Как можно судить о неэффективности процессов документооборота?

28

Вопрос

Во время внедрения СЭД представители компании, которые проводили обследование, в своем отчете указали, что автоматизировать документооборот в текущем состоянии неэффективно, так как это сопряжено с автоматизацией слабоорганизованных процедур ДОУ. Пожалуйста, проясните, каким образом и по каким именно критериям можно судить о неэффективности процессов документооборота и каким образом решается эта проблема.

Ответ

В большинстве случаев документооборот организации является отражением ее структуры менеджмента, что и объясняется аббревиатурой ДОУ — документационное обеспечение управления. Таким образом, именно процедуры управления, а не процессы движения документации автоматизирует современная система электронного документооборота.


Читайте подробнее о видах документов в делопроизводстве по этой ссылке.


При автоматизации зачастую раскрываются очень многие дефекты системы управления организации, связанные с низким уровнем стандартизованности процессов, приводящих к постоянной необходимости ручного «разруливания» возникающих в процессе работы отклонений. Это ведет к излишне высокой загрузке руководящего состава, которая иногда даже не оценивается в компании надлежащим образом.

Возможность в процессе автоматизации провести проект по оптимизации и повышению эффективности документно-ориентированной управленческой деятельности является для такой компании отличным выходом из сложившейся ситуации — многие этапы проектов по автоматизации и по оптимизации в значительной степени пересекаются, позволяя использовать результаты  работ одного проекта в выполнении другого, тем самым приводя организацию в целом к значительно более эффективной, результативной и прозрачной управленческой деятельности, унифицируя ее процессы и переводя их управление с ручного на регламентирующую документацию.


Более подробно о документообороте вы можете узнать в статье.


Что собой представляет консалтинговый проект по оптимизации процедур документационного обеспечения управления? Рассмотрим его типовую структуру:

  1. Анализ существующей системы документооборота. В рамках выполнения этой задачи производятся обычно установочная встреча с руководством организации, на которой указанные руководители изъявляют политическую волю для проведения изменений (поверьте, без этого, на первый взгляд, малозначимого фактора проект практически будет обречен на последующих этапах). Далее на этой установочной встрече назначается руководитель, который будет курировать весь проект со стороны руководства; если же ваша компания велика — не менее ста работников, то ему потребуется заместитель, в сферу ответственности которого войдет решение текущих задач по проекту. В дальнейшем именно этот замещающий — руководитель проекта со стороны компании и окажет помощь в формировании группы экспертов (обычно по одному-двум от каждого отдела или функциональной группы), которые в результате проводимых анкетирований и интервью смогут передать экспертам-консультантам всю необходимую информацию по системам управления и документооборота, которые приняты в организации.


Более подробно о основных видах документов организации вы можете узнать в статье.


Результатом работ на этом этапе станет отчет о проведенном обследовании, в который войдут следующие части: описание организационной структуры компании, структуры ее управления, а также документоориентированных процессов управления, актуальных на момент проведения обследования (в отчете может встречаться термин “как есть” или его англоязычный аналог “as is”). Безусловно, этот отчет должен быть согласован с предметными экспертами в части их сферы ответственности, итоговый документ при этом обычно является одним из отчетных документов всего проекта. Как следствие, он утверждается и со стороны компании-консультанта, и со стороны реорганизуемой компании.

  1. Оптимизация модели управления и документооборота. На этом этапе работа проходит преимущественно в среде консультантов, которые проводят детальный анализ данных, полученных на предшествующем этапе, одновременно осуществляя анализ эффективности и результативности процессов управления.

Например, сколько времени обычно требуется на прохождение одного документа, нет ли в процессах “бутылочных горлышек” — этапов, на которых с высокой долей вероятности возникают риски отклонений в процессах, каковым может являться согласование большого объема документации одним руководящим работником, что, логично, приводит к заторам документопотоков – по аналогии с автомобильными пробками, возникающими на узких участках дорог с большим количеством светофоров.


Вы узнаете больше о ведении документооборота, если перейдете в материал.


В дальнейшем формулируются целевые показатели процессов управления, каковыми могут являться сроки прохождения одного документа, количество документов в день, проходящих через согласующих должностных лиц, и т.д. В результате сформулированные показатели являются основанием для проведения “анализа разрывов” (gap-анализа). Задачей, которая ставится перед этой методикой, является сопоставление текущих и целевых показателей процессов. В будущем решение такой задачи приводит к формированию рекомендаций по изменениям в организации, в которых описываются (по аналогии с отчетом об обследовании) процессы управления и документооборота в измененном состоянии таким образом, чтобы соответствовать целевым требованиям, установленным руководством организации. Дополнительно к утверждаемому сторонами документу – “Рекомендациям по изменениям” – консультанты проводят презентацию, в которой в наглядной форме разъясняют суть проделанных работ и те изменения, которые компания будет переживать на следующем этапе. На эту презентацию обычно приглашают руководителей всех уровней, так как от их содействия в очень большой степени зависит успех следующего этапа работ.

  1. Внедрение изменений. На этом этапе консультантами готовятся, а представителями согласовываются и принимаются планы по переходу, после принятия которых консультантами разрабатывается комплект регламентирующей документации, фиксирующей детальные требования к каждому процессу управления и документооборота:

обработка входящей корреспонденции, подготовка исходящей корреспонденции, работа с обращениями граждан (при необходимости), организационно-распорядительной документацией, прохождение внутренней документации и различных заявок, закупочная деятельность и многое другое.

При необходимости также разрабатываются проекты положений о подразделениях, что особенно важно при организационных изменениях. В регламентах в обязательном порядке устанавливаются показатели регламентируемых процессов и должностные лица, ответственные за выполнение этих показателей. Именно выполнение проработанных регламентов и является залогом качественных изменений в организации.

  1. Автоматизация документооборота. Автоматизация также является изменением в процессах организации, называемым на профессиональном сленге реинжинирингом процессов. Поэтому очевидно, что эффективная подготовка к автоматизации должна происходить именно во время внедрения изменений. Оптимальным исходным документом для подготовки требований по автоматизации (т.е. технического задания) являются в этом случае рекомендации по изменениям. При классическом подходе к автоматизации документооборота проводится анализ имеющихся в организации документоориентированных процессов управления аналогично тому, как это делается в п.1; техническое задание в этом случае готовится на основании отчета, являющегося результатом работ по первому этапу. Техническое задание подлежит согласованию и утверждению сторонами, после чего компанией, осуществляющей внедрение СЭД, конфигурируется система электронного документооборота в соответствии с требованиями. Очевидно, что регламентация документоориентированной деятельности производится с учетом того, что в организации будет эксплуатироваться СЭД, и это в обязательном порядке надлежащим образом отражается в регламентирующей документации. Дополнительным документом, подлежащим разработке на этом этапе, является “Положение об электронном документообороте” (либо вносятся изменения в уже имеющуюся “Инструкцию по делопроизводству”). В общем случае регламентирующая документация должна не только устанавливать порядок и нормы прохождения документоориентированных процедур, но и обеспечивать возможность проведения обучения новых сотрудников (адаптационная функция) - с одной стороны, и выполнения справочных функций для опытных работников – с другой.

Таким образом, в результате проведения всех указанных этапов в организации будет оптимизирована и автоматизирована система управления и основанная на ней система документооборота, что обеспечит более совершенный уровень управления и повысит его прозрачность и эффективность.

Это является немаловажным основанием для осуществления работ в целом и может мотивировать руководство компании и его собственников на принятие решения и выделение надлежащего финансирования для совершенствования и автоматизации обеспечивающей деятельности.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале
    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль