функций, но и просто работника, выполняющего технические операции по обработке документов.

Смешанная форма организации работы с документами предполагает частичную централизацию. Как правило, в одном подразделении – службе делопроизводства – выполняются операции по обработке поступающих и отправляемых документов, регистрации и учету документов, контролю исполнения документов с резолюцией руководства, а также хранению дел. Кроме этого, в каждом структурном подразделении выполняются делопроизводственные работы, связанные с подготовкой, хранением, а также регистрацией и учетом документов, проходящих через подразделение.

При смешанной форме в службе делопроизводства выполняется обработка документов, проходящих через руководство, то есть поступающих в адрес руководства и рассматриваемых руководством. Документы, поступающие в адрес структурных организаций, в службе делопроизводства не обрабатываются, задачи их регистрации и учета решаются в подразделениях.


Подробнее о организационных документах мы написали в материале по ссылке.


Также обстоит дело и с формированием дел, организацией их оперативного хранения и использования в текущей деятельности организации. Те документы, которые поступают непосредственно в подразделения, там же формируются в дела и хранятся до передачи в архив.

При смешанной форме организации работы с документами соотношение между службой делопроизводства и подразделениями выглядит следующим образом:

Что такое «организационные формы делопроизводства»?

Таким образом, смешанная форма работы с документами предполагает наличие в организации службы делопроизводства (специализированного подразделения или секретаря, осуществляющего централизованную обработку части документации), а также ведение делопроизводства в каждом подразделении. При этом необходимо, чтобы в каждом подразделении был секретарь, выполняющий делопроизводственные функции, или работник, на которого возложено выполнение этих функций наряду с выполнением основных обязанностей. Только в этом случае можно будет обеспечить порядок в работе с документами. Важным условием эффективности такой системы является организационно-методическое руководство подразделениями со стороны службы делопроизводства (по вопросам работы с документами) и постоянный контроль за состоянием документации в подразделениях.

Если в организации при решении вопроса о форме делопроизводства выбор делается в пользу смешанной формы, необходимо также определить, какой вариант выбрать: с большей или меньшей степенью централизации.

Учитывая, что централизованная форма делопроизводства обладает целым рядом преимуществ, всегда следует стремиться к возможно большей централизации работы. За структурными подразделениями следует оставлять только те операции, которые невозможно или не целесообразно централизовать в силу технических или каких-либо иных причин.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.