text
Секретариат

Как правильно составить и оформить рекламное письмо?

  • 25 июля 2017
  • 499

Вопрос

Организация, в которой я работаю, занимается продажей обуви, а в наше время без правильной рекламы, продать ее нереально. Безусловно, представители отдела рекламы являются профессионалами в своей сфере деятельности, но вот только вся документация идет через меня – помощника руководителя. Подскажите, как правильно составить и оформить рекламное письмо.

Ответ

Любой коммерческой организации приходится заниматься рекламой своей продукции или услуг. Важную роль в рекламной деятельности играют коммерческие письма, предлагающие товары или услуги, стимулирующие интерес к товару и желание его приобрести. Такого рода письма называют рекламными письмами.

В практике коммерческой переписки используются самые разнообразные с точки зрения содержания рекламные письма. Условно их можно разделить на две группы:

  • письма, предлагающие товары или услуги;
  • письма-презентации, содержащие сведения о фирме.

Вам будет полезно узнать о входящей корреспонденции в 2017 году в материале по ссылке.


Кроме названных разновидностей, в рекламе широко используются информационные письма, проспекты, бюллетени, задача которых давать подробную, иногда детальную, информацию о товарах и услугах. Эти материалы не являются рекламными письмами, но вместе с ними выполняют рекламную функцию. Рекламные материалы, как правило, предоставляются по запросу заинтересованной стороны, которая первичную информацию о фирме или товаре получила именно из рекламного письма или каким-либо иным способом.

Правила составления рекламных писем

  1. Рекламное письмо не должно быть длинным: письмо, занимающее более одной страницы текста, вряд ли кто-нибудь прочтет до конца.
  2. Рекламное письмо должно быть лаконичным, ясным, понятным, информативным.

В рекламном письме не нужно уходить в детальное описание фирмы, предлагаемых товаров или услуг, только самые важные моменты, то, что отличает вашу компанию от других, ваши товары от товаров других производителей или поставщиков.

  1. В рекламном письме не преувеличивайте заслуги своей фирмы, свои достижения и преимущества, любую информацию всегда можно проверить, и сделать это не так трудно.
  2. Не навязывайте предлагаемые товары или услуги. Неоднократное повторение предложения, пусть и в разных вариантах, может оттолкнуть корреспондента. Рекламное письмо должно быть убедительным, но ненавязчивым.
  3. Рекламное письмо представляет вашу компанию, фирму, поэтому оно должно быть оформлено на бланке со всеми необходимыми для письма реквизитами. Не используйте при этом всякого рода украшения – цветочки, розочки, веточки и т.п. Рекламные письма часто передаются по факсу, и при плохом качестве передачи украшения превращаются в свою противоположность.
  4. Рекламное письмо нельзя печатать мелким шрифтом с маленьким межстрочным интервалом (размер шрифта не меньше, чем 13 или 14, интервал не меньше, чем 1,5!).

Рекламное письмо составляется по определенному плану.

Письмо рекламирует товары и услуги

Письмо представляет фирму

Обращение к адресату (чаще всего используется стандартные фразы: Уважаемые господа! или Уважаемые коллеги!)

Обращение к адресату

Краткое представление компании, фирмы и характера ее деятельности

Представление продукта (товара) и перечисление его основных достоинств.

Перечисление дополнительных или сопутствующих условий

Описание основных направлений деятельности фирмы, ее достоинств и преимуществ в сравнении с другими фирмами, предлагающими аналогичные товары или услуги

Конкретное предложение о сотрудничестве (оптовая или розничная торговля, предложение услуг и т.п.)

Конкретное предложение о сотрудничестве

Выражение готовности предоставить образцы товара, подробную информацию о товаре или услугах и ответить на все вопросы, которые могут возникнуть у потенциального потребителя

Выражение готовности предоставить любую интересующую информацию о фирме и ответить на все вопросы

Стандартная фраза с выражением надежды на сотрудничество

Подпись (должность, фамилия, инициалы)


Читайте о ведении деловой переписки больше информации в статье по ссылке.


При оформлении рекламных писем нужно придерживаться общих правил оформления деловой переписки, но для привлечения внимания к письму допустимо использовать более широкий арсенал способов внешнего оформления текста.

Можно использовать, например, разные шрифты для отдельных, наиболее важных фрагментов текста, отдельные места текста выделять полужирным шрифтом и др. Но при этом очень важно соблюдать меру, нельзя забыть о том, что чем больше внешних эффектов, тем меньше внимания к существу письма.

Нужно сказать несколько слов о подписи в рекламном письме. В практике можно встретить рекламные письма, подписанные не только руководителями фирмы или отдела, но и рядовыми сотрудниками – менеджерами, старшими менеджерами, экспертами и др. С точки зрения доверия к письму и оказания им более сильного воздействия на потенциального партнера, лучше, если письмо подписано лицом не ниже руководителя отдела, а письма, представляющие фирму, вообще лучше подписывать самим руководителям или одним из заместителей.

-----------------------------------------------------------------------


Узнайте подробнее, о составлении рекомендательного письма


Пример письма, рекламирующего товар

Уважаемые господа!

Наша компания действует на рынке обуви уже в течение 10 лет и является одним из ведущих поставщиков обуви из Италии, Германии, Австрии и Греции в Россию. Компания зарекомендовала себя надежным партнером, обеспечивая высокое качество товара и приемлемые цены.

Предлагая товар, мы обеспечиваем и его перевозку в пределах стран СНГ, а также страхование товара во время транспортировки.

К весенне-летнему сезону 2009 г. нами сформирована новая коллекция модной женской обуви - из натуральной кожи в оригинальном исполнении и в ценовом диапазоне от 1.000 до 5.000 руб.

Если вы заинтересованы в предлагаемом нами товаре, мы готовы выслать вам каталог обуви весенне-летней коллекции 2009 г., прайс-лист и предоставить всю интересующую вас информацию.

Надеемся на плодотворное сотрудничество.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.